Assistent*in der Geschäftsleitung

vor 2 Wochen

Ismaning, Bayern, Deutschland Fluke Vollzeit

Verantwortlichkeiten

  • Maximierung von Effizienz und Prioritäten der Führungskräfte, einschließlich der Buchung von Terminen, Verwaltung der Aufgaben der Führungskräfte, Pflege häufig wechselnder Termine über Outlook; Sicherstellen, dass der Executive's Day organisiert und produktiv ist.
  • Koordination aller Aspekte von Terminen, Besprechungen, Empfängen und Telefonkonferenzen auf Führungsebene, einschließlich der Buchung von Räumen, Bestellung von Speisen, Verteilung von Arbeitsunterlagen für Besprechungen, die Zusammenarbeit mit weiteren Mitarbeitenden auf globaler Ebene.
  • Buchen und koordinieren von Reisearrangements, einschließlich Inlands- und Auslandsreisen (Flüge, Hotels, Restaurants, Touren und Events) mit dem Reisemanagementsystem Concur (SAP).
  • Vorbereitung von Besprechungen, Abklärung Zweck jeder Besprechung, Tagesordnung/Agenden vorbereiten, Hintergrundmaterialien abrufen, koordinieren und zusammenstellen, Briefing-Dokumente vorbereiten. Nachbesprechungen bei Bedarf, Koordinierung zusätzlicher administrativer Unterstützung, Ausführen von Folgeaufgaben oder -aktivitäten, Sicherstellung, dass eingegangene Verpflichtungen rechtzeitig erfüllt werden.
  • Erstellung und/oder Unterstützung bei der Erstellung und Änderung von Präsentationsmaterialien, Tabellenkalkulationen und anderen verschiedenen Dokumenten mithilfe von PowerPoint oder anderen Softwareprogrammen (teilweise firmeneigene Software).
  • Fungieren als Zeitwächter über Termine, Zeitpläne und Informationen der Führungskräfte und dabei ein höfliches immer souveränes und authentisches Auftreten wahren.
  • Reisekostenabrechnungen durchführen, abgleichen und verfolgen im Concur-Reisemanagementsystem.
  • Enge Zusammenarbeit mit dem Führungsteam und weiterer Assistenten*innen auf globaler Ebene, um eine nahtlose Supportumgebung zu schaffen.
  • Office Management für die Deutsche Niederlassung des Unternehmens mit 120 Mitarbeitern in enger Abstimmung mit dem Managing Director.

Qualifikationen

  • 5+ Jahre Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften auf höchstem Niveau.
  • Kenntnisse im Umgang mit Microsoft Office365: Outlook, Excel, Word, PowerPoint und SharePoint, Adobe Professional und firmeneigener Software.
  • Fähigkeit zu detaillierter Planung, Zeitmanagement und außergewöhnlich gute Organisationsfähigkeiten.
  • Hervorragende schriftliche, verbale und zwischenmenschliche Kommunikationsfähigkeiten.
  • Schnittstelle zu allen Mitarbeitenden im Unternehmen, entsprechende Koordinations- und Delegationsfähigkeiten.
  • Einhalten von Fristen und zeitkritischer Situationen in einem schnelllebigen Umfeld.
  • Aufbau/Netzwerken zur Assistenten*innen Gemeinschaft sowie zu internen/externen Managern und weiteren Managern.
  • Zusammenarbeit mit externen Dienstleistungsunternehmen.
  • Hohes Maß an Loyalität und Diskretion, Reife/Professionalität in allen Belangen des Arbeitsalltages.
  • Zügiges Lernen und Adaption neuer Technologien.
  • Bereitschaft, Richtungsänderung vorzunehmen, Umgehen mit unvorhergesehenen Unterbrechungen oder Belastungen. Absolut stressresistent.
  • Kollaborativ, Teamplayer; bereit, einzuspringen und anstehende Aufgaben zu erledigen.
  • Associate- oder Bachelor-Abschluss bevorzugt. Eine Ausbildung im Hotelfach und/oder im Servicebereich ist von Vorteil, aber nicht Bedingung.
  • Sprache: Fließendes Deutsch und Englisch – Englisch ist Geschäftssprache des Unternehmens.

  • Geschäftsleitung-Assistent

    vor 4 Wochen

    Ismaning, Bayern, Deutschland Fluke Vollzeit

    JobbeschreibungWir suchen einen außergewöhnlichen, eigenmotivierten und vielseitigen Assistenten*in der Geschäftsleitung. Der ideale Kandidat*in sollte proaktiv sein und über hervorragende Problemlösungs- und Urteilsfähigkeiten verfügen sowie in der Lage sein, vorausschauend zu denken und zu planen, um mehrere Anfragen angemessen und teilweise...

  • Assistent*in der Geschäftsleitung

    vor 3 Wochen

    Ismaning, Bayern, Deutschland Fluke Vollzeit

    VerantwortlichkeitenMaximierung von Effizienz und Prioritäten der Führungskräfte, einschließlich der Buchung von Terminen, Verwaltung der Aufgaben der Führungskräfte, Pflege häufig wechselnder Termine über Outlook; Sicherstellen, dass der Executive's Day organisiert und produktiv ist.Koordination aller Aspekte von Terminen, Besprechungen, Empfängen...

  • Assistent*in der Geschäftsleitung

    vor 4 Wochen

    Ismaning, Bayern, Deutschland Fluke Vollzeit

    VerantwortlichkeitenMaximierung von Effizienz und Prioritäten der Führungskräfte, einschließlich der Buchung von Terminen, Verwaltung der Aufgaben der Führungskräfte, Pflege häufig wechselnder Termine über Outlook; Sicherstellen, dass der Executive's Day organisiert und produktiv ist.Koordination aller Aspekte von Terminen, Besprechungen, Empfängen...

