Assistenz der Geschäftsstellenleitung

Die Fraunhofer Heilbronn Forschungs- und Innovationszentren HNFIZ stehen für exzellente Forschung mit direktem Impact für Wirtschaft und Gesellschaft.   Am modernen Standort Heilbronn bündeln sechs Fraunhofer-Institute ihre Kompetenzen in acht Forschungs- und Innovationszentren, um zentrale Zukunftsthemen in den Bereichen Künstliche Intelligenz, Digitalisierung und Wertschöpfung gemeinsam mit Unternehmen, Hochschulen und öffentlichen Einrichtungen voranzutreiben.   Als Assistenz der Geschäftsstellenleitung der Fraunhofer HNFIZ übernehmen Sie eine zentrale organisatorische und kommunikative Rolle im Herzen dieses dynamischen Forschungsumfelds. Sie koordinieren Abläufe, managen Termine und Prozesse, unterstützen bei Veranstaltungen und tragen dazu bei, dass der Aufbau und Betrieb der Geschäftsstelle effizient, professionell und zukunftsorientiert verläuft – auch durch den Einsatz moderner digitaler und KI-gestützter Tools. In dieser Schlüsselposition erwarten Sie vielseitige Aufgaben mit Verantwortung, Gestaltungsspielraum und der Möglichkeit, den Ausbau eines einzigartigen Innovationsstandorts aktiv mitzugestalten.   Hier sorgen Sie für Veränderung Büroorganisation & Terminmanagement: Eigenverantwortlich und vorausschauend steuern Sie den Kalender der Geschäftsstellenleitung, wobei Sie beispielsweise Reisen planen und organisieren sowie Meetings vor- und nachbereiten, inkl. Protokollführung. Kommunikation & Events: Sie übernehmen die Korrespondenz auf Deutsch und Englisch, erstellen Unterlagen und Präsentationen und organisieren darüber hinaus interne sowie externe Termine, Besuche und Veranstaltungen. Schnittstellenmanagement: In enger Zusammenarbeit mit den Assistenzen anderer Fraunhofer-Institute, Fachabteilungen und externen Partnern agieren Sie an der verbindenden und koordinierenden Schnittstelle zwischen unterschiedlichen Akteur*innen. Mitgestaltung des Aufbaus der Geschäftsstelle: Aktiv unterstützen Sie beim weiteren Aufbau und der Prozessgestaltung der Geschäftsstelle, inkl. Wissens- und Prozessmanagement sowie Einsatz digitaler und KI-gestützter Tools. Koordination studentischer Hilfskräfte: Sie managen das Onboarding neuer Hilfskräfte und begleiten die Einsatzplanung, Aufgabenkoordination und Qualitätssicherung – inkl. Zeit- und Aufwandserfassung. Unterstützung beim Stakeholder Management: Des Weiteren sind Sie mitverantwortlich für den DSGVO-konformen Ausbau der CRM-Datenbank, wofür Sie sowohl Verteilerlisten als auch Einladungen verwalten und Follow-ups sowie die Dokumentation koordinieren.  Administration & Prozessmanagement: Nicht zuletzt unterstützen Sie bei Beschaffungs-, Vertrags- und Rechnungsprozessen sowie im digitalen Dokumenten- und Ablagemanagement – immer mit Blick auf Effizienz und kontinuierliche Verbesserung.   Hiermit bringen Sie sich ein Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. zur/zum Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, oder eine vergleichbare Qualifikation sowie mehrjährige Erfahrung im Assistenz- oder Sekretariatsbereich für die Leitungs- oder Geschäftsführungsebene Know-how im Termin- und Prioritätenmanagement Sehr gutes Deutsch und Englisch in Wort und Schrift Routine mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Teams, OneNote, SharePoint, OneDrive, Excel und PowerPoint; idealerweise Kenntnisse in Planner, To Do, Forms, Power Automate oder SAP Erfahrung mit CRM-Systemen, Verteiler- und Mailingmanagement sowie Kenntnisse über DSGVO-Anforderungen Digitale Kompetenz, Affinität zu KI-Technologien und bestenfalls Praxis in KI-gestützten Arbeitsprozessen  Strukturierte, vorausschauende und lösungsorientierte Arbeitsweise, diplomatisches Geschick sowie Konfliktlösungsfähigkeiten Persönlich überzeugen Sie durch Freundlichkeit, Engagement, Loyalität, Diskretion, ausgeprägte Service- und Teamorientierung sowie Kommunikationsgeschick.   Was wir für Sie bereithalten Verantwortungsvolle, vielfältige Aufgaben in einem innovativen Wissenschafts- und Wirtschaftsumfeld mit Gestaltungsspielraum Ein faires und transparentes Vergütungssystem mit individuellen, leistungsbezogenen Vergütungsbestandteilen und Erfolgsbeteiligung Ein umfassendes Weiterbildungs- und Qualifizierungsangebot Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten Weitere Benefits (u. a. vergünstigtes Deutschlandticket, Diensthandy – auch zur Privatnutzung – und betriebliche Altersvorsorge)   Wir wertschätzen und fördern die Vielfalt der Kompetenzen unserer Mitarbeitenden und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Alter, Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt. Unsere Aufgaben sind vielfältig und anpassbar – für Bewerber*innen mit Behinderung finden wir gemeinsam Lösungen, die ihre Fähigkeiten optimal fördern. Das Gleiche gilt, wenn sie aufgrund einer Behinderung nicht alle Profilanforderungen erfüllen. Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet. Eine langfristige Weiterbeschäftigung wird angestrebt. Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Stunden. Die Stelle kann auch in Teilzeit besetzt werden. Anstellung, Vergütung und Sozialleistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD). Mit ihrer Fokussierung auf zukunftsrelevante Schlüsseltechnologien sowie auf die Verwertung der Ergebnisse in Wirtschaft und Industrie spielt die Fraunhofer-Gesellschaft eine zentrale Rolle im Innovationsprozess. Als Wegweiser und Impulsgeber für innovative Entwicklungen und wissenschaftliche Exzellenz wirkt sie mit an der Gestaltung unserer Gesellschaft und unserer Zukunft.  Bereit für Veränderung? Dann bewerben Sie sich jetzt, und machen Sie einen Unterschied Nach Eingang Ihrer Online-Bewerbung erhalten Sie eine automatische Empfangsbestätigung. Dann melden wir uns schnellstmöglich und sagen Ihnen, wie es weitergeht.          Fragen zu dieser Position beantworten Ihnen gerne: Frau Anja RothLeitung Geschäftsstelle Fraunhofer HNFIZ Telefon +49 711 970 5127 Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO