Sekretariatsmitarbeiter/in mit Organisationstalent

vor 1 Tag

Bergisch Gladbach, Nordrhein-Westfalen, Deutschland InNoSol GmbH Vollzeit
Beschreibung der Position

Wir suchen eine erfahrene Sekretariatsmitarbeiterin bzw. einen erfahrenen Sekretariatsmitarbeiter, die bzw. der unsere Organisation mit strukturierter und effizienter Arbeit unterstützt.

Aufgabenbereich
  • Führung allgemeiner Sekretariatsaufgaben, Unterstützung der Geschäftsführung sowie des Teams und Gewährleistung reibungsloser Arbeitsabläufe im Sekretariat
  • Organisation von Meetings, Reservation von Besprechungsräumen und Vorbereitung dieser inklusive Aufräumen
  • Koordinierung von Terminen, Telefon- und Videokonferenzen und Wartung des Kontakt zu Kunden, Interessenten und Lieferanten
  • Verwaltung des Postein- und -ausgangs, Schriftverkehr in Deutsch und Englisch
  • Planung, Buchung und Organisation weltweiter Dienstreisen der Geschäftsleitung und des Teams
  • Übernahme Assistenzaufgaben für die Geschäftsführung, Pflege der Sekretariatsablage und Begrüßung und Betreuung von Gästen
  • Antrag auf Visa für Kolleg:innen, einschließlich Erstellung aller benötigten Unterlagen
  • Zuständigkeit für das Bestellwesen (Büro, Catering, Hygiene usw.), Erstellung von A1-Bescheinigungen
  • Unterstützung bei der Buchhaltung, z.B. bei der Rechnungsbearbeitung
  • Pflege und Weiterleitung des Kassenbuchs an die Buchhaltung und Prüfung und Fertigung von Reisekosten
  • Übernahme projektspezifischer Sonderaufgaben, wie Organisation von Dokumenten bei Behörden
  • Führung der Telefonzentrale und Unterstützung im Marketing
Voraussetzungen
  • Mehr als vier Jahre Berufserfahrung
  • Kaufmännische Ausbildung
  • Organisatorisches Talent und Teamorientierung und Kommunikationsfähigkeit
  • Arbeit selbstständig und strukturiert, schnelle Auffassungsgabe und Bereitschaft auch Ad-Hoc-Aufgaben zu übernehmen
  • Sicherer Umgang mit Office-Anwendungen (insbesondere Excel, Word, Outlook)
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (mind. C1-Niveau)
Löhne und Benefits

Die Mitarbeiter erhalten einen durchschnittlichen Jahresgehalt von 50.000 Euro nach Bruttolohn ohne Bonus.

Unser Unternehmen bietet ein umfangreiches Benefits-Paket an, darunter flexible Arbeitszeiten, Gleitzeitmodell mit einer Kernarbeitszeit, Bürogelände mit Kantine, Getränke-Flatrate (Wasser, Kaffee, Tee), 30 Urlaubstage bei 40-Stunden-Woche und Aussicht auf eine langfristige Zusammenarbeit.