  • Elektrotechniker-Assistent (m/w/d) in Vollzeit für HISTA

    vor 4 Wochen

    Ismaning, Bayern, Deutschland HISTA Firmengruppe Vollzeit

    Nutze Deine Zukunftschance bei HISTAHISTA Elektro GmbH sucht neue Mitarbeiter/-innen für verschiedene Bereiche im Elektrohandwerk. Als Nachwuchskraft / Assistent (m/w/d) in Vollzeit wirst du Teil unseres Teams und unterstützt die Geschäftsleitung bei verschiedenen Aufgaben.Ein Willkommensbonus von 1.000€ wartet auf dich, wenn du erfolgreich...

  • Elektrotechniker Assistent

    vor 4 Wochen

    Ismaning, Bayern, Deutschland HISTA Firmengruppe Vollzeit

    Deine Zukunftschance bei HISTAHISTA sucht einen erfahrenen Assistenten (m/w/d) für die Niederlassung München Ismaning. Der Bewerber erhält einen Willkommensbonus von 1.000€.Deine Aufgaben:Private und geschäftliche Besorgungen für die Geschäftsleitung/GesellschafterVorbereitung von Dokumenten und Unterlagen für die technische AbteilungZuarbeit im...

  • Elektrotechniker-Assistent (m/w/d) in Vollzeit für die Niederlassung München Ismaning

    vor 4 Wochen

    Ismaning, Bayern, Deutschland HISTA Firmengruppe Vollzeit

    Deine Zukunftschance bei HISTAHISTA sucht neue Mitarbeiter/-innen für verschiedene Bereiche im Elektrohandwerk. Ein Willkommensbonus von 1.000€ wartet auf den Bewerber/-in.Die Auszahlung des Willkommensbonus erfolgt nach erfolgreichem Start.Deine Aufgaben:Wir suchen Dich als:Elektrotechniker-Assistent (m/w/d) in Vollzeit 39h/Woche in der Niederlassung...

  • Elektrohandwerks-Assistent (m/w/d) in Vollzeit für die Niederlassung München Ismaning

    vor 4 Wochen

    Ismaning, Bayern, Deutschland HISTA Firmengruppe Vollzeit

    Nutze Deine Zukunftschance bei HISTAHISTA Elektro GmbH sucht neue Mitarbeiter/-innen für verschiedene Bereiche im Elektrohandwerk. Der Bewerber/-in erhält einen Willkommensbonus von 1.000€. Die Auszahlung des Willkommensbonus erfolgt nach erfolgreichem Start.Deine Aufgaben:Wir suchen Dich als:Elektrohandwerks-Assistent (m/w/d) in Vollzeit 39h/Woche in...

  • Fachangestellter im Elektrohandwerk

    vor 3 Wochen

    Ismaning, Bayern, Deutschland HISTA Firmengruppe Vollzeit

    Wir suchen Dich!HISTA Elektro GmbH bietet dir die Möglichkeit, deine Zukunftschance zu nutzen und dich in verschiedenen Bereichen im Elektrohandwerk weiterzubilden.Deine Aufgaben:Als Nachwuchskraft / Assistent (m/w/d) Vollzeit 39h/Woche in der Niederlassung München Ismaning wirst du:Private Botengänge und Besorgungen für die...

  • Nachwuchskraft / Assistent (m/w/d) in Vollzeit für die Niederlassung München Ismaning

    vor 3 Monaten

    Ismaning, Deutschland HISTA Firmengruppe Vollzeit

    Nutze Deine Zukunftschance bei HISTA!HISTA sucht neue Mitarbeiter/-innen für verschiedene Bereiche im Elektrohandwerk und dafür winkt dem Bewerber/-in ein Willkommensbonus von 1.000€.Die Auszahlung des Willkommensbonus erfolgt nach erfolgreichem Start!Deine Aufgaben:Wir suchen Dich als:Nachwuchskraft /Assistent (m/w/d) Vollzeit 39h/Woche in der...

  • Assistent (m/w/d) in Vollzeit für die Niederlassung München Ismaning

    vor 3 Monaten

    Ismaning, Deutschland HISTA Firmengruppe Vollzeit

    Nutze Deine Zukunftschance bei HISTA!HISTA sucht neue Mitarbeiter/-innen für verschiedene Bereiche im Elektrohandwerk und dafür winkt dem Bewerber/-in ein Willkommensbonus von 1.000€.Die Auszahlung des Willkommensbonus erfolgt nach erfolgreichem Start!Deine Aufgaben:Wir suchen Dich als:Assistent (m/w/d) in Vollzeit 39h/Woche in der...

  • Executive Assistant

    vor 5 Monaten

    Ismaning, Deutschland Fluke Vollzeit

    Description **Responsibilities**: Maximize Executive's efficiency and priorities including booking appointments, managing executive's to-do, and maintaining frequently changing calendar through Outlook; ensuring the Executive’s Day is organized and productive. Coordinate all aspects of executive-level appointments, meetings, receptions, and conference...

  • Executive Assistant

    vor 6 Monaten

    Ismaning, Deutschland Fluke Vollzeit

    Responsibilities : Maximize Executive's efficiency and priorities including booking appointments, managing executive's to-do, and maintaining frequently changing calendar through Outlook; ensuring the Executive’s Day is organized and productive. Coordinate all aspects of executive-level appointments, meetings, receptions, and conference calls,...