Assistent Manager Internal Services

Über uns Die FLC-GROUP sorgt an über 16 Standorten für herausragende Kulinarik – von Hospitality-Lounges und Stadion-Events bis zu Messen, Galas und Gemeinschaftseinrichtungen.Über 300 Fachkräfte und 500 Aushilfen realisieren in zwei Großküchen und 14 Satellitenküchen jährlich mehr als 3,5 Millionen Bio- und DIN ISO 9001:2015-zertifizierte Mahlzeiten.Als Food-Tech-Unternehmen vereinen wir Catering und Gemeinschaftsverpflegung mit digitaler Prozesssteuerung, KI-gestützten Robotic Kitchens, automatisierter Logistik und smarter Qualitätskontrolle – ohne die Liebe zum Handwerk zu verlieren. Unsere Kunden aus Bildung, Gesundheit, Industrie und öffentlichem Dienst vertrauen auf unsere smarte, nachhaltige Küche von heute und morgen.Neben der operativen Food-Kompetenz bildet der Bereich Internal Services das organisatorische und rechtliche Rückgrat der Unternehmensgruppe. Er vereint zentrale Funktionen wie Fuhrparkmanagement, Recht & Compliance, Personalverwaltung, Vertragsmanagement, Immobilienmanagement und interne Organisation.Zur Verstärkung dieses Bereichs suchen wir einen engagierten und verantwortungsbewussten-> Assistent Manager Internal Services (m/w/d), der in enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung und dem Head of Internal Services administrative, organisatorische und rechtlich-administrative Aufgaben selbstständig und effizient koordiniert.Aufgaben Du unterstützt aktiv die Leitung des Bereichs Internal Services und übernehmen Verantwortung in folgenden Themenfeldern:1. Organisation & VerwaltungEigenständige Koordination administrativer Abläufe und interner ProjekteStrukturierte Organisation und Priorisierung von Terminen, Wiedervorlagen und VorgängenErstellung, Pflege und Verwaltung von Dokumenten, Vorlagen und ChecklistenVorbereitung von Besprechungen, Erstellung von Protokollen und Nachhalten von Aufgaben2. Personalverwaltung & HR-AdministrationMitarbeit bei der Erstellung und Pflege von Arbeitsverträgen, Nachträgen und ZeugnissenÜberwachung relevanter Fristen (Probezeiten, Befristungen, Rentenbefreiungen etc.)Vorbereitung von Personalunterlagen für Lohnabrechnungen und VertragsänderungenOrganisation von Schulungen, Belehrungen (z. B. § 43 IfSG) und UnterweisungenPflege von Personalakten und Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung3. FuhrparkmanagementVerwaltung des gesamten Fahrzeugbestands (Fahrzeugakten, Wartung, TÜV, Leasing etc.)Nachverfolgung von Verkehrsverstößen, Bearbeitungsgebühren und KostenstellenErstellung und Verwaltung von Fahrzeugüberlassungsverträgen und SaldenbestätigungenUnterstützung bei Schadensfällen, Versicherungsmeldungen und Fahrzeugrückgaben4. Vertragsmanagement & RechtlichesUnterstützung bei der Erstellung, Prüfung und Verwaltung von Verträgen (Dienstleister, Mietverträge, Lieferanten, Arbeitsverträge etc.)Überwachung von Laufzeiten, Kündigungsfristen und VerlängerungenZuarbeit bei rechtlichen Vorgängen, Schriftverkehr und interner DokumentationPflege des Vertragsregisters und Koordination von Compliance-Vorgängen5. Compliance & interne OrganisationMitwirkung bei internen Audits, Kontrollen und DokumentationspflichtenVerwaltung von Schulungsnachweisen, Belehrungen und DatenschutzunterlagenUnterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher Anforderungen und UnternehmensrichtlinienMitarbeit bei Prozessoptimierungen, Digitalisierung und Qualitätsmanagement6. Immobilien- und Facility-ManagementAdministrative Unterstützung im operativen ImmobilienmanagementPflege von Miet- und Pachtverträgen, Nebenkostenabrechnungen und DienstleistungsverträgenOrganisation von Wartungen, Reparaturen und externen DienstleisternUnterstützung bei Standortverwaltung, Flächenplanung und Instandhaltungsdokumentation7. Vergabemanagement & BeschaffungUnterstützung bei der Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation von Ausschreibungen (nach internen und öffentlichen Vergaberichtlinien, ggf. VOL/A und UVgO)Einholung und Vergleich von