Teamassistenz in einer Klimaforschungseinrichtung mit Englischkenntnissen
Vor 4 Tagen
Das Potsdam-Institut für Klimafolgenforschung e.V. (PIK) ist eine der weltweit führenden Forschungseinrichtungen auf dem Gebiet der globalen Wandel, Klimafolgen und nachhaltigen Entwicklung.
Nachfolgende Informationen sind Teil der Ausschreibung von 68-2024 Teamassistenz RD5. Die angebotene Stelle ist befristet für 2 Jahre mit Option auf Entfristung. Eine Arbeitszeit von 40 Stunden/Woche ist vorgesehen, vollzeitnahe Teilzeit ist möglich.
Ihre Aufgaben umfassen:
- Büroorganisation sowie Unterstützung der Abteilungsleitung in allen organisatorischen und administrativen Angelegenheiten, Übernahme von abteilungsübergreifenden Tätigkeiten,
- Unterstützung der Abteilungsleitung bei allgemeinen Sekretariatsaufgaben wie Erledigung von Telefon- und E-Mail-Korrespondenz sowie des anfallenden Schriftwechsels, Konferenzraumverwaltung, Empfang von Gästen, Unterstützung bei ad-hoc-Anfragen.
- Vorbereitungen von Besprechungen und Meetings, Aufbereitung von Unterlagen, Recherchen und Zuarbeiten für die Abteilungsleitung (u.a. Mitwirkung bei Berichten, Organisation von Sitzungen, Abteilungstreffen u.ä.).
- Reiseorganisation für die Abteilungsleitung und für Gäste.
- Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache.
Übernahme von Abteilungsübergreifenden Tätigkeiten:
- Umsetzung von Personalprozessen, wie z.B. Vorbereitung von Neueinstellungen und Vertragsverlängerungen, Zusammenstellung von Unterlagen, Unterstützung bei der Erstellung von Stellenbeschreibungen u.a. Dokumenten, Anmeldung von Nutzeraccounts, Beantwortung von Anfragen seitens des Personalreferats.
- Sicherstellung der Zeiterfassung für Projektmitarbeitende.
- Begleitung des Onboardings neuer Mitarbeiter*innen und Unterstützung internationaler Beschäftigter in Kooperation mit dem Welcome Center.
- Pflege der Publikationsdatenbank und Verwaltung der Abteilungsbibliothek.
- Planung und Organisation interner Veranstaltungen.
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z.B. als Kauffrau/Kauffmann für Bürokommunikation oder vergleichbarer Abschluss.
- Berufserfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich, idealerweise in einer Forschungseinrichtung.
- Sichere MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Word, Excel und PowerPoint.
- Gute Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift in deutscher sowie englischer Sprache.
Ein attraktives tarifliches Entgelt wird bereitgestellt, das sich auf Grundlage der Branchenstandards und dem Umfeld in Berlin unter Berücksichtigung eines Umsatzes von etwa 50.000 bis 60.000 Euro pro Jahr richtet. Hinzu kommen tarifliche Leistungen sowie ein Jobticket-Zuschuss.
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Finance & Compliance Manager/in (m/w/d)
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