Office Assistant

vor 2 Wochen

Duisburg, Deutschland tms Vollzeit

**Reporting Location**:Duisburg - Geitlingstrasse 20**Workplace Type**:Hybrid- ABOUT US- tms unites technology, marketing, and sourcing to drive transformational change for the world’s leading brands. With 1,200+ employees across 26 countries, we offer an impressive range of solutions - from inspiration and innovation to category management and delivery.- Operating as a creative agency, a strategic consultancy, a sourcing business, and a technology provider, we engage with over 110 million customers every single day for our clients, including McDonald’s, T-Mobile, O2, Starbucks, and adidas.- Most importantly, we're a place where you can achieve great things, and be recognized as the best.- WHAT MATTERS THE MOST- Breakthrough, business-driving ideas come from extraordinary people with the freedom to be their most authentic selves at work. Authenticity and diversity are critical elements of our business. They can only be realized when we create access and equity for all. We foster a culture of inclusion and belonging and aspire to be ever-evolving.-
**WHY WE THINK YOU WILL LOVE THIS ROLE**- You will be confident and have the ability to build relationships internally across the tms & Havi functions. Internal relationships will span all the teams, as well as with the Coordination Team and external relationships with our service providers.- You will bring a proactive, positive, “can do” and flexible attitude. You are passionate about what you do, taking on every task with energy and enthusiasm- You will bring a sense of fun within the agency and establish yourself as a positive ambassador.**WHAT YOU WILL BRING TO THE ORGANIZATION**

**Primary Responsibilities**

**Facilities**
- Coordinating security access and client discounts, in partnership with building management
- Keeping the office tidy and ensuring it is fully stocked - stationery, meeting room catering, snacks, maintenance
- Coordinating all in-person office meetings and events - including room bookings, catering, invites etc
- Assist with the coordination of office operations, including managing office supplies, equipment, and furniture
- Being on hand to deal with minor office issues and liaising with the relevant people regarding faults
- Completing regular checks of the building i.e. ensuring fire routes are kept clear and meeting rooms have the relevant equipment
- Support on Sustainability and compliance requirements, including quarterly data collection for our Planet Mark certification for tms Duisburg offices
- Fire warden and First Aid responsibilities
- Managing all post - including redirection of post, ensuring website contact details are kept up to date, booking couriers

**Administration**
- Coordinating Travel booking and event support, including taxis, hotel bookings and restaurants for GMT and visitors
- Assistance in granting access to Onesto system.
- Ad hoc admin for GMT members, including expenses
- Leading office culture - main contact for coordinating socials or events
- Coordinating Volunteering projects for Duisburg and Munich offices
- Organising restaurant bookings, catering etc.
- Travel for anyone not covered by other assistants/overflow travel
- Working with the German payroll team to get an A1 confirmation for employees in case someone need to go on a business trip
- Adhoc Admin projects as directed by the HR and Coordination Teams

**SKILLS AND EXPERIENCE WE WOULD LIKE YOU TO HAVE**
- Proven experience as an Office / Team Assistant or in a similar role
- Strong organisational and time-management skills
- Ability to prioritise and manage multiple tasks simultaneously
- Excellent written and verbal communication skills
- Proficient in Microsoft Office Suite and other relevant software
- Experience with event planning and coordination preferred
- Knowledge of office equipment and facilities management
- High attention to detail and accuracy
- Please note this role is required to be in our Duisburg office Tuesday, Wednesday & Thursday, as a minimum.- #LI-ED1

  • Digital Marketing Assistant

    vor 6 Monaten

    Duisburg, Deutschland Cremax Europe GmbH Vollzeit

    Diese Stelle ist zwar für 24 Monate ausgeschrieben, allerdings wird im Idealfall eine langfristige Anstellung angestrebt, sofern die Zusammenarbeit erfolgreich ist. **Aufgaben und Verantwortlichkeiten** Als **Digital Marketing Assistant **sind Sie ein wichtiger Bestandteil unseres Teams. Ihre Hauptaufgaben umfassen: - **Onlineauftritt und Werbetexte**:...

