Büroassistenz Der Abteilungsleitung

**Stellenausschreibung**

In der Händelstadt Halle (Saale) leben über 240.000 Menschen. Als größte Kommune Sachsen-Anhalts bietet sie eine attraktive Lebensqualität. Die Stadt Halle (Saale) verfügt über eine vielfältige Kulturlandschaft, eine interessante Mischung traditioneller und moderner Wirtschaftsbereiche und ist die Heimat der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg sowie Sitz der Nationalen Akademie der Wissenschaften Leopoldina. Zahlreiche renommierte wissenschaftliche Institute stärken zudem das Rückgrat der hervorragenden Wissenschafts
- und Bildungslandschaft der Stadt. Bis 2028 wird die Bundesrepublik Deutschland zudem das „Zukunftszentrum für Deutsche Einheit und Europäische Transformation“ in Halle (Saale) errichten. Halle (Saale) wächst und zieht vor allem junge Familien an. Die Stadtverwaltung versteht sich als moderne und dienstleistungsorientierte Arbeitgeberin - von daher betrachten wir es als eine Selbstverständlichkeit, dass wir unser Personal bei der Suche nach Kinderbetreuungs
- und Wohnungsmöglichkeiten unterstützen**.**

Die Stadt Halle (Saale) sucht Sie für den Fachbereich Bildung zum nächstmöglichen Zeitpunkt als

**Büroassistenz der Abteilungsleitung (m/w/d)**:
Bitte geben Sie in der Bewerbung die Referenznummer 149/2024 an.

**Ihre Aufgaben**:

- Assistenztätigkeiten für die Abteilungsleitung
- Erledigung des Postein
- und Postausgangs
- Vor
- und Nachbereitung von Besprechungen, Sitzungen und Veranstaltungen, Protokollführung bei Bedarf
- Betreuung von Beschlussvorlagen, Anfragen, Anträgen von Stadträten und Beschlusskontrolle
- Haushaltsüberwachung und Bestellung
- Besucherservice und Beschwerdemanagement

**Unsere Anforderungen**:
**Erforderlich ist**:

- eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung zum Kaufmann für Büromanagement oder Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder eine erfolgreich abgeschlossene 3-jährige bzw. kürzere gleichgestellte kaufmännische Berufsausbildung oder ein erfolgreich abgeschlossener Beschäftigtenlehrgang I

**Erwünscht sind**:

- Berufserfahrung als Assistenz einer Führungskraft
- Kenntnisse in der Protokollführung und zur DIN 5008
- Kenntnisse in den MS Office-Anwendungen Word, Excel, Outlook und PowerPoint
- sichere Anwendung der deutschen Sprache in Wort und Schrift
- Zuverlässigkeit, hohe Motivation und Flexibilität
- Organisationsvermögen und Fähigkeit zum selbstständigen und sorgfältigen Arbeiten
- sehr gute Umgangsformen sowie ein freundliches und ausgeglichenes Auftreten

**Alle interessierten Personen **werden gebeten, auf jeden Punkt des Anforderungsprofils einzugehen.**

**Wir bieten**:

- ein nach - 14 Abs. 1 TzBfG befristetes Beschäftigungsverhältnis für die Dauer der Abwesenheit der stelleninhabenden Person bis voraussichtlich August 2025 in der Entgeltgruppe 5 TVöD
- eine wöchentliche Arbeitszeit von 39 Stunden (eine Reduzierung der wöchentlichen Arbeitszeit ist möglich)
- 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr sowie eine Jahressonderzahlung und ein Leistungsentgelt
- einen modernen und sicheren Arbeitsplatz
- umfangreiche Weiterbildungsangebote sowie die Möglichkeit zur Nutzung von fünf Tagen Bildungsurlaub im Kalenderjahr
- zentrale Lage sowie gute Erreichbarkeit unserer Dienststellen
- ein flexibles Gleitzeitmodell für eine gute Work-Life-Balance
- eine betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen
- gesundheitsfördernde und -erhaltende Maßnahmen im Rahmen unseres Betrieblichen Gesundheitsmanagements
- die Chance zur Einbringung Ihrer Ideen

Die Entgeltgruppe ist in sechs Stufen untergliedert. Die Stufenzuordnung ergibt sich aus - 16 Abs. 2 TVöD. Es wird darauf hingewiesen, dass eine Anerkennung einschlägiger Berufserfahrung nur bei Vorlage entsprechender Nachweise möglich ist.

Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte behinderte Menschen werden bei gleicher fachlicher und persönlicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Mitglieder einer Freiwilligen Feuerwehr der Stadt Halle (Saale) werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung gemäß - 9 Abs. 5 Brandschutzgesetz LSA bevorzugt berücksichtigt.

Für fachspezifische Fragen steht Ihnen Andreas Fritsch, Abteilungsleiter ASD - Sozialpädagogische Leistungen, unter der Telefonnummer 0345 221-5800 zur Verfügung.

Bewerben Sie sich bitte mit Ihren vollständigen und aussagefähigen Bewerbungsunterlagen bis zum **24. April 2024**. Das Personalauswahlverfahren wird gegebenenfalls mit Hilfe von Online-Eignungsdiagnostik-Testverfahren sowie Videokonferenzen durchgeführt.

Mit der Übersendung der Bewerbungsunterlagen stimmen Sie der Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit diesem Personalauswahlverfahren zu. Einzelheiten entnehmen Sie bitte dem datenschutzrechtlichen Informationsblatt auf unserer Homepage.

Vorstellungskosten können von der Stadt Halle (Saale) leider nicht erstattet werden.

Stadt Halle (saale)

Der Oberbürgermeister