Operations Administrator
vor 3 Wochen
**FIXED-TERM, FULL-TIME JOB VACANCY**
**OPERATIONS ADMINISTRATOR**
**Operations Department**
**Berlin Office**
**Application Deadline: Open Until Filled**
The Operations Department of Human Rights Watch (HRW) is seeking applicants for the position of Operations Administrator to provide day-to-day support in ensuring the smooth and efficient running of HRW’s Berlin office. This is a fixed-term, full-time position at 40 hours per week for parental leave coverage, which will continue through 30 September 2024. This position is based in the Berlin, and reports to the Senior Associate Director for European Operations, based in Geneva, Switzerland.
**_ Responsibilities:_**
**Finance**
1. Act as the local Finance representative and assist with the implementation of Finance policies locally;
2. Manage the bank accounts and cash flows;
3. Assist the Senior Associate Director for European Operations in establishing and monitoring the office budget;
4. Record all monthly financial activity into the organization’s financial system;
5. Process financial transactions, including payroll, pensions, monthly bill payments, expense reimbursements and disbursements;
6. Run internal and external financial reports;
7. Process and track expenditures and revenue transactions;
8. Process, track, and file inter-company transfers;
9. Work with financial service vendors such as auditors, accountants and governmental tax offices; and
10. Handle issues in relation to HRW’s legal status, registrations and related requirements.
**Legal/Governance**
1. Assist the Regional Operations Manager with handling issues in relation to HRW’s legal and charitable status;
2. Work with the Regional Operations Manager to ensure compliance with local laws, and liaise with general counsel on issues related to corporate and governance laws, labor laws, charity, health and safety laws etc.;
3. Plan, organize and coordinate Board meetings of the German Association, liaise with board members, prepare and distribute all necessary documents, take minutes, and carry out other administrative duties related to Boards coordination;
4. Ensure all entity information is updated on HRW’s entities database; and
5. Work in coordination with the Regional Operations Manager and Finance to prepare inter-company transfers, and payment schedules.
**Human Resources**
1. Act as the local HR representative and assist with the implementation of HR policies locally;
2. Respond to staff on general HR queries;
3. Maintain a good understanding and working knowledge of and compliance with local employment laws;
4. Assist with the recruitment, on-boarding and departure of local staff, fellows, consultants and interns;
5. Administer and process local employee payroll, pensions, health benefits and insurance;
6. Liaise and assist HR staff in headquarters with legal and HR audit issues locally;
7. Liaise with local government offices, insurance and pension providers and other HR service providers;
8. Research and assist with immigration, visas and relocation of employees; and
9. Maintain a unified filing system and attendance management database.
**Facilities Administration**
1. Maintain the smooth and effective functioning of the office;
2. Handle general office maintenance and facilities issues;
3. Liaise with the landlord on issues relating to the premises;
4. Engage suppliers and providers and negotiate commercial and services contracts in a cost-effective manner;
6. Coordinate office social events and related logistics;
7. Maintain office security and protocols; and
8. Ensure office safety standards are in compliance with local regulations.
**Information Technology**
1. Liaise with IT/helpdesk to troubleshoot computer problems and back up and update network files as necessary and
2. Liaise with IT or local phone service and internet provider to troubleshoot phone and internet problems.
**Other**
1. Travel occasionally, as required; and
2. Carry out other duties as necessary.
**_ Qualifications_**_:_
**Education**:A bachelor’s degree or equivalent training in finance, accounting, bookkeeping, business administration, nonprofit management, human resources or a related field is required.
**Experience**: A minimum of three (3) years of operations or administrative experience, preferably in a global organization, is required. Experience in accounting, bookkeeping, nonprofit management, and/or human resources is highly desirable.
**Related Skills and Knowledge**:
1. Strong organizational, administrative, analytical, and financial skills are required.
2. Strong interpersonal skills and attention to detail are required.
3. Self-motivation and the ability to take initiative, prioritize with mínimal supervision, problem solve, and work independently as well as function as a member of a team with staff in multiple locations globally are required.
4. Ability to work well under pressure while juggling multiple tasks simultaneously and working effectively to
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Operations Administrator, Germany
vor 4 Wochen
Berlin, Deutschland Human Rights Watch VollzeitFIXED-TERM, FULL-TIME JOB VACANCYOPERATIONS ADMINISTRATOROperations DepartmentBerlin OfficeApplication Deadline: Open Until FilledThe Operations Department of Human Rights Watch (HRW) is seeking applicants for the position of Operations Administrator to provide day-to-day support in ensuring the smooth and efficient running of HRW’s Berlin office. This is...
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Security administrator
vor 4 Wochen
Berlin, Berlin, Deutschland Zvoove Group Gmbh VollzeitStellen-ID: 15460-EVStandort: Berlin Anstellungsart(en): Vollzeit Beim Aufbau eines nationalen Security Operations Centers, suchen wir als Unterstützung nächst möglichen Zeitpunkt einen Technical Security Administrator. Ausbildung und Erfahrung im IT-Security Umfeld Umfangreiche Erfahrung in Windows Client- und Serversystemen Sehr gute Kenntnisse in Linux...
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Senior System Administrator
vor 1 Monat
Berlin, Deutschland BWI GmbH Vollzeit**Sorgen Sie gemeinsam mit uns für die digitale Zukunftsfähigkeit unseres Landes.**: Als IT-Systemhaus der Bundeswehr und IT-Dienstleister des Bundes bieten wir umfassende IT-Services aus einer Hand. Mit über 6.500 Mitarbeiter*innen zählen wir zu den zehn größten IT-Service-Providern Deutschlands. Wir suchen authentische IT-Liebhaber*innen, die ihre...