  • Quality Control Assistant

    vor 6 Monaten

    Duisburg, Deutschland OSI International Holding GmbH Vollzeit

    **OSI in Kürze**: - Als international tätiges Unternehmen im Nahrungsmittelbereich gehören wir zur weltweit operierenden, inhabergeführten OSI-Gruppe. In der Entwicklung und Herstellung von hochwertigen Produkten für die Systemgastronomie und den Lebensmitteleinzelhandel sind wir führend. Für unser Werk der in Duisburg suchen wir eine/n** Quality...

  • Area Contract Logistics Assistant

    vor 4 Monaten

    Duisburg, Deutschland Kuehne+Nagel Vollzeit

    In dieser vielseitigen Rolle übernehmen Sie für den Area Manager das Termin - und Kalendermanagement, organisieren Dienstreisen und unterstützen die Standortleiter bei der Einhaltung der Arbeitsschutzvorschriften. Zudem erstellen und bearbeiten Sie Präsentationen, Berichte und Protokolle in deutscher und englischer Sprache und sind für die Organisation...

  • R&D Administrative Assistant

    vor 1 Monat

    Duisburg, Deutschland Advantest Europe GmbH Vollzeit

    Advantest - We enabletomorrowʻs technology.IoT, 5G und Artificial Intelligence. Ohne uns undenkbar. Als Weltmarktführer automatisierter Testsysteme in der Halbleiterindustrie gehen mehr als die Hälfte aller weltweit produzierten Mikrochips zuerst durch unsere Hände. Unser Technologievorsprung gibt der Welt eine Antwort auf die Digitalisierung, unseren...

  • R&D Administrative Assistant

    vor 1 Monat

    duisburg, Deutschland Advantest Europe GmbH Vollzeit

    Advantest - We enabletomorrowʻs technology.IoT, 5G und Artificial Intelligence. Ohne uns undenkbar. Als Weltmarktführer automatisierter Testsysteme in der Halbleiterindustrie gehen mehr als die Hälfte aller weltweit produzierten Mikrochips zuerst durch unsere Hände. Unser Technologievorsprung gibt der Welt eine Antwort auf die Digitalisierung, unseren...

  • VerkÄuferin Teilzeit

    vor 6 Monaten

    Duisburg, Deutschland ONLY Stores Vollzeit

    Komm in unser ONLY Team ❤️ - wir suchen Dich zur Unterstützung als **Verkäuferin in Teilzeit (m/w/d)** Standort: Duisburg Penusm: 20 h / Woche ***Als Sales Assistant besteht Deine vorrangige Aufgabe darin, unserer Kundschaft den besten Service zu bieten und dafür zu sorgen, dass der Store stets präsentabel ist. Wichtig dabei ist, dass Du...

  • Strategic Assistant

    Vor 6 Tagen

    Duisburg, Deutschland DP World Vollzeit

    **Be part of our global success story.**DP World is looking for a talented Strategic Assistant (f/m/d) to our VP Commercial to contribute to our ongoing expansion. As a key member of our team, you will have the opportunity to work on exciting projects and develop your career in a dynamic and international environment. **Your Responsibilities**: - Support...

  • HR Assistant

    vor 6 Monaten

    Duisburg, Deutschland PSG, a Dover Company Vollzeit

    PSG® ist der global agierende Experte für Pumpen Dover ist ein diversifizierter globaler Hersteller und Lösungsanbieter mit einem Jahresumsatz von ca. 8 Milliarden US-Dollar. Wir liefern innovative Geräte und Komponenten, Verbrauchsmaterialien, Ersatzteile, Software und digitale Lösungen sowie Support-Services, unterteilt in fünf Geschäftsbereiche....

  • HR Assistant

    vor 7 Monaten

    Duisburg, Deutschland PSG Vollzeit

    PSG® ist der global agierende Experte für Pumpen- und Dosierlösungen. Unsere Produkte ermöglichen den sicheren und effizienten Transfer kritischer und wertvoller Flüssigkeiten, die in den entscheidenden Anwendungen zuverlässig und mit optimalen Leistungsergebnissen eingesetzt werden. Darüber hinaus ist PSG ein führender Anbieter von...

