Büroleiter/in

Überblick

Wir suchen einen engagierten Büroleiter/in, der unsere täglichen Abläufe unterstützt und unsere Organisation effizient gestaltet.

Aufgaben

• Assistenz der Direktorin inklusive Terminkoordination
• Reiseplanung und -abrechnung der dienstlichen Reisen der Direktorin
• Unterstützung der vorbereitenden Buchhaltung
• Koordination und Federführung beim Jahresbericht
• Verhandlungen mit Lieferanten und Dienstleistern, Beschaffung von Büromaterial
• Verwaltung und Überwachung von Verträgen mit externen Dienstleistern
• Betreuung der Website und der Datenbank
• Erstellen von Vorlagen und Überwachung der Einhaltung der Corporate Identity
• Erste Ansprechpartner/in bei externen Anfragen
• Interne Ansprechpartner/in, d.h. IT-Themen und technische Infrastruktur
• Auswahl und Betreuung der Praktikant/innen
• On- und Offboarding von Mitarbeiter/innen
• Bearbeitung des Posteingangs
• Allgemeine Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache

Qualifikation

• Fachhochschulabschluss oder kaufmännische Ausbildung
• Mehrjährige einschlägige Erfahrung im Assistenzbereich oder Office Management
• Versierter Umgang mit MS Office
• Erste Erfahrungen mit Content Management-Systemen
• Technische Affinität und Bereitschaft, sich in neue Programme einzuarbeiten
• Freude an Büro-Organisation
• Engagement, Sorgfalt und Zuverlässigkeit
• Flexibilität und Eigenmotivation
• Teamfähigkeit
• Deutschkenntnisse fließend in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse

Benefits

Wir bieten eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit Einblicken in den transatlantischen Dialog und das politische Berlin, ein modernes Büro im Herzen Berlins, eine angemessene Vergütung in Anlehnung an TVöD, flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum Home Office, Mitarbeit in einem hochmotivierten, kollegialen Team und in einem internationalen Umfeld.