Assistenz/ Sekretär:in

Assistenz/ Sekretär:in (m/w/d)

Wir suchen eine hochmotivierte Assistenz (m/w/d) für unsere Arbeitsgruppe.

• Allgemeine Sekretariats- und Büro-Organisationsaufgaben für die Gruppenleitung und Gruppe, z.B. Terminplanung, Telefonverkehr, Korrespondenzen, Planung und Organisation von Dienstreisen und deren Abrechnung
• Mitwirkung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen u.a. Besprechungen, Symposien und Kolloquien, Workshops und Konferenzen inkl. Protokollführung und Betreuung von Gästen und Referent:innen
• Unterstützung bei der Beschaffung von Dienstleistungen und neuer Ausstattung: Suche nach Angeboten, Kommunikation mit Firmen, der Einkaufsabteilung und Beschäftigten, Erstellung der geforderten Unterlagen für den Einkauf zur Initiierung von Bestellungen (z.B. Erstellung der Leistungsverzeichnisse, Bedarfsanforderungen, etc.)
• Schnittstelle zu den administrativen Abteilungen von Helmholtz Munich und der Universitätsmedizin Leipzig
• Assistenz und Ansprechperson für die Mitarbeitenden und Gäste in der Arbeitsgruppe, Unterstützung beim Onboarding von neuem Personal

• Abgeschlossene (büro-)kaufmännische Ausbildung bzw. vergleichbare Qualifikation
• Erste Arbeitserfahrung im Assistenzbereich, idealerweise im internationalen Arbeitsumfeld
• Sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit in Deutsch und Englisch
• Engagierte, strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise
• Can-Do-Mentalität, Diskretion und hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Belastbarkeit und Flexibilität
• Sehr gute Kenntnisse von Windows und MS Office Anwendungen (M365), idealerweise auch in iOS Anwendungen
• Technikaffinität ist von Vorteil

• Work-Life-Balance: flexible Arbeitszeiten & Arbeitszeitmodelle
• Potenzial fördern: zielgerichtete Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Erholung: 30 Tage Urlaub pro Jahr, Gleittage
• Familienfreundlich: Gleitzeit, Ferienbetreuung, Elder Care
• Gesundheitsangebote: Sport, Betriebsarzt, mentale Gesundheit
• Vorsorge fürs Alter: Betriebliche Altersversorgung

Wir sind Helmholtz Munich, ein deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt. Wir suchen nach talentierten Menschen, die sich für unsere Arbeit begeistern können.

Bei uns kannst du deine Talente und deine Leidenschaft einsetzen, um gemeinsam den wissenschaftlichen Fortschritt voranzutreiben.

Wir bieten eine vielfältige Arbeitsumgebung, in der du dich entfalten kannst.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung