Geschäftsstellenleitung (M/w/d) Jugendamt

Das Jugendamt des Landkreises Saalekreis steht allen Kindern, Jugendlichen, jungen Erwachsenen und deren Familien mit Wohnsitz im Landkreis als persönlicher Ansprechpartner in ihren individuellen Lebenssituationen zur Verfügung. Neben der Wahrnehmung des Wächteramtes bei Gefährdung des Kindeswohls verstehen wir uns in erster Linie als Dienstleister. 140 Mitarbeitende der unterschiedlichsten Professionen arbeiten daher an drei Standorten gemeinsam an dem Ziel, den Landkreis Saalekreis als familienfreundliches und sicheres Lebensumfeld zu gestalten.

Das Jugendamt des Landkreises Saalekreis besteht, neben den Mitarbeitenden des Stabes der Amtsleitung, aus vier Sachgebieten (SG Jugendförderung, SG Sozialer Dienst, SG Leistungen und SG Kindertagesbetreuung), die über jeweils eigene Geschäftsstellen zur Koordinierung der Aufgabenerledigung und Sicherstellung der Erreichbarkeit des Jugendamtes verfügen.

Als Unterstützung der Amtsleiterin des Jugendamtes und den ihr direkt unterstellten Mitarbeitenden sowie als gute Seele des Hauses suchen wir eine engagierte Persönlichkeit mit Einsatzbereitschaft, strukturierter und vorausschauender Arbeitsweise und Begeisterung für ein herausforderndes Tätigkeitsfeld.

Am Dienstort Merseburg eine Stelle als

**Geschäftsstellenleitung (m/w/d) Jugendamt**:
in Vollzeit zu besetzen. Das unbefristete Arbeitsverhältnis beginnt zum nächstmöglichen Zeitpunkt.

**Ihre Aufgabenschwerpunkte in unserem Team**:

- **allgemeine und organisatorische Aufgaben wie beispielsweise**
- Terminmanagement, Organisation von Besprechungen, Aufbereitung von Unterlagen, Kontrolle der Wiedervorlage und Terminüberwachung von Vorgängen
- Aufgabenmanagement, Organisation der Zuarbeiten amtsspezifisch und amtsübergreifend und eigenständige Zusammenführung der Zuarbeiten als Vorlage an die Amtsleitung
- Abwicklung des Publikumsverkehrs, Entgegennahme und Weiterleitung von Anfragen
- Posteingang, -ausgang und -umlauf organisieren
- Pflege und Ablage der Unterlagen für das Amt, einschließlich der Verwaltung der Akten
- vollständige Organisation, Vor
- und Nachbereitung und Betreuung von Sitzungen, Ausschussberatungen und Konferenzen, Terminen und Veranstaltungen einschl. Bewirtung, Technik und Betreuung von Gästen, Gesprächs
- und Ergebnisprotokolle fertigen
- Inventarisierung
- **Qualitätssicherung und administrative Unterstützung der Amtsleitung**
- Organisation der Stellenbesetzungsverfahren für das Amt
- Kontrolle von Stellenausschreibungstexten
- On-/Offboarding von Mitarbeitenden für das Jugendamt
- Anleitung/Organisation der Geschäftsstellen mit Blick auf Absicherung der digitalen Postfächer und telefonischen Erreichbarkeit
- Entwicklung eines Ablage
- und Wiedervorlagesystems
- Erstellen und Verfassen von Schriftsachen und Präsentationen
- Optimierung von Arbeitsabläufen
- Wahrnehmung der Erstansprechfunktion für die Themen der Amtsleitung
- Internet
- und sonstige Recherche auf Anfrage, Zusammenfassen und Aufbereiten von Informationen
- Öffentlichkeitsarbeit
- Beschwerdemanagement

**Ihr Profil**:
Wir suchen eine engagierte Persönlichkeit mit Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellter (m/w/d), Rechtsanwaltsfachangestellter (m/w/d), Notarfachangestellter (m/w/d), Sozialversicherungsfachangestellter (m/w/d) oder einer kaufmännischen Ausbildung im Bereich Büromanagement, Finanzen, Marketing bzw. Kommunikation. Alternativ haben Sie einen BI-Lehrgang abgeschlossen.

Idealerweise haben sie bereits mehrjährige Berufserfahrung in der Büroleitung oder in einem Vorzimmer.

Darüber hinaus arbeiten Sie sorgfältig, mit hoher Einsatzbereitschaft, sind belastbar und verfügen über ein hohes Maß an Überzeugungs
- und Durchsetzungsfähigkeit. Eigeninitiative, Kommunikationsfähigkeit, Feinfühligkeit sowie Kritik
- und Konfliktfähigkeit runden Ihr Profil ab. Sie sind technisch aufgeschlossen und sicher in der Anwendung der MS Office Programme (Word, Excel, Powerpoint usw.).

Vorausgesetzt werden mündliche und schriftliche Kenntnisse der deutschen Sprache, mindestens auf Niveaustufe C1 des gemeinsamen europäischen Referenzrahmens.

**Wir bieten Ihnen unter anderem**:

- ein familienfreundliches und modernes Arbeitsumfeld mit allen Vorzügen des Öffentlichen Dienstes,
- eine Betriebsrente (ZVK Sachsen-Anhalt),
- flexibles Arbeiten in Form von unterschiedlichsten Teilzeitmodellen sowie Telearbeit,
- einen starken internen Arbeitsmarkt, der es Ihnen ermöglicht sich weiterzuentwickeln, ohne den Arbeitgeber zu wechseln,
- ein umfangreiches Fortbildungsprogramm,
- eine Vielzahl von gesundheitsförderlichen Maßnahmen (z.B. eine Betriebssportgruppe Volleyball, eine bewegte Pause, ) sowie Präventionsaktionen im Rahmen unseres Betrieblichen Gesundheitsmanagements,
- einmal pro Jahr ein ganztägiger Teamtag.

**Vergütung/Eingruppierung**:
Entgeltgruppe 9a TVöD-VKA.

Sind Sie bereits im Öffentlichen Dienst tätig und wechseln zu uns, bieten wir Abordnungen zur Erprobung a