  • Stellvertretender Filialleiter

    vor 2 Monaten

    Duisburg, Deutschland Francisco Deutschland GmbH Vollzeit

    Möchten Sie gerne am Aufbau einer großen Premium-Marke beteiligt sein? Suchen Sie ein vielfältiges und lebendiges Umfeld, in dem Ihre kaufmännische Kreativität und Flexibilität gefordert ist? Dann werden Sie Teil unseres Teams in Duisburg **(m/w/d) in Vollzeit als Assistant Manager** Francisco Deutschland GmbH ist ein Einzelhandelsunternehmen des Oil...

  • Private Label Koordinator

    vor 6 Monaten

    Duisburg, Deutschland Perfect Jobs Vollzeit

    Du hast als Projekt Manager\*in oder Management Assistant bereits Erfahrung im Bereich Private Label und suchst nach einem neuen Job bei einem modernen Unternehmen mit flachen Hierarchien und großartigen Weiterbildungsmöglichkeiten? Dann passt Du hervorragend zu dieser Stelle. Derzeit suchen wir eine/n Private Label Koordinator (m/w/d) für ein Unternehmen...

  • Assistant for Communication

    vor 6 Monaten

    Duisburg, Deutschland Xella International GmbH Vollzeit

    **Das erwartet Sie!**: - Buchung von Reisen, Hotels und Transfers - Pressespiegel: tägliche Beobachtung von Nachrichten über Xella, die Baubranche, ESG, Kreislaufwirtschaft, Vorschriften sowie Zusammenfassungen - Überwachung der einzelnen Xella LinkedIn-Seiten - Veröffentlichung von Rundschreiben und Inhalten auf NetworX - Weiterverfolgung und...

  • R&d Administrative Assistant

    vor 1 Monat

    Duisburg, Deutschland Advantest Vollzeit

    Koordination der lokalen Drittfirmen - Unterstützung der Standortleitung (Kommunikation, Audits) - Travel-Management (Beantragung, Reisebuchung, Visaanträge, Reisekostenabrechnung) - Bestellungen von Arbeitsmitteln, Lizenzen etc. - Purchase Order Management (Erstellung, Verwaltung, Rechnungsabwicklung, Dienstleister Setup, etc.) - Onboarding Support...

  • Strategic Assistant

    vor 6 Monaten

    Duisburg, Deutschland Syncreon Vollzeit

    **Your tasks**: - Support the VPs Operations in all conceptual and strategic matters, including the preparation of analyses and plans - Management of assigned projects and extraordinary tasks of the VP Operations - Researching information, analyzing, and preparing and evaluating data and preparing presentations for various audiences at the highest level of...

  • Customer Care

    vor 2 Wochen

    Duisburg, Deutschland Coolworld Rentals GmbH Vollzeit

    Wir suchen **ab 01. Januar 2025** eine Unterstützung für unser **Customer Care Center bzw. Empfang in Duisburg.** Es erwarten dich abwechslungsreiche Aufgaben, bei denen du dein Kommunikationstalent und deine Organisationsstärke voll einbringen kannst. Deine Arbeitszeiten sind ein Nachmittag nach Absprache und der Freitag. **Dein Aufgabenbereich** -...

  • Assistenz der Regionalleitung

    vor 1 Monat

    Duisburg, Deutschland Kuehne+Nagel Vollzeit

    Assistenz der Regionalleitung (m/w/d)Duisburg, Nordrhein-Westfalen, Germany | Kontraktlogistik | Vollzeit | DE2097902In dieser vielseitigen Rolle übernehmen Sie für den Area Manager das Termin- und Kalendermanagement, organisieren Dienstreisen und unterstützen die Standortleiter bei der Einhaltung der Arbeitsschutzvorschriften. Zudem erstellen und...

  • Rental Sales Agent für die Frigo-Rent Kühlfahrzeugvermietung

    vor 2 Monaten

    Duisburg, Deutschland Arndt Mobility Group Vollzeit

    Deine Aufgaben Du repräsentierst unsere Firma gegenüber unseren Kunden vom ersten Kontakt an. Als kompetenter Ansprechpartner rund um das Thema Anmietung von Kühlfahrzeugen, Fahrzeugflotte und Disposition. Du machst Fahrzeugübergabe/-rücknahme, Feststellungen von (Neu-)Schäden inkl. Nachbearbeitung, der Überprüfung der technischen...