Sekretär in Des Präsidenten

Das Präsidium leitet die Universität Oldenburg, es gestaltet die zentralen universitären Entwicklungen - in enger Zusammenwirkung mit den Fakultäten und den weiteren Organisationseinheiten und im Austausch mit Kooperationspartner*innen aus Gesellschaft, Wirtschaft und Kultur.

In der Geschäftsstelle des Präsidiums ist **zum nächstmöglichen Zeitpunkt** die Stelle

**Sekretär*in des Präsidenten (m/w/d)**
(Entgeltgruppe 8 TV-L)

als Beschäftigte*r im Verwaltungsdienst im Umfang von 60 % der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit (zzt. 23,9 Wochenstunden) unbefristet zu besetzen.

In dieser Position managen Sie das administrative Tagesgeschäft des Präsidenten und arbeiten dazu vertrauensvoll mit einer weiteren Kollegin im Duo. Sie arbeiten Hand in Hand mit der persönlichen Referentin des Präsidenten, stimmen sich auch mit den Kolleg*innen im Team der Geschäftsstelle des Präsidiums eng ab und übernehmen gegenseitig Vertretungen.

Zu Ihren Aufgaben gehören folgende Tätigkeiten:

- Termine für den Präsidenten koordinieren und Kalender verwalten
- Mit universitätsinternen und -externen Ansprechpartner*innen mündlich und schriftlich, vornehmlich per E-Mail, kommunizieren, auch in englischer Sprache
- Sitzungen vor
- und nachbereiten, entsprechende Unterlagen zusammenstellen
- Fristen und laufende Prozesse nachverfolgen (u. a. für Anfragen aus Ministerien und Gremien)
- Reisen für den Präsidenten koordinieren (In
- und Ausland)
- Reisekostenabrechnungen und Auslagenerstattungen erstellen
- Finanzmittel des Präsidenten planen, umsetzen und überwachen, Finanzauswertungen erstellen

Einstellungsvoraussetzungen sind:

- Ausbildung zum*zur Verwaltungsfachangestellten, Angestelltenprüfung I oder eine gleichwertige Ausbildung
- Sehr gute Rechtschreibkenntnisse sowie hervorragendes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift
- Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook

Von Vorteil sind darüber hinaus:

- Mehrjährige Berufserfahrung im Verwaltungs
- bzw. Bürobereich
- Ausgeprägte Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke
- Freude am Kontakt mit einer Vielzahl von Akteur*innen sowie an abstimmungsintensiven Vorgängen
- Organisatorisches Geschick und schnelle Auffassungsgabe
- Selbständige, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise

Wir bieten unseren Mitarbeiter*innen:

- Einen interessanten Arbeitsplatz, an dem Sie die zentralen Entwicklungen der Universität erleben und administrativ unterstützen können
- Ein engagiertes Team und eine freundliche Arbeitsatmosphäre
- Bezahlung nach Tarifrecht (Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen)
- 30 Tage Jahresurlaub
- Die Möglichkeit, anteilig im Home-Office zu arbeiten
- Unterstützung und Begleitung in der Phase Ihrer Einarbeitung
- Ein vielfältiges kostenloses Weiterbildungsangebot
- Leistungen der betrieblichen Gesundheitsförderung und die Teilnahme an den Angeboten des Hochschulsports
- Nutzung des JobTickets im VBN
- Eine gute Infrastruktur mit Mensa, Bibliothek und Fahrradwerkstatt

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.
Die Carl von Ossietzky Universität Oldenburg fördert die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern.

Bitte beachten Sie, dass wir Bewerbungsunterlagen in Papierform nicht zurücksenden und senden Sie keine Originale oder Mappen zu.

Die Auswahlgespräche sind für den 12.10.2023 geplant. Bewerbungs
- und Vorstellungskosten werden nicht übernommen.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung