Wissenschaftliche Verwaltungskoordinatorin

Vor 4 Tagen

Darmstadt, Hessen, Deutschland GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung Vollzeit

Das Helmholtz-Institut Mainz (HIM) ist ein physikalisches Forschungsinstitut, das sich mit der Struktur, Symmetrie und Stabilität von Materie und Antimaterie beschäftigt. Es ist eine institutionelle Kooperation der Johannes Gutenberg-Universität Mainz (JGU) und des GSI Helmholtzzentrums für Schwerionenforschung in Darmstadt.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Wissenschaftliche Verwaltungskoordinator*in (d/m/w) für den Bereich Administration am Standort Mainz.

Ihre Aufgaben:

  • Leitung der HIM-Administration
    • Fachliche Leitung und Management der administrativen Abteilung des HIM
    • Entwicklung und Optimierung der administrativen Prozesse
    • Konzeption, Planung und Ausrichtung der Verwaltung in Abstimmung mit dem Direktorium
    • Koordination der Schnittstellen bezüglich Personalangelegenheiten, Einkauf, und Finanzen zu den administrativen Abteilungen der GSI und der JGU
  • Management von Drittmitteln, Planung und Controlling des Budgets und Aufstellen des HIM-Teilwirtschaftsplans
    • Koordination und Überwachung des Institutshaushaltes
    • Unter- und überjährige Budgetverwaltung
  • Unterstützung des HIM-Direktoriums; Öffentlichkeitsarbeit
    • Aufbereiten und Darstellen aktueller Sachverhalte im Technisch-Wissenschaftlichen Rat
    • Management und Weiterentwicklung der Öffentlichkeitsarbeit

Ihr Profil:

  • Abgeschlossenes naturwissenschaftliches Hochschulstudium mit Promotion oder abgeschlossener Masterstudiengang im Wissenschaftsmanagement
  • Spezifische benötigte Fachkenntnisse:
    • einschlägige Erfahrung im Wissenschaftsmanagement
    • Erfahrung im Buchhaltungswesen großer wissenschaftlicher Organisationen
    • gute Kenntnisse von SAP und MACH
    • Führungserfahrung in der Leitung von Teams im wissenschaftsunterstützenden Bereich
    • Erfahrung in der Organisation wissenschaftlicher Veranstaltungen wünschenswert
    • Kenntnisse des Qualitäts- und Risikomanagements wünschenswert
  • Sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationskompetenz in deutscher und englischer Sprache

Wir bieten:

  • einen vielseitigen und interessanten Arbeitsplatz in einem dynamischen und gut ausgestatteten Forschungsumfeld
  • Die Stelle ist in Voll- oder Teilzeit zu besetzen
  • Die Stelle ist unbefristet
  • Das Gehalt richtet sich nach dem Tarifvertrag TVöD (Bund)