Verwaltungsmitarbeiter/in

Administrative Unterstützung:

• Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen.
• Pflege des Kalenders der Geschäftsführung und Priorisierung von Terminen.
• Erstellung von Präsentationen, Berichten und anderen relevanten Dokumenten.
• Bearbeitung der Korrespondenz (E-Mails, Briefe, Telefonate).

Projektmanagement:

• Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Projekten.
• Überwachung von Projektmeilensteinen und Fristen.
• Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern.

Informationsmanagement:

• Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen und Informationsmaterialien.
• Durchführung von Recherchen und Bereitstellung relevanter Informationen.
• Verwaltung und Pflege von Datenbanken und Ablagesystemen.

Kommunikation:

• Zentrale Kommunikationsschnittstelle zwischen der Geschäftsführung und anderen Abteilungen.
• Koordination und Nachverfolgung von Anfragen und Aufgaben.

Event- und Meeting-Management:

• Organisation und Koordination von internen und externen Veranstaltungen.
• Protokollführung bei Meetings und Nachbereitung von Besprechungsergebnissen.

Bildung und Qualifikationen:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung - ein Studium ist von Vorteil.
• Zusätzliche Qualifikationen im Bereich Management Assistenz oder Sekretariat sind wünschenswert.

Berufserfahrung:

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Position, idealerweise in einem internationalen Umfeld.
• Erfahrung im Projektmanagement und in der Zusammenarbeit mit Führungskräften.

Fachliche Kenntnisse:

• Ausgezeichnete Kenntnisse der MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Kenntnisse in der Nutzung von Projektmanagement-Tools und CRM-Systemen sind von Vorteil.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; weitere Fremdsprachen sind ein Plus.

Persönliche Kompetenzen:

• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an Genauigkeit.
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und sicheres Auftreten.
• Fähigkeit, selbstständig und proaktiv zu arbeiten.
• Hohe Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Belastbarkeit und Flexibilität, auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf zu bewahren.

Soft Skills:

• Teamfähigkeit und soziale Kompetenz.
• Problemlösungsorientiertes Denken und Handeln.
• Kunden- und serviceorientierte Arbeitsweise.

Sie profitieren von einem wettbewerbsfähigen Gehalt und weiteren Vorteilen:

• Flexible Arbeitszeiten und hybride Arbeitsmodelle.
• Kontinuierliche Weiterbildung und berufliche Entwicklungsmöglichkeiten.
• Kostenloses, nahrhaftes Essen und Getränke in der Kantine.
• Zugang zu einem kostenlosen Fitnessstudio und Betriebssportaktivitäten wie Tennis, Fußball, Yoga usw.
• Attraktive Leasingangebote für Fahrzeuge.