Leitender Bürokoordinator

vor 2 Wochen

Hamburg, Hamburg, Deutschland VARO Energy Germany GmbH Vollzeit

Wir suchen zum 01.01.2025 einen Leitenden Bürokoordinator in Teilzeit mit 20 Wochenstunden für unseren Standort in der Hafencity.

Arbeitszeiten: Montag-Donnerstag von 8 bis 13 Uhr. Vertretungsweise bei Urlaub und Krankheit sind max. 30 Stunden pro Woche üblich.

Ort: Hamburg, Deutschland

Mitarbeiter Officemanagement und Empfang (m/w/d) ist ein faszinierendes Berufsfeld, das Organisationstalente auszeichnet. Du bist die zentrale Schnittstelle unseres internationalen Teams und koordinierst den reibungslosen Ablauf von Büroprozessen. Als erster Ansprechpartner für Mitarbeiter, Kunden und Dienstleister zeichnest du dich durch deine offene und kompetente Ausstrahlung aus.

Aufgaben:

  • Eigenständige Verantwortung für den Empfangsbereich einschließlich Telefonzentrale auf Deutsch und Englisch
  • Betreuung von Besuchern und Kollegen, sorgfältige Betreuung
  • Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs, Organisation von Kurierdiensten und Paketversand
  • Verwaltung der Meetingräume sowie Organisation von Catering
  • Verantwortung für Bestellwesen, Büromaterial, Getränke und Obst
  • Schnittstelle zu externen Dienstleistern wie Handwerkern
  • Reisebuchungen für Mitarbeiter sowie Kontrolle und Freigabe von Reisekostenabrechnungen
  • Allgemeine organisatorische und administrative Tätigkeiten

Anforderungen:

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, bevorzugt im Bereich Bürokommunikation und/oder mehrjährige Erfahrung in vergleichbarer Tätigkeit
  • Flexibilität, vertretungsweise bei Urlaub und Krankheit bis zu 30 Std/Woche
  • Offene und freundliche Kommunikation, hohe Verbindlichkeit, gute Umgangsformen
  • Verantwortungsvolles und zuverlässiges Arbeiten
  • Strukturierte Arbeitsweise auch in kritischen Situationen
  • Gute PC-, Outlook- und Word-Kenntnisse
  • Sehr gute Englisch- und Deutschkenntnisse
  • Hohes Maß an Teamfähigkeit und sehr gute organisatorische Fähigkeiten

Zugang zur Vergütung ab EUR 3.000,- monatlich

Ausgezeichnete Möglichkeiten zur Weiterentwicklung innerhalb eines dynamischen, internationalen Teams