Werkstudent:in Process, Operations

EinleitungStartup Insider ist die führende Medien-, Daten- und Community-Plattform für das Startup-Ökosystem im deutschsprachigen Raum. Mit täglichen Podcasts, Newslettern, Webinaren, Events und umfassenden Datenstrukturen verbinden wir Startups, Investoren, Talente und Partnerunternehmen. Unser Ziel ist es, ein daten- und prozessgetriebenes Betriebssystem für das Ökosystem aufzubauen – intelligent, skalierbar und kontinuierlich lernend.Um dieses Ziel zu erreichen, benötigen wir klare Abläufe, automatisierbare Prozesse, saubere Datenflüsse und ein strukturiertes Wissensmanagement.Deine RolleAls Werkstudent:in im Bereich Process, Operations & Drive Enablement übernimmst du eine zentrale Rolle beim Aufbau des operativen Betriebssystems von Startup Insider.Du arbeitest eng mit unserem CEO zusammen, analysierst alle Unternehmensprozesse, visualisierst Abläufe in Miro, dokumentierst sie in Airtable — und entwickelst klare Playbooks für alle Teams. Ein zusätzlich entscheidender Bestandteil deiner Rolle ist die Neu-Organisation unseres Google Drive Systems: Du definierst eine skalierbare Ordnerstruktur, klare Regeln für Dateiablage & Versionierung und sorgst dafür, dass Drive fest in alle Prozesse integriert wird.Du gestaltest mit uns ein System, das Skalierung, Onboarding und Wissensmanagement nachhaltig verbessert.Deine AufgabenA. Prozessanalyse & Discovery (ca. 35–40%)Strukturierte Interviews mit allen TeammitgliedernErfassung aller relevanten Abläufe (Redaktion, Sales, CS, Podcast, Marketing etc.)Dokumentation von Inputs, Outputs, Tools, EngpässenErstellung einer vollständigen Prozessliste für das ganze UnternehmenB. Prozessvisualisierung in Miro (ca. 25–30%)Aufbau einheitlicher Prozessdiagramme (Swimlanes, Entscheidungen, Inputs/Outputs)Erstellung einer unternehmensweiten ProzesslandkarteVisualisierung teamübergreifender Abläufe (Sales → CS, Redaktion → Newsletter, Podcast etc.)Entwicklung von Templates & Standards für konsistente DarstellungenC. Aufbau & Pflege der Airtable-Prozessdatenbank (ca. 20%)Strukturierung aller Prozesse in Airtable als Single Source of TruthPflege von Prozess-Ownern, Zeitaufwand, Tools, Risiken, ScoresVerknüpfung mit Miro, SOP-Dokumenten und später Loom-VideoVorbereitung der Grundlage für AutomatisierungenE. Erstellung von Playbooks & SOPs (ca. 10–15%)Aufbau klarer Schritt-für-Schritt-Anleitungen für alle TeamsDokumentation in Notion oder Google DocsSaubere, einheitliche SOP-Struktur für alle AbteilungenDein ProfilSehr strukturierte, systemische DenkweiseInteresse an Organisation, Prozessen & AbläufenFreude am Visualisieren, Strukturieren & OptimierenErfahrung im Aufbau von Google Drive Strukturen (großes Plus)Sicherer Umgang mit Tools wie Miro, Airtable, Google DriveKommunikationsstärke & NeugierInteresse am Thema FührungZuverlässigkeit, Diskretion & OwnershipWarum Startup Insider?Warum diese Rolle außergewöhnlich istDu gestaltest das interne Betriebssystem einer Medienplattform neuDu arbeitest eng mit der GeschäftsführungDu bekommst echte Ownership über zentrale ThemenDu baust Strukturen, die über Jahre Bestand habenDu wirst zu einer wichtigen VertrauenspersonDu lernst Organisationsdesign in der PraxisSo läuft unser Bewerbungsprozess1️⃣ Videoask (Vor-Auswahl) – 4 kurze Fragen per Video (30–45 Sekunden)2️⃣ Fachgespräch – Interview mit dem Hiring Manager (Fokus: technische Skills & Projekte)3️⃣ Cultural-Fit-Interview – Gespräch mit Teammitgliedern (Fokus: Zusammenarbeit & Werte)4️⃣ Case Study – Kleine praxisnahe Aufgabe (z. B. Workflow mit n8n oder Make)5️⃣ Vertragsfinalisierung – Abschluss-Call zur Klärung aller DetailsInteresse geweckt?Schick uns einen kurzen CV – gerne mit kurzem Anschreiben. Werde Teil des Automation-Teams und hilf uns, die Zukunft der Startup-Szene noch smarter zu gestaltenÜber unsUnsere MissionStartup Insider verbindet die wichtigsten Akteure der deutschen Digitalwirtschaft und bietet einzigartige Einblicke in Innovationen, Technologien und Trends. Mit über 50.000 Entscheidern, dem reichweitenstärksten Startup-Newsletter und dem meistgehörten Startup-Podcast im DACH-Raum sind wir das führende Informationsmedium der Szene.Unterstützt von Top-Investoren und Business Angels entwickeln wir die erste umfassende Daten- und Kommunikationsplattform für das europäische Startup-Ökosystem. Unser Ziel: Startups mit relevanten Partnern vernetzen, datenbasierte Insights liefern und so die Innovationskraft der Wirtschaft stärken.Unsere Werte & TeamkulturDie Startup-Welt lebt von Veränderung, Gestaltungswillen und einer gesunden Fehlerkultur – und genau das prägt auch unser Team. Wir suchen keine perfekten Lebensläufe, sondern Neugierde, Leidenschaft und den Mut, Dinge zu hinterfragen.Team & Culture Fit vor Skill Set – Wir stellen Menschen ein, die zu uns passen und unsere Werte teilen.Offen, kollegial, transparent – Wir schätzen Eigeninitiative, Vielfalt und flache HierarchienBeste Idee gewinnt – Jobtitel spielen keine Rolle, Argumente schon.Verantwortung & Wachstum – Fehler sind Teil unserer Entwicklung – wichtig ist, dass wir daraus lernen.Wir freuen uns über alle Bewerbungen, unabhängig von Geschlecht, Herkunft, Religion oder Identität. Wenn du für Startups brennst und Lust hast, mit uns zu wachsen – let’s talk