Assistent:in HELENA Graduate School Office

vor 1 Monat

Oberschleißheim, Bayern, Deutschland Helmholtz Zentrum München Vollzeit
Jobbeschreibung

Wir suchen eine/n Assistent:in für das HELENA Graduate School Office (in Teilzeit) in unserer Abteilung Strategie, Programme, Ressourcen (SPR), Bereich wissenschaftliche Ausbildung.

Deine Aufgaben
  • Gemeinsam mit dem Team des HELENA Graduate School Offices bist du die erste Kontaktperson von internationalen Promovierenden und deren Betreuer:innen und unterstützt und berätst diese in allen administrativen Belangen der Graduiertenschule HELENA (überwiegend in Englisch).
  • Du bist mitverantwortlich für die Organisation von administrativen Prozessen der Graduiertenschule und deren stetige Optimierung.
  • Du erfasst und überprüfst selbstständig, zeitnah und zuverlässig die promotionsrelevanten Leistungen von Promovierenden im zentralen Campus Management System und übermittelst relevante Leistungen an die kooperierenden Universitäten.
  • Im Rahmen des etablierten Systems zur Verlängerung von Promotionsverträgen mit HR bearbeitest du die oft zeitkritischen Anträge und berätst Promovierende im Prozess.
  • Du erfasst Daten aus den Betreuungsvereinbarungen von Promovierenden im zentralen Campus Management System und prüfst Eingaben der Thesis Committees.
  • Du bearbeitest Anträge zur Internationalisierungsförderung von Promovierenden.
  • Du leistest Vorarbeiten zur Erstellung des Abschlusszertifikats der Graduiertenschule und holst relevante Unterschriften ein.
  • Du unterstützt und organisierst Sitzungen/ Vorträge/ Seminare/ Workshops/ Veranstaltungen der Graduiertenschule.
  • Zur Qualitätskontrolle und im Zuge des Berichtswesens erstellst du nach Vorgabe Listen und Statistiken.
  • Du leistest eigenverantwortliche Büro- und Terminorganisation und erledigst klassische Sekretariatsaufgaben.
Dein Profil
  • Du hast eine kaufmännische Ausbildung absolviert oder einschlägige Erfahrung in ähnlichen Tätigkeitsfeldern.
  • Hohe Serviceorientierung und Zuverlässigkeit zeichnen dich aus und du trittst sicher und freundlich gegenüber Kunden und Kundinnen auf.
  • Du arbeitest selbständig und strukturiert und verfügst über ein gutes Selbst- und Zeitmanagement.
  • Du hast ein hohes Verantwortungsgefühl und sehr gute Organisationsfähigkeiten, bist belastbar und bereit Prozesse im Tagesgeschäft zu optimieren.
  • Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift bringst du mit.
  • Du bist teamfähig und hast Freude an der unterstützenden Arbeit im Team.
  • Im Umgang mit MS-Office bist du sicher.
Benefits
  • Work-Life-Balance: flexible Arbeitszeiten & Arbeitszeitmodelle
  • Potenzial fördern: zielgerichtete Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
  • Erholung: 30 Tage Urlaub pro Jahr, Gleittage
  • Familienfreundlich: Gleitzeit, Ferienbetreuung, Elder Care
  • Gesundheitsangebote: Sport, Betriebsarzt, mentale Gesundheit
  • Vorsorge fürs Alter: Betriebliche Altersversorgung

Wir sind Helmholtz Munich. Wir tragen das TOTAL E-QUALITY Prädikat für beispielhaftes Handeln im Sinne einer chancengerechten Organisationskultur. Wir bekennt sich aktiv zu gelebter Diversität und Inklusion und setzt sich nachhaltig für Gleichstellung ein. Der Charta der Vielfalt e.V. hat es sich zum Ziel gesetzt, die Diversität in der Arbeitswelt zu fördern. Mit der Unterzeichnung der Charta verpflichten wir uns, ein wertschätzendes Arbeitsumfeld für alle Mitarbeitenden zu schaffen.

  • Assistent:in HELENA Graduate School Office

    vor 1 Woche

    Oberschleißheim, Bayern, Deutschland Helmholtz Zentrum München Vollzeit

    Assistent:in HELENA Graduate School Office (m/w/d) - TeilzeitWir suchen eine/n Assistent:in für das HELENA Graduate School Office (in Teilzeit) in unserer Abteilung Strategie, Programme, Ressourcen.Die Assistent:in unterstützt und berät Promovierende in allen administrativen Belangen der Graduiertenschule HELENA (überwiegend in Englisch).Die Aufgaben...

  • Assistent:in HELENA Graduate School Office

    vor 1 Monat

    Oberschleißheim, Bayern, Deutschland Helmholtz Zentrum München Vollzeit

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  • Assistent:in HELENA Graduate School Office

    vor 1 Monat

    Oberschleißheim, Bayern, Deutschland Helmholtz Zentrum München Vollzeit

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  • Assistent:in HELENA Graduate School Office

    vor 3 Wochen

    Oberschleißheim, Bayern, Deutschland Helmholtz Zentrum München Vollzeit

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  • Assistent:in HELENA Graduate School Office

    vor 3 Wochen

    Oberschleißheim, Bayern, Deutschland Helmholtz Zentrum München Vollzeit

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  • Assistent:in HELENA Graduate School Office

    vor 1 Monat

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  • Assistent:in HELENA Graduate School Office

    vor 1 Monat

    Oberschleißheim, Bayern, Deutschland Helmholtz Zentrum München Vollzeit

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  • Assistent:in HELENA Graduate School Office

    vor 2 Wochen

    Oberschleißheim, Bayern, Deutschland Helmholtz Zentrum München Vollzeit

    Assistent:in HELENA Graduate School Office (m/w/d) - TeilzeitTeilzeit19-24 Std./Woche Neuherberg bei München Home Office OptionenWir sind Helmholtz Munich. In einer sich schnell verändernden Welt entwickeln wir bahnbrechende Lösungen für eine gesündere Gesellschaft.Wir forschen in den Bereichen Stoffwechselgesundheit/Diabetes, Umweltgesundheit,...

  • Postdoc/ Scientist

    vor 4 Monaten

    Oberschleißheim, Deutschland Helmholtz Zentrum München Vollzeit

    Postdoc/ Scientist - epidemiology of allergic diseases (f/m/x) 102393 Full time 39 h/Woche Munich Home Office Options We are Helmholtz Munich. In a rapidly changing world, we discover breakthrough solutions for better health. Our research is focused within the areas of metabolic health/diabetes, environmental health, molecular targets and...

  • Phd Candidate

    vor 2 Monaten

    85764 Oberschleißheim, Deutschland Helmholtz Zentrum München Vollzeit

    102507 Full time 39 h/week Neuherberg near Munich We are Helmholtz Munich. In a rapidly changing world, we discover breakthrough solutions for better health. Our research is focused within the areas of metabolic health/diabetes, environmental health, molecular targets and therapies, cell programming and repair, bioengineering, and computational health. We...

  • Phd Candidate

    vor 1 Monat

    85764 Oberschleißheim, Deutschland Helmholtz Zentrum München Vollzeit

    102487 Full time Neuherberg near Munich We are Helmholtz Munich. In a rapidly changing world, we discover breakthrough solutions for better health. Our research is focused within the areas of metabolic health/diabetes, environmental health, molecular targets and therapies, cell programming and repair, bioengineering, and computational health. We particularly...