Office Manager

Wir bringen die Mobilität der Zukunft schneller auf die Straße Mit unserer einzigartigen Kombination aus tiefem Automotive Systemverständnis, modernster Testinfrastruktur und Projektmanagement-Know-how beschleunigen wir Entwicklungszyklen der Fahrzeugentwicklung und reduzieren Gewährleistungsrisiken für unsere Kunden. So ermöglichen wir unseren Kunden aus Automotive und Energie, neue Technologien in Rekordzeit und höchster Qualität zur Serienreife zu bringen. Wir: sind lösungsorientiert und finden immer einen Weg. sind inspirierend, offen gegenüber Menschen und neuen Ideen. sind wissbegierig und gehen Herausforderungen mit Freude an. sind Teamplayer – einer für alle, alle für einen und teilen gerne unser Wissen. haben Drive und übernehmen gerne Verantwortung im Unternehmen. haben Spaß an dem, was wir tun und machen die richtigen Dinge richtig. Aufgaben Empfang & Wohlfühlmanagement Gästebetreuung: Du begrüßt Besucher:innen professionell und herzlich – mit dem Ziel: ≥ 95 % positives Gästefeedback zur Atmosphäre (Klang, Geruch, Gestaltung, Begrüßung, Komfort) Qualitätskontrolle: Mit deinen regelmäßigen Prüfungen von Empfang, Wartezone und sanitären Einrichtungen sorgst du dafür, dass sich unsere Gäste jederzeit wohlfühlen – und die Zufriedenheit über 95 % liegt, während Rückmeldungen nur als seltene Optimierungshinweise erscheinen Koordination: Du sorgst dafür, dass Gäste rechtzeitig in Meetingzonen oder die V-Lounge übergeben werden – mit mindestens 90 % positivem Feedback zur Koordination Office-Unterstützung Post- & Paketmanagement: Du verteilst eingehende Post zuverlässig – mindestens 95 % innerhalb von 48 Stunden, Versandfehlerquote < 1 % Office-Dokumente: Du unterstützt Teams mit Präsentationen, Tabellen & Dokumenten. Ziel: ≥ 95 % positives Feedback, Bearbeitung innerhalb von 48 Stunden Material- & Ressourcenmanagement: Du stellst sicher, dass Verbrauchsmaterialien, IT-Zubehör und Büroressourcen mindestens zu 95 % verfügbar sind Deine Befugnisse: Gestaltung Empfang & Atmosphäre: Du entscheidest selbstständig über kleinere Anschaffungen und Anpassungen im Rahmen eines Budgets Post- & Paketmanagement: Du koordinierst Annahme, Versand und Verteilung – inkl. Organisation elektronischer Post Teamunterstützung: Du unterstützt bei Dokumenten, Tabellen, Präsentationen und Ad-hoc-Anfragen mit MS-Office-Tools Qualitätskontrolle & Feedback: Du organisierst Gästefeedback und setzt Verbesserungen eigenständig um Qualifikation Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation Erfahrung im Officemanagement, Empfang oder in der Hotellerie von Vorteil Sehr gute Deutschkenntnisse (C2), Englischkenntnisse wünschenswert Selbstständige, strukturierte und serviceorientierte Arbeitsweise mit Ausstrahlung Gastgebermentalität: Du sorgst für ein erstklassiges Besuchererlebnis Organisationstalent: Du priorisierst klar und hältst Office-Abläufe reibungslos am Laufen Technische Fähigkeiten: Du beherrschst MS-Office-Tools sicher und setzt digitale Tools für Prozesse & Feedback ein Detailgenauigkeit: Du erkennst Abweichungen sofort und sorgst für höchste Qualität in Empfang & Office Benefits Flexibel arbeiten, fokussiert liefern: Freiheit im Alltag, Verantwortung im Ergebnis. Leistung zählt: Wir investieren in Menschen, die liefern – mit starken Benefits und echter Entwicklung. Vorausschauend denken: Vermögenswirksame Leistungen & Vorsorge für die, die Zukunft gestalten. Energie, die antreibt: Vegetarische Mahlzeiten in der V-Lounge – bezuschusst, gesund, effizient. Mobilität mit Haltung: Lade dein E-Auto mit eigenem PV-Strom, nutze JobRad oder unser eigenes Carsharing – Nachhaltigkeit als Selbstverständnis. Mach den Unterschied und entwickle dich dabei weiter. VISPIRON SYSTEMS wurde 2002 gegründet und ist ein R&D-Dienstleister mit Sitz in München. Unsere 250 Macher setzen ihr Entwicklungs- und Projektmanagement-Know-how mit Leidenschaft und Pragmatismus ein, um in enger Zusammenarbeit mit unseren Kunden das Automobil der Zukunft zu entwickeln. Wir arbeiten auf Basis des Scale-Up-Frameworks. Mit klarem Strategie-Thinking und konsequentem Execution-Planning. Du wirst von Beginn an organisatorische Klarheit und Rollenklarheit in allen Bereichen vorfinden. In monatlichen 1:1-Gesprächen stehst du in Mittelpunkt und tauschst dich wie in einem Coaching-Prozess über die Core Values, deine individuelle Performance und persönliche Weiterentwicklung aus. Wir sind performance-orientiert, ambitioniert und lernfreudig. Wir fördern Menschen, die eigenständig Verantwortung übernehmen, Resultate schaffen und stetig besser werden wollen. Hier zählt nicht, wie lange du dabei bist, sondern welchen Unterschied du machst. Dein Ansprechpartner Sophie Lang Tel.: +49 17615297101