Assistentin / Assistent (d/w/m) Pflegedirektion

Die Stelle im Überblick Sie unterstützen die Pflegedirektion und die stellv. Pflegedirektion bei allen organisatorischen und administrativen Aufgaben des Tagesgeschäfts Sie erledigen selbstständig die Korrespondenz zu vielfältigen Themen  Sie managen Termine eigenverantwortlich inkl. der Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Meetings, Klausurtagungen und Veranstaltungen Sie übernehmen Teilprojekte und arbeiten in vielfältigen Projekten der Pflegedirektion zu, Sie leisten Vorarbeit zu Entscheidungsvorlagen Sie organisieren Veranstaltungen (z. B. Fortbildungsveranstaltungen, Symposien, Leitungsrunden) Sie übernehmen allgemeine Koordinations- und Organisationsaufgaben (z. B. interne und externe Korrespondenz, Dokumentenablage, Raumbuchungen, Buchung von Dienstreisen, Reisekostenabrechnung) Materialbeschaffung und Verwaltung (Bestellungen von Büromaterialien, Kontrolle der Lieferscheine und Rechnungen) liegt in Ihrer Verantwortung Die Bearbeitung und Prüfung von Rechnungen sowie elektronische Freigabe / nicht kaufmännische Freigabe) gehört zu Ihren Aufgaben Sie bereiten formale Anträge für Personalmaßnahmen vor (u. a. Einstellungen, Weiterbeschäftigungen, Arbeitszeiterhöhungen und -reduzierungen, SOP und Weiterbildungsanträge) und legen diese ab Sie übernehmen Dokumentationen im Arbeitszeitmanagementsystem Sie erstellen organisatorische Ablaufdokumente, übernehmen die Aktenführung sowie die Anlage und Pflege von Dateien Sie pflegen den Intranetauftritts des Pflege- und Funktionsdienstes Danach suchen wir Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung z. B. als Sekretärin / Sekretär / Kauffrau / Kaufmann im Gesundheitswesen / Bürokauffrau / Bürokaufmann oder vergleichbare Ausbildung Sie bringen mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz im komplexen Umfeld, idealerweise auf Geschäftsleitungsebene und im medizinischen oder universitären Kontext mit Sie hatten in dieser Tätigkeit idealerweise bereits Berührungspunkte zu Abläufen der Personalverwaltung Sie beherrschen alle gängigen Microsoft Office-Anwendungen (z. B. Word, Excel, Outlook, Teams, PowerPoint) sicher, Kenntnisse in Sharepoint sind von Vorteil) Sie beherrschen die deutsche Sprache sehr gut in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind von Vorteil Ihre Arbeitsweise ist geprägt durch Serviceorientierung und ein sicheres Auftreten sowieTeamfähigkeit und Freude am Umgang mit Menschen Sie arbeiten selbstständig und aktiv im Team mit und sind bereit zur Einarbeitung in neue Aufgabengebiete Gutes Auffassungsvermögen, Flexibilität und Belastbarkeit sowie organisatorische Fähigkeiten und Problemlösungskompetenz runden Ihr Profil ab Diskretion und Loyalität sowie Engagement gehören zu Ihren Stärken Erfahrungen mit an der Charité genutzter Verwaltungssoftware wäre wünschenswert (Polypoint PEP, SRM) Das bringt die Charité mit Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum Interkulturelle Teamveranstaltungen, gut strukturiertes Onboarding mit netten Kolleginnen und Kollegen Umfangreiche kostenfreie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten bis hin zum Studium Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport Fahrradleasing über JobRad möglich, Velo Klinik mit vergünstigten Preisen für Mitarbeitende am Campus Durch unsere betriebliche Altersvorsorge sind unsere Mitarbeitenden im Alter zusätzlich abgesichert Die Charité ist seit 2007 zertifiziert als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen - finden Sie weitere Informationen