Zusammenfassung: Der/die Bürokoordinator*in und Projektspezialist*in ist für das Büromanagement zuständig und kümmert sich um lokale Anbieter und Dienstleister. Er/sie unterstützt die Auswahl von und die Verhandlungen mit Dienstleistern und externen Anbietern. Der/die Bürokoordinator*in und Projektspezialist*in sorgt für den reibungslosen Betrieb unseres Büros und ist verantwortlich für die Koordination von Aktivitäten, wie z. B. Firmenfeiern, Teambuilding und Veranstaltungen in der Community rund um die Firma. Er/sie unterstützt den Geschäftsführer bei organisatorischen Aufgaben nach Bedarf.

Aufgaben:

• Organisation von Terminen und Meetings sowie Management des Büroalltags
• Korrespondenz mit internen und externen Stakeholdern
• Handling, Auswahl und Betreuung lokaler Anbieter für Bürodienstleistungen und Verbrauchsmaterialien
• Organisation von Firmenfeiern und Teamevents
• Verantwortung für den Posteingang und Weiterleitung an die zuständige Abteilung oder Person
• Unterstützung der Geschäftsführung in Büro- und Verwaltungsangelegenheiten
• Begrüßung von Besuchern, indem er/sie persönlich oder am Telefon willkommen heißt und Anfragen beantwortet oder an die zuständige Abteilung weiterleitet
• Haltung der Sicherheit aufrecht, Überwachung des Logbuchs, Stellung von Besucherausweisen usw.
• Sonstige Aufgaben nach Bedarf

Anforderungen:

Matura, Lehre

Zweisprachig: Deutsch/Englisch

2 Jahre einschlägige Berufserfahrung

Ausgezeichnete kommunikative und zwischenmenschliche Fähigkeiten

Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, PPT, Outlook, OneNote)

Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und Liebe zum Detail

Sehr gutes Zeitmanagement

Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld gut zu funktionieren

Grundlegendes Verständnis von Verwaltungs- und Büroverfahren und -systemen

Bevorzugte Anforderungen:

• Bachelor-Abschluss
• Fähigkeiten im Projektmanagement
• Grundlegende Erfahrung im Lieferantenmanagement