Sekretär in

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- In der Fakultät für Linguistik und Literaturwissenschaft ist die folgende Position zu besetzen:

- Sekretär*in (m/w/d)
- Kennziffer:

- **Tech23432**
- Start: nächstmöglich
- Vollzeit
- Vergütung nach E6 TV-L
- unbefristet
- Die Fakultät für Linguistik und Literaturwissenschaft bietet das größte, interdisziplinär geprägte Studienangebot der Universität Bielefeld. Zur Verstärkung unseres Teams in der Fakultät für Linguistik und Literaturwissenschaft ist eine Stelle als Sekretär*in zu besetzen. Als Stelleninhaber*in sind Sie für die Arbeitsbereiche von drei Professor*innen und für die zentralen Belange des Studienfachs Germanistik zuständig.-
- Ihre Aufgaben
- Allgemeine Sekretariatsaufgaben (ca. 90 %), u. a.:

- selbständige und verantwortungsvolle Büroorganisation des Sekretariats
- Unterstützung bei der Lehrveranstaltungsvorbereitung, u. a. Eintragungen ins eKVV
- Planung und Unterstützung bei der Durchführung der schriftlichen Prüfungen im Fachportal Germanistik und der mündlichen Prüfungen im Basismodul Literaturwissenschaft
- Erledigung von Korrespondenz sowie Auskunftserteilung auf telefonischen, postalischen oder elektronischen Kommunikationswegen
- Terminmanagement, Wiedervorlage, Postein
- und -ausgang sowie Aktenführung
- diverse Schreibtätigkeiten (neben der allgemeinen Korrespondenz auch Aktenvermerke, Berichte, Protokolle, Synopsen etc.)
- Betreuung des Internetauftritts des Faches Germanistik und der Internetauftritte sowie Forschungs
- und Publikationsdatenbanken der Arbeitsbereiche
- Unterstützung bei der Organisation von wissenschaftlichen Tagungen, Workshops, Kolloquien und Exkursionen sowie Betreuung der Gastwissenschaftler*innen
- Mitarbeit an Haushaltsangelegenheiten und Drittmittelprojekten der Arbeitsbereiche (ca. 10 %), insbesondere:

- Ermittlung von Finanzbedarfen
- Überwachung des Mittelabflusses und der verfügbaren Mittel mittels SAP-Berichtswesen
- Erstellung einfacher Ausgabeübersichten
- Unterstützung in Beschaffungsangelegenheiten

Im Rahmen der Wahrnehmung der o. g. Aufgaben ist teilweise auch die Kommunikation in englischer Sprache (telefonisch, per Mail und persönlich) erforderlich.- Ihr Profil
Das erwarten wir
- abgeschlossene Berufsausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Ausbildungsberuf (z. B. als Verwaltungsfachangestellte*r bzw. Angestelltenlehrgang I, Fremdsprachensekretär*in, Sekretär*in, Kauffrau*mann für Büromanagement, Rechtsanwalts
- und Notarfachangestellte*r)
- Aufgeschlossenheit gegenüber dem Wissenschaftsbetrieb
- gute Anwendungskenntnisse im Bereich der Datenverarbeitung und in gängiger Software (MS Office, Internetbrowser etc.)
- gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Freude am Umgang mit unterschiedlichsten Personengruppen
- kooperativer und teamorientierter Arbeitsstil
- selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise
- sehr gute Kommunikationsfähigkeit
- Flexibilität
- Bereitschaft, sich in digitale Prozesse und Formate einzuarbeiten
- Das wünschen wir uns
- Erfahrungen in der Führung eines Sekretariats
- Erfahrungen in der (Hochschul-)Verwaltung
- Kenntnisse in der Haushalts
- und Drittmittelverwaltung
- SAP-Kenntnisse
- Unser Angebot
- Vergütung nach E6 TV-L
- unbefristet
- Vollzeit
- interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
- Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs
- und Präventionsangeboten
- Vereinbarkeit von Familie und Beruf
- sicherer Arbeitsplatz
- fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit
- flexible Arbeitszeiten
- FlexWork: Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
- Möglichkeit eines Job-Tickets für den ÖPNV (regionaler Verkehrsverbund), gute Verkehrsanbindung
- betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
- kollegiale Zusammenarbeit
- offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
- spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten
- modernes Arbeitsumfeld mit digitalen Prozessen
- vielfältige Angebote (Mensa, Cafeteria, Restaurants, Uni-Shop, Geldautomaten, etc.)
- Interessiert?
- Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung. Bitte nutzen Sie hierzu vorzugsweise unser Online-Formular, welches Sie über den unten stehenden Button "JETZT BEWERBEN" erreichen. Alternativ ist eine Übersendung Ihrer vollständigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe der Kennziffer Tech23432 per Post an die angegebene Adresse möglich.
- **Bewerbungsfrist: 17.07.2023**

**Kontakt**
Ines Bzdyk
- 05251 106-5239
- **Anschrift**
Universität Bielefeld
- Ines Bzdyk
- Postfach 10 01 31
- 33501 Bielefeld- Die Universität Bielefeld ist für ihre Erfolge in der Gleichstellung mehrfach ausgezeichnet und als familienfreundliche Hochschule zertifiziert. Sie freut sich über Bewerbungen von Frauen. Dies gilt im besonderen Maße im wissenschaftlichen Bereich sowie in Technik, IT und Handwerk. Bewerbungen von geeigneten schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten behinderten Menschen sind ausdrücklich erwünscht.
- An der Universität Bielefel