Ihre Rolle

• Effizientes Office-Management und wirksame Durchführung allgemeiner administrativer Aufgaben für den Leiter und das Team des Bereichs Corporate Auditing & Risk Management
• Verantwortung für das interne und externe Bestellwesen
• Vertragsmanagement und Kostenüberwachung der Abteilung inkl. der Auftrags- und Zahlungsabwicklung mit externen Dienstleistern
• Selbstständige Administration und Organisation von Abteilungsangelegenheiten u.a. SAP Abwicklung, Rückstellungen, Koordination und Organisation von Workshops und Veranstaltungen (auch online)
• Planung und Organisation von Dienstreisen im In- und Ausland (inkl. Visa, Pass und Zollangelegenheiten) sowie Erfassung, Abrechnung und Überwachung der Reisekosten
• Administrative Verantwortung für das technische und organisatorische Onboarding neuer Mitarbeiter (u.a. Arbeitsplatz, Bestellung und Bereitstellung von Equipment)
• Absicherung der Organisationspflichten für den Bereich und Organisation von verpflichtenden Aktivitäten (z.B. Arbeitssicherheit, Geräteprüfung, Korrekturen) und Pflege von Nachweisen und Datenbanken (z.B. Quentic)
• Kommunikation und Zusammenarbeit mit internen und externen Schnittstellen im Assistenzbereich so wie die Unterstützung und Mitwirkung bei abteilungsinternen Projekten und der Umsetzung der Strategie

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische / betriebswirtschaftliche Ausbildung mit einer aufgabenspezifischen Zusatzqualifikation (z.B. Managementassistenz)
• Gute Kenntnisse ZEISS und gute Vernetzung in der Organisation durch mehrjährige Berufserfahrung in einem anspruchsvollen Assistenzumfeld (Vorstand, Geschäfts- bzw. Bereichsleiterebene) bei ZEISS
• Sicherer und routinierter Umgang mit wesentlichen ZEISS Office Anwendungen (SAP, Office365, Miro, Quentic, usw.) und der Zusammenarbeit im mobilen und bürogebundenen Arbeiten
• Nachgewiesene eigenverantwortliche und strukturierte Arbeitsweise gepaart mit einem hohen Grad an Zuverlässigkeit und einem vertraulichen Umgang mit sensiblen Sachverhalten
• Freude an interkultureller und bereichsübergreifender Zusammenarbeit
• Begeisterung für komplexe administrative Aufgaben und, auch in Konfliktsituationen, sicherer Kommunikation in deutscher und englischer Sprache

Unser Team

Andre Grunzel