Wir suchen eine engagierte Persönlichkeit für die Position des Büroleiters, die für die effiziente Organisation und Verwaltung unseres Empfangsbereichs verantwortlich ist. In dieser Rolle sind Sie der erste Ansprechpartner für unsere Kunden und Partner und kommunizieren sowohl in deutscher als auch in englischer Sprache.

• Empfangsmanagement: Leitung des Empfangsbereichs und erster Kontaktpunkt für Besucher.
• Post- und E-Mail-Verwaltung: Verwaltung des Firmenmailaccounts sowie Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost.
• Kommunikation: Eigenverantwortliche Abstimmung mit externen Dienstleistern.
• Büromaterialverwaltung: Bestellung und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien.
• Organisatorische Betreuung: Unterstützung bei organisatorischen Themen rund um die Immobilie.
• Administrative Aufgaben: Durchführung verschiedener administrativer Tätigkeiten und allgemeiner Verwaltungsaufgaben.
• Reise- und Hotelmanagement: Organisation von Hotel- und Reiseangelegenheiten für den Standort.
• Eventmanagement: Planung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen.
• Terminmanagement: Koordination von Terminen sowie Vor- und Nachbereitung der Meetingräume.
• Technische Unterstützung: Buchung und technische Begleitung von Videokonferenzen.
• Personaladministration: Organisation von Vorstellungsgesprächen und Betreuung von Praktikanten.
• Rechnungsprüfung: Überprüfung und Bearbeitung von Rechnungen sowie Kassenführung.
• Finanzmanagement: Unterstützung bei der digitalen Buchhaltung und Abwicklung von Zahlungen.
• Teamarbeit: Enge Zusammenarbeit mit dem Finanz- und Verwaltungsmanager.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Erfahrung in einer ähnlichen Position.
• Ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeiten.
• Strukturierte und organisierte Arbeitsweise.
• Soziale Kompetenz und Empathie.
• Kenntnisse im Office-Management.
• Eigenverantwortlichkeit und Serviceorientierung.
• Belastbarkeit und Stressresistenz.
• Lösungsorientiertes Denken.
• Hohe IT- und Zahlenaffinität.
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office.

• Die Möglichkeit, aktiv zu gestalten und sich weiterzuentwickeln.
• Ein dynamisches, motiviertes Team mit viel Eigenverantwortung.
• Flache Hierarchien und eine offene Unternehmenskultur.
• Fokus auf persönliche und berufliche Entwicklung.