Projektassistenz in der Energiebranche

Wir suchen eine erfahrene Teamassistentin, die sich auf die Unterstützung von Projektentwicklung in der Energiebranche spezialisiert hat.

• Erledigen aller organisatorischen und administrativen Aufgaben, wie z.B. Terminplanung, Reiseorganisation und Bürokommunikation.
• Planen, Organisieren und Koordinieren von Veranstaltungen, Sitzungen, Terminen und Dienstreisen.
• Abwickeln und Koordinieren der Bürokommunikation, einschließlich Telefon- und Schriftverkehr, sowie Terminüberwachung.
• Verfolgung der Erledigung von Aufgaben und To-do-Listen, Koordination und Follow-up von internen und externen Parteien.
• Erstellung von Dokumenten und Präsentationen, Projektauswertungen und Berichten, einschließlich Qualitätskontrolle.
• Vorbereitung von Sitzungen: Koordinierung der Teilnehmer, Reservierungen.
• Abfassung und Verteilung von Sitzungsprotokollen.
• Führen und Verwalten von Akten, Dateien und Statistiken.
• Bestellung von Leistungen und Lieferung mit SAP und anderen konzernweiten Software.
• Ansprechpartner für die Koordination mit internen Dienstleistern (Facility Management, Büroservice, etc.).
• Unterstützung bei Einkaufsprozessen.
• Unterstützung bei der Ausführung verschiedener interner Verwaltungsvorgänge.

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Ausbildung.
• Mindestens 3 Jahre einschlägige Berufserfahrung als Team- oder persönliche Assistenz.
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sicherer Umgang mit IT-Hardware sowie Bürosoftware wie z.B. Microsoft Office Suite, MS Teams, idealerweise SAP etc.
• Selbständige, verantwortungsbewusste und strukturierte Arbeitsweise, Planungsgeschick und sehr gute organisatorische Fähigkeiten.
• Ausgeprägter Sinn für Zuverlässigkeit, Gründlichkeit, Wahrung der Vertraulichkeit, Fähigkeit zum Multitasking in einem sich rasch verändernden Umfeld.
• Ausgeprägte Schreibfähigkeiten, Beziehungsfähigkeit, Sinn für Teamarbeit, Diplomatie.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung

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