Angeboten, Erstellung von Vergabevorschlägen und EntscheidungsvorlagenÜberwachung von Beschaffungsbudgets, Laufzeiten und RahmenverträgenKommunikation mit Lieferanten, Nachunternehmern und öffentlichen AuftraggebernPflege von Beschaffungsdokumentationen und rechtssichere Ablage der VergabeunterlagenDein Profil (Berufeinsteiger sind ausdrücklich Herzlich Willkommen) Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Büromanagement, Industriekaufmann/-frau, Rechtsanwaltsfachangestellte/r, Immobilienkaufmann/-frau o. ä.)Berufserfahrung in den Bereichen Verwaltung, Recht, Personal, Immobilien, Einkauf oder Office-Management wünschenswert - aber kein MUSSIdealerweise Grundkenntnisse im öffentlichen Vergaberecht (UVgO/VOL/A) oder in der ProjektbeschaffungSehr gutes Organisations- und Zeitmanagement sowie eine präzise, strukturierte ArbeitsweiseSicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook)Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und VerlässlichkeitKommunikationsstärke, Teamfähigkeit und Freude an bereichsübergreifender ZusammenarbeitWas wir bieten – Deine Vorteile bei der FLC-GROUP Wir glauben, dass Spitzenleistung nur dort entsteht, wo Menschen sich wohlfühlen, Verantwortung übernehmen und Anerkennung erfahren. Deshalb bieten wir dir Benefits, die wirklich zählen – mit Wert, Sinn und Herz:Team & UnternehmenskulturMotiviertes Team & „Du“-Kultur: Bei uns zählt Persönlichkeit statt Titel – kurze Wege, ehrliche Kommunikation, gemeinsamer Erfolg.Gemeinsames Mittagessen: Täglich frische Mahlzeiten aus unseren eigenen Küchen – kostenfrei für alle Mitarbeitenden.Vierteljährliche Incentives: Gemeinsame Erlebnisse, Team-Aktivitäten und Überraschungen für herausragende Leistungen.VIP-Erlebnisse: Exklusive Einladungen in unsere Hospitality-Logen bei Schalke 04, Borussia Dortmund, im PSD BANK DOME und der Merkur Arena.Teamevents & Sommerfeste: Wir feiern Erfolge – gerne auch gemeinsamCorporate Merch & Ausstattung: Moderne Arbeitskleidung und hochwertige Teamwear im FLC-Design.Arbeitsumfeld & FlexibilitätModernes, digitales Arbeitsumfeld: Top-Technik, Dual-Monitor-Setups, papierlose Prozesse.Homeoffice möglich: Nach Absprache flexibel von Zuhause arbeiten.Ein Monat Workation pro Jahr: Bis zu vier Wochen ortsunabhängig – auch aus dem Ausland.Firmenwagen mit Privatnutzung: Je nach Funktion und Verantwortung.Internetzuschuss: Monatlicher Zuschuss für deinen privaten Internetanschluss.Vergütung & finanzielle VorteileBetriebliche Altersvorsorge (bAV): Arbeitgeberzuschuss für deine private Zukunftssicherung.Corporate Benefits: Zugriff auf attraktive Mitarbeiter-Rabatte bei hunderten Markenpartnern.Deutschlandticket-Zuschuss: Wir unterstützen dich bei deiner nachhaltigen Mobilität.Zuschuss zur Kinderbetreuung: Finanzielle Entlastung für berufstätige Eltern.Leistungsbezogene Prämien: Bonuszahlungen bei besonderem Engagement oder Zielerreichung.Entwicklung & PerspektivenWeiterbildung & Schulungen: Fachtrainings, Seminare und Coachings im Bereich Recht, Verwaltung und Management.Mentoring durch die Geschäftsleitung: Persönliche Entwicklung durch direkte Zusammenarbeit mit erfahrenen Führungskräften.Interne Aufstiegschancen: Klare Perspektiven in einer wachsenden Unternehmensgruppe.Gesundheit & WohlbefindenKostenlose Mitarbeitergetränke: Kaffee, Softdrinks, Wasser – jederzeit verfügbar.Ergonomische Arbeitsplätze: Höhenverstellbare Tische und moderne Büroausstattung.Gesundheitsangebote: Zuschüsse für Fitness, Massage oder Physiotherapie möglich.Nachhaltiges Umfeld: Bio-Produkte, regionale Lieferanten, E-Mobilität und ökologische Verantwortung.Kontaktinformationen Gerne wollen wir DICH kennenlernen. Richte deine Bewerbung bitte an folgenden Ansprechpartner: FLC-GROUPz.H. Henrik Hemmer - Head of Internal ServicesFOOD.LOVE.CONSULTING. GmbH Friederikenstr. 41a, 45130 EssenBei Rückfragen erreichst du uns mich direkt per E-Mail oder per Telefon: henrik.hemmer@flc-group.de+49 175 9 666 111 / +49 201 470 99 888Ich freue mich auf Deine Bewerbung.