Projektmitarbeiter:in Officemanagement

**Du möchtest das Officemanagement eines gemeinnützigen Vereins unterstützen? Zahlen führen zu einem Leuchten in deinen Augen? Du hast eine gute Hand für Verträge, Vergaben und das Budgetcontrolling, verlierst nie den Überblick und stehst deinen Kolleg: innen bei der Projektkoordination mit Rat und Tat zur Seite? Und du brennst für die Themen Bildung und Digitalisierung? Dann bist du genau richtig bei uns**

**Vollzeit (max. 38 Stunden/Woche), ab 01.02.2023**

**Beschäftigung befristet bis 28.02.2025, mit Aussicht auf Verlängerung**

Das Forum Bildung Digitalisierung setzt sich für systemische Veränderungen und eine nachhaltige digitale Transformation im Bildungsbereich ein. Im Zentrum unserer Arbeit stehen die Potenziale digitaler Medien für die Schul
- und Unterrichtsentwicklung. In unseren Projekten, Publikationen und Veranstaltungen und im Dialog mit Bildungspraxis, Politik, Verwaltung, Wissenschaft und Zivilgesellschaft identifizieren wir Gelingensbedingungen für den digitalen Wandel an Schulen, bündeln die Expertise im Feld und navigieren die entscheidenden Akteure durch die notwendigen Veränderungsprozesse.

**Für die Geschäftsstelle des Forum Bildung Digitalisierung suchen wir ab Februar 2023 eine: n Projektmitarbeiter: in Officemanagement (m/w/d) zur Unterstützung.**

Als Projektmitarbeiter: in Officemanagement (m/w/d) unterstützt du die Officemanagerin und die Projektleitungen bei administrativen Tätigkeiten und insbesondere bei der Projektkoordination eines öffentlich geförderten Projektvorhabens. Das Forum Bildung Digitalisierung beteiligt sich ab Februar 2023 an einem Verbundvorhaben zum Aufbau einer wissenschaftsgeleiteten Vernetzungs
- und Transferstelle für das Lernen und Lehren in der digitalen Welt im Rahmen des Forschungs-, Innovations
- und Transferprojekts „Kompetenzzentren für digitales und digital gestütztes Unterrichten in Schule und Weiterbildung“ des Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF).

**Zu deinen Aufgaben gehört**
- Unterstützung im Bereich Officemanagement der Geschäftsstelle und Einbindung in die Projektkoordination eingebunden
- Unterstützung als administrative und organisatorische Schnittstelle zwischen der Geschäftsstelle und einem öffentlich geförderten Projekt des Vereins
- Perspektivisch möglich: Inhaltlich-strategische Mitarbeit (z. B. Unterstützung bei der Konzeption von neuen Angeboten und Formaten, inhaltliche Recherchen etc.)
- Vorbereitende Buchhaltung, Vorbereitung des Zahlungsverkehrs und Begleitung der Erstellung des Jahresabschlusses sowie seine Prüfung
- Unterstützung beim Finanz-Controlling des Vereins und seiner Projekte: Aufbereitung von Unterlagen für die interne und externe Buchhaltung sowie beim Berichtswesen, Erstellung von Ausschreibungen und Honorarverträgen sowie Unterstützung bei der Vergabe von Aufträgen und deren Dokumentation
- Unterstützung von Officemanagerin und Projektleitungen der Förderprojekte bei der Zusammenarbeit mit dem Projektträger, Durchführung von Mittelabrufen und die Prüfung von Verwendungsnachweisen
- Unterstützung beim allgemeinen Officemanagement und bei der Büroorganisation: Koordination unserer Dienstleister: innen (z. B. Hausverwaltung, Handwerker, Reinigungsfirma, IT, Lieferdienste etc.)
- Unterstützung bei allgemeinen Tätigkeiten, wie z. B. der Betreuung des Telefons, des Postein
- und -ausgangs und dem Briefversand, bei Bestellungen rund um das Büro, beim Aufbau und der Pflege von Verteilern und Kontaktdatenbanken sowie bei der Terminkoordination
- Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von internen Gremiensitzungen, Organisation sowie auch die Vor
- und Nachbereitung in Form von Berichten, Präsentationen und Protokollen für interne und externe Zwecke
- Punktuelle Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von (Online-)Veranstaltungen in den Projekten

**Was du mitbringst**
- Abgeschlossenes wirtschaftswissenschaftliches Hochschulstudium (Bachelor-, Master-, Magister
- oder universitäres Diplomstudium), kaufmännische Ausbildung oder eine gleichwertige Qualifikation für die erforderlichen Aufgaben
- Erste einschlägige Berufserfahrungen im Officemanagement, in der Buchhaltung und bei der Veranstaltungsorganisation, z. B. im zivilgesellschaftlichen und/oder wissenschaftlichen Umfeld, in einem Unternehmen oder einer Agentur
- Idealerweise erste Erfahrungen in der Projektarbeit
- Sicherheit im Umgang mit Google Workspace und Microsoft Office, Tabellenkalkulationssoftware, CRM-Systemen und Erfahrung mit Anwendungen für den elektronischen Zahlungsverkehr und die Buchhaltung (z. B. DATEV) sowie Offenheit für die Einarbeitung in neue Anwendungen.
- Kenntnisse digitaler Tools zum kollaborativen Arbeiten, für das Projektmanagement und für die Kommunikation im Projektteam oder Bereitschaft, dir diese Kenntnisse schnell anzueignen
- Idealerweise: erste Kenntnisse über das Thema Datenschutz - oder Bereitschaft, dir diese schnel