Koordination der Geschäftsstelle

Der Marketing Club Berlin ist das Netzwerk der Marketing-Professionals mit ca. 330 Firmen- und Einzelmitgliedern. Als berufliche Plattform stehen wir für fachlichen und inspirierenden Wissensaustausch über innovative Marketingthemen und -trends. Durch Veranstaltungen, Wettbewerbe, Weiterbildungen und Kommunikation sorgen wir für mehr Expertise und Sichtbarkeit. Mit einem Ziel: Marketing und Berlin weiter voranzubringen Geführt wird der Marketing Club Berlin e.V. von einem ehrenamtlich agierenden Vorstandsteam aus sieben Personen sowie der Geschäftsstelle, bestehend aus der Koordination sowie einer studentischen Mitarbeitenden. Zum 1. Februar 2026 suchen wir eine Koordination der Geschäftsstelle (m/w/d) auf fester oder freier Basis in Teilzeit (25 Stunden) , die den Club organisatorisch und administrativ verantwortet und sehr eng mit dem Vorstandsteam zusammenarbeitet. Aufgaben 1. Gesamtorganisation & operative Club-Koordination Koordination der Geschäftsstelle Zusammenarbeit und Koordination mit Vorstand, Beirat, Partnern und Mitgliedern Vorbereitung, Protokollierung und Nachbereitung aller Vorstandssitzungen Erstellung von Unterlagen, Präsentationen, Reportings, Beschlussvorlagen Kommunikation mit dem Dachverband 2. Eventmanagement Ganzheitliche Steuerung unserer drei Großevents (Neujahrsempfang, Sommerempfang, Berliner Marketingpreis): diese Events sind zwar Gesamtaufgabe des Vorstands, bedürfen aber einer konkreten, ganzheitlichen Steuerung. Aufgaben hier u.a. Projektmanagement, Location-Sourcing, Cateringorga, Regieablaufplanung, Gäste- und Speaker Management Unterstützung bei unseren kleineren Standard-Events (ca. 17): Hilfe bei der Location-Suche, Setup der Landingpages im System, Einladungs- und Gästemanagement, Akkreditierung & Photos beim Event, Eventkommunikation und Contentnachbereitung per eMail und SocialMedia 3. Sponsoring & Partnerschaften Vorbereitung, Pflege und Weiterentwicklung aller Partnerbeziehungen Erstellung & Verwaltung von Sponsoringpräsentationen Vertragsabstimmungen Kontrolle und Dokumentation der Vertragsbestandteile Unterstützung bei Partneraktivierungen auf Events 4. Mitgliederverwaltung & Community-Building Betreuung der bestehenden Mitglieder und Interessenten Onboarding, Kündigungen, Rückgewinnung, Upgrades Pflege der Mitgliederdatenbank Verwaltung von Mitgliedsbeiträgen inkl. Mahnwesen Community-Kommunikation via E-Mail, LinkedIn, WhatsApp-Gruppen 5. Finanzen & Administration Budgetplanung und kontinuierliches Controlling Rechnungsstellung und -prüfung Abstimmung mit dem Steuerbüro Organisation Jahresmitgliederversammlung inkl. Unterlagen 6. Marketing & Kommunikation Content-Erstellung für Social Media (v. a. LinkedIn & Instagram) Newslettererstellung über CleverReach Unterstützung bei Pflege der Website & Erstellung von Presseunterlagen Qualifikation Abgeschlossenes Studium oder eine vergleichbare kaufmännische Aus-/Weiterbildung Erfahrung im Bereich Eventmanagement, Office-Management, Marketing und/oder Vereinsorganisation Organisationstalent und selbstständige Arbeitsweise Freude an Netzwerken, Kommunikation und der Berliner Marketing-Szene Souveränes Auftreten gegenüber Partnern, Sponsoren und Vorständen Strukturierte Arbeitsweise Sehr gute Deutschkenntnisse, routinierter Umgang mit gängigen Tools Benefits Eine zentrale Rolle im Herzen des größten Marketingclubs der Hauptstadt Zugang zu Branchenevents, Fachthemen & relevanten Kontakten Gestaltungs- und Entwicklungsmöglichkeiten Flexibles Arbeitszeiten und Homeoffice-Regelung Eine offene, motivierte Community- Ein engagiertes, ehrenamtliches Vorstandsteam (7 Vorständinnen und Vorstände mit jeweiligen Ressort-Verantwortlichkeiten)