Mitarbeiter:in für Geschäftsstellenverwaltung

Die Friedrich-Schiller-Universität Jena ist eine traditionsreiche und forschungsstarke Universität im Zentrum Deutschlands. Als Volluniversität verfügt sie über ein breites Fächerspektrum. Ihre Spitzenforschung bündelt sie in den Profillinien Light – Life – Liberty. Sie ist eng vernetzt mit außeruniversitären Forschungseinrichtungen, forschenden Unternehmen und namhaften Kultureinrichtungen. Mit über 17.000 Studierenden und mehr als 10.000 Beschäftigten prägt die Universität maßgeblich den Charakter Jenas als weltoffene und zukunftsorientierte Stadt.

Am Institut für Organische Chemie und Makromolekulare Chemie (IOMC) der Chemisch-Geowissenschaftlichen Fakultät ist für das Center for Energy and Environmental Chemistry (CEEC Jena) und den SFB 1278 sowie die DFG Forschungsgruppe FuncHeal (FOR5301) zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als Mitarbeiter:in für Geschäftsstellenverwaltung in Vollzeit als Elternzeitvertretung (100% / 40 Wochenstunden) zuerst befristet bis zum 31.03.2025 zu besetzen. Eine Weiterbeschäftigung über Drittmittel ist vorgesehen.

Das CEEC Jena ist ein interfakultäres Zentrum der Friedrich-Schiller-Universität Jena. Das CEEC Jena bündelt das Know-How themenrelevanter Professuren und Arbeitsgruppen der Chemisch-Geowissenschaftlichen und der Physikalisch-Astronomischen Fakultät der Friedrich-Schiller-Universität Jena sowie des Fraunhofer-Instituts für Keramische Technologien und Systeme. Durch die Vereinigung interdisziplinärer Kompetenzen und unter Ausnutzung synergetischer Effekte wird die Entwicklung neuer Materialien für Energiespeicherung, Energiewandlung und Umwelttechnologie vorangetrieben. Der SFB 1278 ("PolyTarget") beschäftigt sich mit neuartigen Pharmapolymeren und deren Anwendungen in der Nanomedizin, unter Vernetzung verschiedener Fakultäten und außeruniversitären Institute. Die Forschungsgruppe FuncHeal thematisiert die Selbstheilung von organischen Batterien, Solarzellen und anderen kombinierten Bauteilen.

Ihre Aufgaben:

• Administrative Koordination der Geschäftsstelle und Unterstützung größerer Drittmittelprojekte
• Administrative Organisation der Zentralprojekte des SFB 1278 ("PolyTarget") (Koordination der Research Training Group)
• Organisation von internationalen wissenschaftlichen Tagungen, Seminaren, Vorträgen, Workshops, Presseterminen und Gremiensitzungen
• Vor- und Nachbereitung von Messeauftritten
• Konzeption eines Sponsoring Konzeptes inkl. Preisgestaltung und Erstellung von Sponsorenhandbüchern
• Erstellung von Druckelementen wie Flyern, Programmheften, Abstractheften und Postern, sowie von Newslettern in deutscher und englischer Sprache
• Redaktionelle Betreuung der Internetauftritte sowie der Social Media-Kanäle
• Koordination und administrative Unterstützung, vorrangig in englischer Sprache, sowie Empfang von (inter-)nationalen Gästen
• Verwaltungstechnische Organisation und Koordination von Personalangelegenheiten (u. a. Schreibarbeiten/Korrespondenz, allgemeine Auskunftserteilung, Bearbeiten von Einstell- und Weiterbeschäftigungsanträgen, Verwaltung und Bearbeitung von Dienstreiseanträgen)

Ihr Profil:

• Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich (z. B. als Kaufmann/-frau für Marketingkommunikation, Veranstaltungskaufmann/-frau oder Fachangestellte:r für Bürokommunikation, Kaufmann/-frau für Bürokommunikation oder Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte:r) oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Souveräne EDV-Kenntnisse (Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Publisher)
• Grundkenntnisse in html zur Administration von Webseiten wünschenswert
• Nach Möglichkeit Kenntnisse auf dem Gebiet des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens
• Technisches/naturwissenschaftliches Grundverständnis ist von Vorteil
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und Organisationsgeschick
• Selbstständige Arbeitsweise, strukturiertes Denkvermögen, Serviceorientierung, Kommunikationsstärke, Flexibilität und organisatorisches Talent
• Gute Teamfähigkeit

Unser Angebot:

• Vergütung nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) entsprechend den persönlichen Voraussetzungen nach Entgeltgruppe 9a inklusive einer tariflichen Jahressonderzahlung
• Abwechslungsreiche Tätigkeitsfelder in einem internationalen Team bei einem der größten Arbeitgeber Thüringens
• Die Chance in einer modernen und zugleich traditionsreichen Volluniversität zukunftsweisende Entwicklungen mitzugestalten
• Betriebliche Nebenleistungen wie z. B. Vermögenswirksame Leistungen (VL) und betriebliche Altersvorsorge (VBL)
• 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr zuzüglich zwei arbeitsfreie Tage am 24. und 31.12

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.