Kaufmännische Büroleitung

VIEWPOINT ist ein weltweit agierender Anbieter von innovativen Messe- und Ausstellungslösungen mit Sitz in Erkrath bei Düsseldorf. Seit über 30 Jahren sorgen wir dafür, dass unsere Kunden auf Messen, Foren, Konferenzen und Veranstaltungen gut aussehen – und dass im Hintergrund alles zuverlässig funktioniert. Von kleinen Start-ups über Familienunternehmen bis hin zu internationalen Großkonzernen begleiten wir Projekte von der Planung bis zur Umsetzung. Damit das Büro genauso souverän läuft wie unsere Messeauftritte, suchen wir Dich als kaufmännische Büroleitung / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Vollzeit. Aufgaben In dieser Position übernehmen Sie eine zentrale Rolle im Unternehmen und tragen maßgeblich zur reibungslosen Organisation und Steuerung der kaufmännischen Abläufe bei. Organisation & Administration Eigenständige Organisation und Koordination des gesamten Büroalltags Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung Termin-, Kalender- und Fristenmanagement Professionelle schriftliche und telefonische Korrespondenz in Deutsch und Englisch Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie interne Verteilung Strukturierte digitale und analoge Ablage Kaufmännische Aufgaben Erstellung, Bearbeitung und Prüfung von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen Rechnungsprüfung sowie Mahnwesen Konten- und Belegverwaltung Unterstützung im Zahlungsverkehr Reisekostenabrechnungen Personalorganisation (ca. 40 Mitarbeitende) Verantwortung für die administrative Personalorganisation Pflege und Verwaltung der Personalakten Urlaubs-, Krankheits- und Abwesenheitsverwaltung Vorbereitende Lohnbuchhaltung in Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro Ansprechpartner:in für personalrelevante Fragestellungen der Mitarbeitenden Controlling & Geschäftsführungsunterstützung Vorbereitendes Controlling (z. B. Kostenübersichten, Auswertungen, Reports) Zuarbeit für betriebswirtschaftliche Entscheidungen Unterstützung bei der Optimierung kaufmännischer Prozesse und Büroabläufe Übernahme von Sonder- und Projektaufgaben nach Anweisung der Geschäftsführung Allgemeines Zentrale Telefonannahme und erste Anlaufstelle für interne und externe Anfragen Mitverantwortung für Ordnung, Struktur und ein professionelles Erscheinungsbild der Büroumgebung Qualifikation Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Büroorganisation, kaufmännische Leitung oder Assistenz der Geschäftsführung Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook) Erfahrung mit Buchhaltungs-, Lohn- oder ERP-Systemen wünschenswert Strukturierte, selbstständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise Organisationsstärke, Durchsetzungsvermögen und Diskretion Professionelles Auftreten und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit Benefits Eine verantwortungsvolle Vollzeitposition mit klaren Zuständigkeiten Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung Eigenverantwortliches Arbeiten mit Gestaltungsspielraum Leistungsgerechte Vergütung Einen sicheren Arbeitsplatz in einem etablierten Unternehmen Kollegiales Arbeitsumfeld und kurze Entscheidungswege Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung. Bitte senden Sie Ihre Unterlagen per E-Mail oder über unser Bewerbungsformular.VIEWPOINT ist ein weltweit agierender Anbieter von innovativen Messe- und Ausstellungslösungen mit Sitz in Erkrath bei Düsseldorf. Seit über 30 Jahren sorgen wir dafür, dass unsere Kunden auf Messen, Foren, Konferenzen und Veranstaltungen gut aussehen – und dass im Hintergrund alles zuverlässig funktioniert. Von kleinen Start-ups über Familienunternehmen bis hin zu internationalen Großkonzernen begleiten wir Projekte von der Planung bis zur Umsetzung.