Assistenz Der Geschäftsführung

**Job Description Summary**: Die Stelle umfasst die Unterstützung der Geschäftsführung in operativen und strategischen Belangen, einschließlich eigenverantwortlicher Projektarbeit. Zu Ihren Aufgaben gehören die Organisation von Kundenbesuchen und Veranstaltungen, das Erstellen von Präsentationen sowie die allgemeine Verwaltung und Abrechnung von Dienstreisen des Managements.

This position involves supporting the executive management in both operational and strategic matters, including independent project work. Responsibilities include organizing client visits and events, creating presentations, as well as general administration and handling the travel expenses of the management team.

**Ihre Aufgaben in der Assistenz**:

- Unterstützung der Geschäftsleitung sowohl in operativen als auch in konzeptionellen Aufgaben.(eigenverantwortliche Bearbeitung von Projekten)
- Unterstützung bei Organisation von Kundenbesuchen und Events
- Erstellen von Statistiken, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen
- Allg. Verwaltungstätigkeiten (u.a. Requisitions für Bestellungen auslösen)
- Buchung und Abrechnung von Dientsreisen der Geschäftsführung und des Leadership Teams

**Your responsibilities in the assistant role**:

- Support of leadership team: operational and conceptual tasks (independent handling of projects)
- Assistance in organizing of customer visits and events
- Preparation of statistics, presentations and decision papers
- General administrative activities (e.g..requisitions for orders)
- Travel booking and accounting for the Managing Directors and the leadership team

**Ihre Aufgaben im Contract Management & als Legal Assistant**:

- Eigenständige Verwaltung von Verträgen und rechtlichen Dokumenten in Abstimmung mit dem lokalen General Councel und anderen Fachabteilungen
- Nach Möglichkeit und Kenntnissen, erste Durchsicht und Bearbeitung von Verträgen und Geheimhaltungsvereinbarungen
- Ansprechpartner für Mitarbeiter, Lieferanten, Geschäftsleitung, Behörden/Gerichte sowie externe Rechts
- und Patentanwälte
- Organisation der Akten, Datenbanken, Termine und Fristen
- Unterstützung der internen Rechtsabteilung bei der Erstellung von Schriftsätzen sowie Stellungnahmen
- Aktualisierung Handelsregistereintragungen und sonstige administrative Tätigkeiten
- Verwalten und Einholen von Unterschriften der Geschäftsleitung

**Your responsibilities in contract management and as a legal assistant**:

- Independent administration of contracts and legal documents in coordination with the local General Councel and other specialist departments
- If possible and knowledge exists, initial review and processing of contracts and confidentiality agreements
- Contact person for employees, suppliers, management, authorities/courts and external lawyers and patent attorneys
- Organization of files, databases, dates and deadlines
- Support of the internal legal department in preparing legal documents and statements
- Update of the commercial register entries and other administrative activities
- Managing and obtaining signatures from site leadership

**Anforderungen**:

- Industriekaufmann/frau oder artverwandte Ausbilung
- Faible für rechtliche Themen
- Guter Umgang mit digitalen Medien, Word, Teams, Powerpoint, Excel
- Verhandlungssicheres Englisch
- Professionelles Auftreten und angemessene Umgangsformen im Kontakt mit Führungskräften
- Organisationstalent
- Fließende/ Verhandlungssichere Deutsch - und Englischkenntnisse

**Requirements**:

- Industrial business management assistant or similar
- Interested in legal topics
- Good use of digital media, Word, Teams, PowerPoint, Excel
- Professional appearance and appropriate manners when interacting with executives
- Organizational skills
- Fluent in German and English

**We offer **✈️

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