Kd Assistenz

Stellenausschreibung Nr. 068 - 2023

Das Leibniz-Institut für Polymerforschung Dresden e. V. (IPF) ist ein außeruniversitäres Forschungsinstitut und Mitglied der Leibniz
- Gemeinschaft. Es betreibt weltweit anerkannte anwendungsorientierte Grundlagenforschung zu neuen Polymermaterialien für
Zukunftstechnologien u.a. auf den Gebieten Energie, Mobilität, Gesundheit, Nachhaltigkeit und Kommunikation und unterstützt die
Überführung von Forschungsergebnissen in die Anwendung. Die Forschungsarbeit erfolgt auf Basis modernster technischer Ausstattung in
interdisziplinärer Zusammenarbeit zwischen den fünf Instituten des IPF und eingebettet in zahlreiche nationale und internationale
Kooperationen. Das IPF fördert den wissenschaftlichen Nachwuchs und ist als familienfreundlicher Arbeitgeber gemäß Audit

Zur Verstärkung unseres Teams im Kaufmännischen Bereich suchen wir ab sofort einen qualifizierten und hoch
motivierten

Assistenten (m/w/d) mit 40 Wochenstunden

Arbeitsaufgaben:
Assistenz der kaufmännischen Direktorin, Office Management für den administrativen Bereich und Koordination der
Verwaltungsmitarbeiter des KD-Sekretariats, unter anderem

Koordination und Aufgabendisposition der Mitarbeiter der kaufmännischen Direktion
Unterstützung der Verwaltungsgruppen bei administrativen Aufgaben, insbesondere bei der Dokumentation

von Verwaltungsprozessen und der Steuerung von Verwaltungsabläufen
Pflege von Organisationsdokumenten (Organigramm, Organisationshandbuch, Ablaufbeschreibungen, u.ä.)
Sicherstellung und Koordination der Archivierung der physischen Akten für den Zeitraum der gesetzlichen

Aufbewahrungsfrist
Mitwirkung bei Projekten der Digitalisierung, Dokumentation der digitalen Abläufe, Aufbereitung von

Unterlagen zur Information über die Verwaltungsabläufe
Projekt
- und Changemanagement für die Durchführung verwaltungsinterner Organisationsprojekte
Organisation und inhaltliche Vorbereitung institutioneller Sitzungen, Meetings und Gremiensitzungen
einschließlich Anfertigung der Arbeitsprotokolle und Auswertungen
Erstellung von Präsentationsunterlagen, Graphiken, Tabellen und Berichten
Vorbereitung der Unterlagen für Register
- und Satzungsangelegenheiten
Vor
- und Nachbereitung von Terminen des Vorstandes
Korrespondenz mit den Gremienmitgliedern
Recherche in unterschiedlichen Medien zu Rechtsangelegenheiten und Aufbereitung der Unterlagen

Einstellungsvoraussetzungen:
Kauffrau/mann für Bürokommunikation/geprüfte Sekretär/in, Fremdsprachenkorrespondent/in, Internationale
Managementassistent/in oder vergleichbar

Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position wünschenswert
Strukturierte, selbstständige und engagierte Arbeitsweise mit sehr gutem Organisationsvermögen
Zuverlässige Arbeitsweise, Belastbarkeit sowie uneingeschränkte Loyalität und Diskretion
Hohe Arbeitsgenauigkeit mit hohem Qualitätsanspruch
Flexibilität, Kommunikationsstärke und schnelle Auffassungsgabe
Positive Ausstrahlung und sicheres, repräsentatives Auftreten
Sehr gute MS Office-Kenntnisse
Verhandlungssichere Deutsch
- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Der ausgeschriebene Arbeitsplatz kann auch in Teilzeit besetzt werden.

Was Sie erwarten können:
Wir bieten Ihnen eine vielseitige und interessante Herausforderung in einem internationalen Arbeitsumfeld und eine
angemessene Bezahlung. Das Entgelt und die Sozialleistungen (u.a. eine betriebliche Altersversorgung, Jobticket, eine flexible
familienfreundliche Arbeitszeit und arbeitsplatzbezogene Weiterbildung) richten sich entsprechend der Qualifikation nach
dem Tarifvertrag für den Öffentlichen Dienst der Länder.

Das IPF Dresden strebt in allen Bereichen nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher
Eignung bevorzugt berücksichtigt. Ferner will das IPF den Anteil an Frauen in den Bereichen erhöhen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Frauen werden deshalb
ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben.
Die vom IPF erhobenen personenbezogenen Daten zu Ihrer Bewerbung sowie deren Auswertung werden ausschließlich für Zwecke des Bewerbungsverfahrens
auf Grundlage vertraglicher Maßnahmen nach Art. 6 Abs. 1 b DS-GVO verarbeitet. Eine Übermittlung dieser Daten an Dritte erfolgt nicht. Empfänger sind die
zuständigen Mitarbeiter, der Betriebsrat sowie ggf. die Schwerbehindertenvertretung und Gleichstellungsbeauftragte des IPF. Eine Löschung Ihrer uns
überlassenen Bewerberdaten nehmen wir 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens, d.h. entweder nach Besetzung der ausgeschriebenen Stelle oder
nach unserer Entscheidung, die Stelle doch nicht zu besetzen, vor. Für datenschutzrechtliche Fragen und zur Wahrnehmung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte

Bitte senden Sie Ihr Bewerbungsschreiben unter Angabe der obigen Stellenausschreibungsnummer an die
Schausberger (0351/4658 220).

Leibniz-Institut für Polymerforschung Dresden e.V.
Frau Susanne Otto
Leiteri