Sekretariatsspezialist:in in der Hochschulverwaltung

Vor 3 Tagen

Ilmenau, Thüringen, Deutschland Technische Universität Ilmenau Vollzeit

Aufgaben und Pflichten:

Als Sekretariatsspezialist:in sind Sie für die selbstständige Organisation des Sekretariatsbereichs verantwortlich. Dazu gehört die interne und externe Kommunikation mit Mitarbeitenden, Studierenden und Partnern auf Deutsch und Englisch.

Sie unterstützen die Referatsleitung administrativ bei Aufgaben wie Reisemanagement, Protokollführung und Terminvereinbarungen.

Eine weitere wichtige Aufgabe ist die redaktionelle Bearbeitung und Pflege von Online- und Internetpräsenzen sowie Teamseiten im SharePoint. Darüber hinaus erstellen und veröffentlichen Sie Nachrichten nach Abstimmung mit der Leitung.

Weitere Verantwortung besteht darin, Veranstaltungen zu unterstützen, einschließlich der Anmeldung bei GEMA, der Drucklegung von Eintrittskarten und Moderationskarten sowie der Abholung von Drucksachen.

Die Betreuung der Vitrinen und das Belegungsmanagement gemäß aktuellem Vitrinen- und Nutzungskonzept gehören ebenfalls zum Aufgabenspektrum.

Zuletzt unterstützen Sie die Leitung bei Beschaffungsvorgängen und Inventarverwaltung für das Referat.

Anforderungen und Qualifikationen:

Um diese Position erfolgreich ausüben zu können, erwarten wir folgende Anforderungen und Qualifikationen:

  1. Abgeschlossene 3-jährige kaufmännische Ausbildung mit Schwerpunkt auf Büromanagement oder langjährige Erfahrung im entsprechenden Bereich;
  2. Mehrjährige Erfahrung in Sekretariatsführung, Teamassistenz oder Büromanagement;
  3. Sicherer Umgang mit Office-Anwendungen (Outlook, Excel, Word, Datenerfassung, CRM-Datenbank, Internetanwendungen);
  4. Serviceorientierung und Kommunikationsfähigkeit; und
  5. Erste Kenntnisse in der Anwendung des Content-Management-Systems Typo3.

Bewerbung:

Bitte weisen Sie die in der Stellenausschreibung geforderten Qualifikationen anhand von Urkunden und Zeugnissen nach. Sollten Sie Fragen zur Teilzeitbeschäftigung haben, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.

Vorteile:

Wir bieten eine attraktive tarifliche Vergütung (lt. TV-L) einschließlich einer Jahressonderzahlung, einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen pro Kalenderjahr und zusätzliche freie Tage am 24./31. Dezember, ein flexibles Arbeitszeitmodell, die Möglichkeit zur individuellen Förderung und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie Zugang zu einem wertschätzenden Arbeitsumfeld an der Technischen Universität Ilmenau.