Event Koordinator:in

Wir suchen einen erfahrenen Service-Experten, der unsere regelmäßig stattfindenden Netzwerktreffen in Köln und Düsseldorf unterstützt. Als Event-Koordinator:in bist du verantwortlich für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung unserer Meetups.

Deine Aufgaben umfassen:

• Vorbereitung:
  • Ausdrucken und vorbereiten von Namensschildern und Fragebögen für die Teilnehmer:innen sowie einiger anderer Unterlagen für den Meetup-Host.
  • Mitbringen anderer kleinerer Materialien, wie Stifte und Clipboards.
  • Einprägen der Teilnehmernamen, sodass Du diese bei Ankunft persönlich begrüßen kannst.
• Während des Meetups:
  • Kleinere Vorbereitungen des Veranstaltungsorts und letzte Absprachen mit dem Meetup-Host und dem Personal der Location, bevor die Gäste eintreffen.
  • Freundliche Begrüßung der Gäste und Überreichen der Namensumhänger.
  • Abhaken und füllen der Teilnehmerliste.
  • Sicherstellen, dass das Service-Personal die Gäste mit ausreichend Essen und Getränken versorgt, oder selbst aktiv nach Getränkewünschen fragen.
  • Unterstützung des Meetup-Hosts bei sämtlichen Angelegenheiten während des Events.
  • Aufnehmen von Fotos der Veranstaltung für soziale Medien.
  • Filmen der Vorstellungsrunde, sodass wir die Teilnehmer:innen nach dem Event, basierend auf derer genannten Herausforderungen und Erfahrungen, miteinander verknüpfen können.
  • Sicherstellen, dass die Agenda vom Meetup-Host grob eingehalten wird.
  • Sicherstellen, dass die Gäste einen Exit-Fragebogen vor Verlassen des Meetups ausfüllen und diese einsammeln.
• Nachbereitung:
  • Ausfüllen eines eigenen kleinen Fragebogens, um uns Feedback zum Event zu geben.
  • Ergänzen der Teilnehmerliste mit den bei der Vorstellungsrunde genannten Herausforderungen und den Erfahrungen der Teilnehmer:innen (unterstützt durch die Videoaufzeichnung).
  • Sicherstellen, dass die Teilnehmerliste vollständig und korrekt gefüllt ist.
  • Upload der Teilnehmerliste sowie sämtlicher Fragebögen, Bilder und Videos.

Deine Ziele sind:

• Erstellung einer erstklassigen Gästeanfahrer-Erfahrung.
• Sicherstellung einer sauberen Arbeitsweise.
• Proaktive Kommunikation.

Wir suchen nach:

• Mindestens 2 Jahre Erfahrung in der gehobenen Hotellerie (bevorzugt Empfang oder Service) oder Gastronomie.
• Sicherheit und Professionalität bei der Arbeit mit internationalen Gästen und Führungspersonen.
• Muttersprachliches Deutsch und flüssige Kommunikation auf Englisch.
• Voller Einsatz, Proaktivität und Lust, Gas zu geben.
• Zuverlässigkeit und Sorgfalt bei der Vor- und Nachbereitung der Meetups.
• Offenheit für Feedback und neue Ideen.

• Wettbewerbsfähige Vergütung von 190 € pro Meetup.
• Gute Planbarkeit, da die Termine der Meetups mindestens 3 Monate im Voraus feststehen.
• Direkter Kontakt zu hochrangigen Entscheidungsträger:innen, renommierter Unternehmen und Einblicke in deren Denken, Handeln und Herausforderungen.
• Spannende Einblicke in aktuelle Trends und Herausforderungen verschiedener Branchen.
• Entwicklung organisatorischer und kommunikativer Fähigkeiten sowie Sammeln von Erfahrungen im Eventmanagement.

SAWO GmbH ist ein junges, dynamisches Unternehmen aus München, das größtenteils remote arbeitet. Unser Team arbeitet von 6 verschiedenen Nationen aus. Wir bauen und betreiben Communitys rund um Entscheidungsträger:innen mittelgroßer und großer Unternehmen, um diese durch kollaboratives Lernen und Networking zu unterstützen, Herausforderungen zu meistern und sich persönlich sowie beruflich weiterzuentwickeln. Dazu organisieren wir physische und virtuelle Netzwerktreffen, Konferenzen, Podcasts sowie weitere Netzwerk-Möglichkeiten für die Community-Mitglieder. Außerdem betreiben wir Websites sowie LinkedIn- und WhatsApp-Kanäle, über die wir eigens erstellte Inhalte, wie Posts, Newsletter und Blogbeiträge veröffentlichen und die Community-Mitglieder miteinander verknüpfen. Mitglieder unserer Communitys sind beispielsweise Führungskräfte renommierter Firmen, wie Bosch, Mercedes, Porsche, Lufthansa, BMW, Airbus, Amazon, Siemens, u. v. m. Unser Ziel ist es, bis 2034 zwei Millionen aktive Mitglieder in unseren Communitys willkommen zu heißen.

Zu unserer Kundschaft gehört zum Beispiel:

• PwC, Bitkom, H&Z Consulting, EGYM Wellpass und EMERAM Capital

Impressionen unserer Meetups:

• LEADERS IN CONSULTING | München, London & Köln:
• Procurement Initiative | London & Köln:
• Tech Insurance Leaders | New York:
• Cyber Insurance Leaders | London:
• SUSTAINX | München & Hamburg: