Hochkarätige Sekretariatsassistentin

Unser Unternehmen Workwise ist ein dynamischer und innovativer Arbeitgeber, der sich auf die Verbesserung der Luftqualität konzentriert. Wir suchen eine Hochkarätige Sekretariatsassistentin, die unsere Mission mit trägt.

• Führen Sie allgemeine Sekretariatsaufgaben durch, unterstützen Sie die Geschäftsführung sowie das Team und sorgen Sie für reibungslose Arbeitsabläufe im Sekretariat.
• Organisieren Sie Meetings, reservieren Sie Besprechungsräume und bereiten Sie diese vor, inklusive Aufräumen.
• Koordinieren Sie Termine, Telefon- und Videokonferenzen und halten Sie Kontakt zu Kunden, Interessenten und Lieferanten.
• Managen Sie den Postein- und -ausgang, den Schriftverkehr in Deutsch und Englisch.
• Planen, buchen und organisieren Sie weltweite Dienstreisen der Geschäftsleitung und des Teams.
• Übernehmen Sie Assistenzaufgaben für die Geschäftsführung, pflegen Sie die Sekretariatsablage und begrüßen sowie betreuen Sie Gäste.
• Beantragen Sie Visa für Kolleg:innen, inklusive der Erstellung aller benötigten Unterlagen.
• Sind verantwortlich für das Bestellwesen (Büro, Catering, Hygiene etc.), erstellen A1 Bescheinigungen.
• Unterstützen Sie die Buchhaltung, z. B. bei der Rechnungsbearbeitung.
• Pflegen und leiten Sie das Kassenbuch an die Buchhaltung weiter und prüfen sowie fertigen Reisekosten an.
• Übernnehmen Sie projektspezifische Sonderaufgaben, wie die Organisation von Dokumenten bei Behörden.
• Führen Sie die Telefonzentrale und unterstützen Sie im Marketing.

• Mindestens vier Jahre Berufserfahrung.
• Kaufmännische Ausbildung.
• Organisatorisches Talent und teamorientiert-kommunikative Fähigkeiten.
• Selbstständiges und strukturiertes Arbeiten, schnelle Auffassungsgabe und Bereitschaft, auch Ad-Hoc-Aufgaben zu übernehmen.
• Sicherer Umgang mit Office-Anwendungen (insbesondere Excel, Word, Outlook).
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (mind. C1-Niveau).

Wir bieten Ihnen eine faire Vergütung von circa 45.000 € pro Jahr, flexible Arbeitszeiten (Gleitzeitmodell mit einer Kernarbeitszeit), eine getränkeflatrate, Bürogelände mit Kantine, Aussicht auf eine langfristige Zusammenarbeit, 30 Urlaubstage bei 40 Stunden die Woche, Ein teamorientiertes Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien, Die Möglichkeit eigene Ideen einzubringen und Verantwortung zu übernehmen, Flexibilität und Herausforderungen in Ihrem Job.

Mit Ihrer Erfahrung und Ihren Fähigkeiten werden Sie ein wichtiger Teil unseres Teams und wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen