Betriebsassistentin für Vorstandsvorsitzende

Seit über 24 Jahren ist Lost and Found Personalberatung- und Vermittlung eine etablierte und im Markt bekannte Personalberatungsgesellschaft und Personalvermittlung für die internationale Hotellerie, Touristik, Hospitality Industrie und viele andere Branchen.

Unser Schwerpunkt liegt in der Suche, Vorauswahl und Vermittlung von Fach- und Führungskräften in alle Arbeitsbereiche der internationalen Hotellerie, Touristik, Hospitality Branche, Möbelindustrie, Lebensmittelindustrie, Zulieferindustrie und vielen anderen Branchen. Unsere Fachkompetenz und Zuverlässigkeit zeichnen uns aus.

Wir suchen für unseren Auftraggeber, einer Mediapartner Agentur, die eine der größten netzwerkunabhängigen Agenturen in Deutschland ist, für den Standort Köln zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Betriebsassistentin für Vorstandsvorsitzende (m/w/d).

Die Betriebsassistentin ist mit hoher Motivation, pro-aktivem Organisationsvermögen und Back Office eines tatkräftigen Führungsgruppen Teams in alle Projekte und Vorgänge eingebunden und es wird erwartet, dass sie sich aktiv in alle Abläufe einbringt.

Mit Kreativität und Flexibilität meistert die Betriebsassistentin gemeinsam mit dem Team die Herausforderungen des Projektgeschäftes in einem spannenden und lebendigen Agentur-Umfeld.

Das Unternehmen pflegt die Duz-Kultur.

Was wird gesucht:

• Betriebsassistenztätigkeiten für die Führungskraft (Vorstandsvorsitzende & Managing-Partner) und Unterstützung im operativen Tagesgeschäft als auch umfangreiche Schnittstellenfunktion

• Pro-aktives Management diverser Aufgaben für die Führungskraft, wie die Organisation sowie Vor- und Nachbereitung interner und externer Geschäftstermine und Präsentationen

• Projektmanagement von Sonderthemen, die von der Führungskraft definiert werden

• Vorausschauendes Kalender-/Travelmanagement der Führungskraft, u.a. Organisation und Buchung von Dienstreisen sowie Erstellung der Reisekostenabrechnung

• Allgemeines Office-Management als auch vor Ort Support bei Kundenterminen

• Support bei der Organisation von Firmenfeiern / Gruppenreisen, z.B. zu unserem Jahrestreffen am Wolfgangsee

• Schnittstelle zum Assistenzteam der Mediaplus Gruppe

• Kaufmännische Ausbildung bzw. Studium und/oder vergleichbare Ausbildung

• Mindestens fünf Jahre Berufserfahrung und gegebenenfalls auch mit internationaler Praxis

• Professionelle, pro-aktive und dienstleistungsorientierte Arbeitsweise

• Sehr gute kommunikative Fähigkeiten, Einsatzbereitschaft und Teamgeist

• Sehr gute Englischkenntnisse, gerne mit Auslandserfahrung

• Exzellente MS-Office-Kenntnisse für die Erstellung und Bereitstellung von Projektdokumenten, Präsentationen und sonstigen Unterlagen.

• Diskretion, eine zupackende Arbeitsweise, Erfahrung im Umgang mit anspruchsvollen Persönlichkeiten und hoher Loyalität

• Eine selbstständige und koordinierte Arbeitsweise, sowie Belastbarkeit und Flexibilität sind unabdingbar

• Agenturübergreifendes Onboarding und flexibles Arbeiten durch Mobile Office

• Fachliche und persönliche Entwicklung unserer Campus-Weiterbildungsprogramme

• WeSport: großes Gesundheitsprogramm für alle Sportbegeisterten sowie Mobilität mittels Agenturfahrrädern und E-Bikes

• weFamily: Kindertagesbetreuung oder Unterstützung bei der Suche nach einer geeigneten Tagespflege

• Agentur-Events, kostenfreie Getränke und frisches Obst