Sekretariatsspezialistin

vor 2 Monaten

Karlsruhe, Baden-Württemberg, Deutschland Landesanstalt für Umwelt Baden-Württemberg Vollzeit
Beschreibung der Stelle

Wir suchen eine engagierte und organisierte Büromanagement-Assistentin, die sich in der Verwaltung und Organisation von Büroprozessen auskennt. Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet zu besetzen.

Aufgabenbereiche
  • **Sekretariatsaufgaben**: Bearbeitung von Schriftgut, Verwaltung von Dokumenten, Erledigung von Korrespondenzen, Terminverwaltung und Telefonbesprechungen.
  • **Postbearbeitung**: Bearbeitung von Ein- und Ausgangspost, Verwaltung von E-Akten und anderweitiger Aufgaben.
  • **Veranstaltungsorganisation**: Unterstützung bei der Organisation, Planung und Durchführung von Sitzungen und anderen Veranstaltungen, einschließlich Bewirtung und Raumbuchungen.
  • **Reisebuchung**: Buchung von Verkehrsmitteln, Hotels und anderen Reiseleistungen mit IT-gestützten Programmen.
  • **Besucherempfang**: Empfang und Betreuung von Besuchern.
Voraussetzungen
  • **Berufliche Qualifikation**: Abgeschlossene Berufsausbildung mit mehrjähriger einschlägiger Berufserfahrung im Bereich Büromanagement und Sekretariat oder eine abgeschlossene Ausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf im Bereich Büromanagement oder Sekretariat.
  • **IT-Kenntnisse**: Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und Erfahrungen in der Vorgangsbearbeitung mit einem Dokumentenmanagementsystem, idealerweise mit der E-Akte BW.
  • **Persönliche Qualifikationen**: Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise, Organisationsgeschick, freundliches und verbindliches Auftreten, Serviceorientierung, Zuverlässigkeit, Diskretion und ein hohes Maß an Vertraulichkeit.
  • **Teamfähigkeit**: Teamfähigkeit und Einsatzbereitschaft.
Gehalt und Perspektive
  • **Vergütung**: Vergütung bis Entgeltgruppe 5 TV-L.
  • **Flexible Arbeitszeitmodelle**: Flexible Arbeitszeitmodelle.
  • **Betriebliche Altersversorgung**: Betriebliche Altersversorgung (VBL).
  • **Zuschuss zum JobBike BW und zum JobTicket BW**: Zuschuss zum JobBike BW und zum JobTicket BW.
  • **Vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten**: Vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten.
  • **Möglichkeit für Arbeiten im Homeoffice**: Möglichkeit für Arbeiten im Homeoffice.