Sekretärin (m/w/d) im Öffentlichen Dienst

vor 4 Wochen


Bremen, Bremen, Deutschland jobtimum GmbH Vollzeit

Jobbeschreibung:

Wir suchen eine Sekretärin (m/w/d) für das Vorzimmer der Abteilungsleitung im Landesministerium der Freien Hansestadt Bremen.

Aufgaben:

  • Als Sekretärin (m/w/d) sind Sie die zentrale Schnittstelle für die Kommunikation, bearbeiten E-Mails, Termineinladungen sowie Telefonate und unterstützen somit die Abteilungsleitung.
  • Sie organisieren Termine, Meetings und Events für die Abteilungsleitung und erstellen professionell Unterlagen, Berichte sowie Präsentationen.
  • Das Vorbereiten und Erstellen von Unterlagen, Berichten sowie Präsentationen fallen ebenfalls in Ihren Zuständigkeitsbereich.
  • Als Sekretärin (m/w/d) empfangen Sie Geschäftspersonen aus Verwaltung und Wirtschaft.
  • Für die Mitarbeitenden im Ressort sind Sie eine erste Anlaufstelle und informieren über relevante Themen.
  • Sie stellen sicher, dass notwendige Arbeitsmittel und Büromaterialien zur Verfügung stehen und Bestellen diese nach Bedarf.

Voraussetzungen:

  • Ihre kaufmännische Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement / zum Kaufmann für Büromanagement, alternativ zur / zum Verwaltungsfachangestellten, zur / zum Rechtsanwalts- und Notariatsfachangestellten und erste Erfahrungen in einem vergleichbaren Aufgabenfeld gesammelt.
  • Wir würden uns gleichermaßen über Ihre Bewerbung freuen, wenn Sie unabhängig von Ihrer Ausbildung, relevante praktische Erfahrungen als Sekretärin (m/w/d) mitbringen.
  • Sie sind routiniert im Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen und offen für die Nutzung von softwaregestützten Prozessen.
  • Als Sekretärin (m/w/d) verfügen Sie über Zugang zu vertraulichen Informationen, weshalb Sie die erforderliche Diskretion im verantwortungsbewussten Umgang mit sensiblen Daten mitbringen.
  • Für das Managen von Tagesabläufen, das effiziente Koordinieren von Terminen sowie das Setzen von Prioritäten bringen Sie Ihr organisatorisches Talent ein.
  • Ihre offene und zugewandte Kommunikation trägt dazu bei, eine Atmosphäre des Vertrauens zu internen und externen Ansprechpersonen aufzubauen.


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