Assistenz der Geschäftsführung

Zur Unterstützung unserer Geschäftsführung suchen wir eine zuverlässige, strukturierte und kommunikationsstarke Assistenz, die gerne organisiert, sauber kommuniziert und Abläufe effizient steuert. Wenn du gerne telefonierst, schriftlich stark bist und Freude an klaren Prozessen hast, bist du bei uns genau richtig. Du bringst bereits Erfahrung im Office-Management, der Assistenz oder in der Kommunikation mit Behörden, Kunden oder Teilnehmenden mit? Perfekt Das BZKI Bildungszentrum für Künstliche Intelligenz ist ein TÜV-zertifizierter Bildungsträger für Erwachsenenbildung. Wir glauben daran, dass Künstliche Intelligenz nicht nur großen Konzernen vorbehalten sein sollte. Unser Ziel ist es, auch kleinen und mittleren Unternehmen die Möglichkeit zu geben, durch KI zu wachsen und ihre Prozesse zu automatisieren – mit praxisnahen KI-Lösungen, die echten Mehrwert bieten. Aufgaben Als Assistenz der Geschäftsführung bist du zentrale organisatorische und kommunikative Schnittstelle im Unternehmen. Deine Aufgaben: Annahme und proaktive Durchführung telefonischer Gespräche mit Interessenten, Teilnehmern und Arbeitsagenturen Terminvereinbarung und -koordination für Teilnehmer, interne Abläufe und die Geschäftsführung Beantwortung und Formulierung von E-Mails im Auftrag der Geschäftsführung Klärung organisatorischer Fragen und Abstimmung mit Teilnehmern Schriftliche und telefonische Abstimmung mit der Agentur für Arbeit zu geförderten Weiterbildungen Dokumentation, Verwaltung und Nachverfolgung relevanter Unterlagen und Vorgänge Pflege und Organisation der Teilnehmer- und Kommunikationsprozesse im CRM Allgemeine administrative Tätigkeiten sowie Unterstützung im Tagesgeschäft der Geschäftsführung Bearbeitung eingehender Bewerbungen, Vorqualifizierung von Kandidat:innen und Koordination von Vorstellungsgesprächen Die Einarbeitungsphase ist praxisnah aufgebaut. Du wirst Schritt für Schritt eingearbeitet und lernst alle Prozesse, Tools und Gesprächsstrategien kennen. Qualifikation Wir suchen keine perfekten Lebensläufe, sondern Menschen mit Kommunikationsstärke, Struktur und Verantwortungsbewusstsein: Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksweise in deutscher Sprache Klare, professionelle und ruhige Kommunikation am Telefon Strukturierte, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise Freude an Organisation, Verwaltung und Kontakt mit Menschen Sicherer Umgang mit digitalen Tools, E-Mail und CRM-Systemen Professionelles Auftreten und hoher Qualitätsanspruch Vorerfahrung in Assistenz, Verwaltung, Teilnehmerbetreuung oder Behördenkommunikation ist ein Plus – aber kein Muss Ein bestimmter Abschluss ist nicht erforderlich – entscheidend ist deine Motivation, und dass du zuverlässig arbeitest. Benefits Wir bieten dir nicht nur einen spannenden Job, sondern ein modernes Arbeitsumfeld, in dem du dich wohlfühlen und wachsen kannst: 💻 Modernes Equipment: Du arbeitest mit Apple-Geräten und ergonomischer Ausstattung inkl. höhenverstellbarem Schreibtisch. 🎓 Regelmäßige Weiterbildungen zu Kommunikation, KI, Office- und Prozessmanagement ☕ Kaffeevollautomat, Getränke, Gutscheine und Mitarbeiterrabatte – für dein Wohlbefinden im Arbeitsalltag. 🧘 Langfristige Perspektive: Wir möchten mit dir langfristig zusammenarbeiten und gemeinsam wachsen 💰 Einstiegsgehalt von 3.500 € brutto/Monat plus Urlaubs- und Weihnachtsgeld Wir beim BZKI glauben, dass echte Veränderung nur durch Menschen entsteht, die an das glauben, was sie tun – und bereit sind, die Extrameile zu gehen. Wenn du nicht nur einen Job, sondern eine Aufgabe mit Sinn suchst und das Thema KI für dich mehr ist als nur ein Hype, dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen. 👉 Bewirb dich jetzt – und werde Teil unserer Mission, KI für alle zugänglich zu machen.