Informationspflichten für Bewerber nach Art. 13, DS-GVO

Sie begeistern sich für
kunden
- und

serviceorientiertes
Arbeiten im

internationalen
Kontext?

Informationspflichten für Bewerber nach Art. 13, DS-GVO

Sachbearbeiter Studierendenservice
(m/w/d)

Die International Department des Karlsruher Instituts für Technologie gGmbH ist eine

gemeinnützige, privatwirtschaftliche Serviceeinrichtung am Karlsruher Institut für Technologie

(KIT). Das International Department bietet in seinen Schools internationale, englischsprachige und

serviceorientierte Studienprogramme des KIT in enger Kooperation mit der Industrie an und liefert

Dienstleistungen im Bereich Forschungsmanagement:

- 3D Matter Made to Order, Geschäftsstelle und Graduiertenschule des Exzellenzclusters am

KIT und der Uni Heidelberg
- Hector Fellow Academy, Interdisziplinäre Wissenschaftsakademie
- Karlsruhe School of Optics & Photonics, Internationale Graduiertenschule des KIT
- HECTOR School of Engineering & Management, Technology Business School des KIT
- Carl Benz School of Engineering, Mechanical Engineering College des KIT

Die ausgeschriebene Stelle konzentriert sich schwerpunktmäßig auf das Exzellenzcluster 3D

Matter Made to Order (3DMM2O), das 2019 im Rahmen der Exzellenzstrategie des Bundes am

KIT und der Universität Heidelberg gegründet wurde sowie auf die Hector Fellow Academy (HFA).

Als Mitarbeiter/in sehen wir Ihre Aufgabenschwerpunkte in der Unterstützung aller

organisatorischen und verwaltungstechnischen Prozesse des Exzellenzcluster
- und HFA- Office.

Dazu gehören:

- Unterstützung aller administrativer Tätigkeiten, z.B. Erstellung von Präsentationen und

Berichten, allgemeiner Schriftverkehr, organisatorische Unterstützung bei der Abwicklung von

Projekten, Pflege der Webseite, Durchführung von Recherchen
- Unterstützung bei der Auswahl und Betreuung von Nachwuchswissenschaftler/innen:
Bewerberkommunikation, Vorbewertungen, Aufbereitung von Bewerbungsunterlagen,

Stammdatenpflege
- Vorbereitung von (Gremien-)Sitzungen: Aufbereitung von Unterlagen, Protokollierung
- Unterstützung bei der Planung und Organisation von (Online)-Veranstaltungen für

Wissenschaftler/innen (z.B. Symposien, Retreats, Seminare): Recherche geeigneter Locations

und Dienstleister, Unterstützung bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung (u.a.

Begleitung vor Ort, statistische Auswertungen, Zertifikate)
- Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation (z.B. als

Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement/-kommunikation, Fremdsprachensekretär/in,

Tourismuskauffrau/-mann, Veranstaltungskauffrau/-mann, Hotelkauffrau/-mann,

Personalkauffrau/-mann)
- Erste berufliche Erfahrung in den oben genannten Bereichen sowie internationale Erfahrungen

sind wünschenswert
- Erste Kenntnisse in SAP-SRM wünschenswert

**WER WIR SIND
**WIR SUCHEN
**IHR PROFIL**

Informationspflichten für Bewerber nach Art. 13, DS-GVO
- Lösungsorientiertes Denken und Handeln, hohe Service
- und Kundenorientierung,

Zuverlässigkeit, Gewissenhaftigkeit und Sorgfalt
- Interesse an der Mitarbeit in einem internationalen, universitären Umfeld
- Fundierte Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Excel und CRM Systemen
- Sehr gute Englisch
- und Deutschkenntnisse
- Teamplayer Fähigkeiten

Die Stelle (75-100%) ist auf drei Jahre befristet. Eine spätere Übernahme in ein unbefristetes

Arbeitsverhältnis ist möglich.

Bei Fragen zur Stelle wenden Sie sich bitte an Thorana Grether,

Vollständige Bewerbungsunterlagen in elektronischer Form mit Angabe einer

Gehaltsvorstellung und dem nächstmöglichen Eintrittstermin richten Sie bitte

**KONTAKT