Büroleiter/in

Als Office Manager (m/w/d) bei Aspen Institute Deutschland e.V. sind Sie verantwortlich für die Assistenz der Direktorin, einschließlich der Terminkoordination. Sie planen und abrechnen die dienstlichen Reisen der Direktorin und unterstützen die vorbereitende Buchhaltung. Sie koordinieren und führen die Federführung beim Jahresbericht durch und verhandeln mit Lieferanten und Dienstleistern. Sie verwalten und überwachen Verträge mit externen Dienstleistern und betreuen die Website und die Datenbank. Sie erstellen Vorlagen und überwachen die Einhaltung der Corporate Identity. Sie sind der erste Ansprechpartner bei externen Anfragen und übernehmen die Bearbeitung und Vorstellung des Instituts. Sie sind auch der interne Ansprechpartner für IT-Themen, technische und räumliche Infrastruktur sowie Fragen zur Buchhaltung. Sie wählen und betreuen Praktikant*innen und übernehmen das On- und Offboarding von Mitarbeiter*innen. Sie bearbeiten den Posteingang und führen allgemeine Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache durch.

Wir suchen nach einem Fachhochschulabschluss oder einer kaufmännischen Ausbildung und mehrjähriger einschlägiger Erfahrung im Assistenzbereich oder Office Management. Sie sollten einen versierten Umgang mit MS Office haben und erste Erfahrungen mit Content Management-Systemen (Website) gemacht haben. Sie sollten technische Affinität und Bereitschaft haben, sich in neue Programme einzuarbeiten. Sie sollten Freude an Büro-Organisation haben und Engagement, Sorgfalt und Zuverlässigkeit zeigen. Sie sollten auch Flexibilität und Eigenmotivation haben und Teamfähigkeit besitzen. Deutschkenntnisse sollten fließend in Wort und Schrift sein, und gute Englischkenntnisse sollten vorhanden sein.

Wir bieten eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit Einblicken in den transatlantischen Dialog und das politische Berlin. Wir bieten ein modernes Büro im Herzen Berlins und eine angemessene Vergütung in Anlehnung an TVöD. Wir bieten flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum Home Office (beides nach Absprache). Wir bieten Mitarbeit in einem hochmotivierten, kollegialen Team und in einem internationalen Umfeld.