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Big Data
vor 4 Wochen
Berlin, Deutschland Comprehensive Business Services CBS Vollzeit**Our client A Company working in the field of IT seeking Big Data & Kubernetes Administrator**: As a Big Data & Kubernetes Administrator at in the IT department, you will play a crucial role in managing and optimizing our big data infrastructure and Kubernetes clusters. Your responsibilities will include ensuring the smooth operation of our big data...
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System Administrator
vor 1 Monat
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Facilities Administrator
vor 4 Wochen
Berlin, Deutschland R3vamp Vollzeit**Facilities Administrator** **Berlin (Hybrid)** **Circa €45k per annum** **Your New Job** Working with a global software development organisation you will oversee the smooth operation of various administrative and facility management tasks within an office environment. This includes coordinating courier pick-ups, managing postal services, communicating...
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Linux Administrator
vor 4 Wochen
Berlin, Deutschland THRYVE VollzeitBerufsbezeichnung: Linux-Administrator (Storage Operations Engineer)Standort: Hybrid in Berlin (bis zu 40 % Homeoffice)Fließende Englischkenntnisse erforderlich, Deutsch ist ein PlusGehalt: bis zu 65.000€!Aufgaben:Unser funktionsübergreifendes, voll agiles Speicherteam entwickelt und pflegt die Leistungs-, Zuverlässigkeits- und Effizienzanalysen der...
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Administrator in Für Netzwerkservices
vor 4 Wochen
Berlin, Deutschland IT-Dienstleistungszentrum Berlin VollzeitAdministrator*in für Netzwerkservices **Berufsfeld**:IT-Administration**Kennziffer**:096/2024**Zielgruppe**:Berufserfahrene**Befristung**:Unbefristet**Veröffentlichungsdatum**:22.04.2024**Du suchst eine spannende Aufgabe mit positivem gesellschaftlichem Impact?** Lass uns gemeinsam daran arbeiten, die Grundlage für eine moderne und zukunftsfähige...
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D365 Administrator
vor 1 Monat
Berlin, Deutschland ON RUNNING Vollzeit**Stellenbeschreibung**: At a Glance: We are looking for an experienced and agile D365 Administrator / Technical Specialist to join our international IT team and take the digitalisation of our business to the next level. This pivotal role will also be the central point of contact for various On IT Teams and On Team Members for day to day support of our...
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Berlin, Deutschland Zeit für Brot VollzeitÜBER DIE STELLE Möchtest du dazu beitragen, unser Warenwirtschaftssystem auf das nächste Level zu bringen? Suchst du eine spannende Möglichkeit, deine Fähigkeiten als Werkstudent (m/w/d) ERP / IT System Administrator einzusetzen? Dann bist du bei uns genau richtig! Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen engagierten und motivierten Teamplayer,...
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System Administrator
vor 4 Wochen
Berlin, Deutschland Ratbacher GmbH VollzeitSie möchten die Digitalisierung der Gesundheitsbranche vorantreiben? Dann sind Sie bei unserem Kunden genau richtig. Mit über 3000 Mitarbeitern fördert unser Kunde die Qualität der medizinischen Versorgung und treibt die Digitalisierung des Gesundheitswesens voran. Bringen Sie die Modernisierung der Gesundheitsbranche als System Administrator mit...
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Technischer Administrator ERP
vor 1 Monat
Berlin, Deutschland KA Resources VollzeitFür meinen österreichischen Endkunden suche ich einen technischen Administrator (m/w/d) für das ERP System Microsoft Dynamics 365 FO in Berlin, dessen Hauptaufgabe darin besteht, die Systemadministration für MS Dynamics 365 Finance & Operations-Umgebung zu verwalten. Es handelt sich um ein mehrfach nationales und europaweit ausgezeichnetes Unternehmen...
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2x Administrator in Network Security
vor 4 Wochen
Berlin, Deutschland IT-Dienstleistungszentrum Berlin Vollzeit2x Administrator*in Network Security / Web-Application-Firewalls und Load-Balancer **Berufsfeld**:IT-Administration**Kennziffer**:095/2024**Zielgruppe**:Berufserfahrene**Befristung**:Unbefristet**Veröffentlichungsdatum**:22.04.2024**Du suchst eine spannende Aufgabe mit positivem gesellschaftlichem Impact?** Lass uns gemeinsam daran arbeiten, die Grundlage...
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Construction Administrator
vor 4 Wochen
Berlin, Deutschland ib vogt GmbH VollzeitThe new sustainability: want to join a renewable energy pioneer? Our mission is to advance large-scale photovoltaics to meet the growing global demand for clean electricity. Come be a part of our success story! To support our operations team, beginning at the earliest possible date, we are looking for a qualified and dedicated - Construction Administrator...
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Fund Operations Manager
vor 4 Wochen
Berlin, Deutschland Moonfare VollzeitFund Operations Manager (m/f/d) The Fund Operations team manage the day-to-day operations of Moonfare’s investment vehicles and drive key projects to help us excel operationally and provide our investors with a first-class investment experience. The Fund Operations Manager will own the day-to-day management tasks of our feeder funds, take...
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Senior IT Administrator
vor 4 Wochen
Berlin, Deutschland AMCS Group VollzeitPassionate people for sustainable software Our mission is to connect, engage, and inspire all EHSQ and ESG stakeholders. We aim to provide clarity and guidance in the area of occupational safety, environmental, quality and sustainability management and to create digital solutions. About us - We are one of the leading solution providers of Software...
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Service Administrator
vor 2 Wochen
Berlin, Deutschland Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung VollzeitWe are looking to strengthen our team in the "Information Technology" department in Berlin-Steglitz at the earliest possible date for a Administrator Network and Monitoring Services (m/f/d) Pay group 11 TVöD Full-time/part-time suitable The Federal Institute for Materials Research and Testing (BAM) is a scientific and technical higher federal authority...
