Sachbearbeiter/-in Schulverwaltung

Im Verwaltungsvorstandsbereich für Service, Bildung und Personal, Fachbereich Bildung und Soziales ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt im Rahmen einer Nachbesetzung eine Stelle als

Sachbearbeiter/-in Schulverwaltung (m/w/d)

in Teilzeit mit 38 Wochenstunden unbefristet zu besetzen.

Das Aufgabengebiet umfasst u.a. folgende Schwerpunkte:
Schulentwicklungsplanung (- 102 BbgSchulG)
- Berechnungen nach Melderegister, Schülerentwicklungsplan, Schüleranzahl Klassenbildung, Raumbedarf, Erfassung Geburten, Vergleich und Prognoseerstellung
- Entscheidungsvorbereitung zu begründetem Bestand von Schulstandorten, Belegungspläne,
- Federführung bei der jährlichen Erstellung von Beschlussvorlagen der Satzung zur Feststellung von Schulbezirken, Einschulungsberechnung, Anzahl aus Melderegister, Erstellung der graphischen Darstellung (ämterübergreifend Stadtentwicklung), Zuordnung von Straßen, Durchführung von Anhörungsverfahren, Fertigen von Beschlussvorlagen
- Zusammenarbeit mit anderen Schulämtern und dem Staatlichen Schulamt, Schülerverkehr, Klassenfrequenz; Entwicklung von Vorstellungen und Zielen zur Schulentwicklung
- Angelegenheiten des Schulträgers (- 99 ff. BbgSchulG)_
- Schülerstatistik erstellen - aktuelle Schuljahre, Anzahl Schüler und Klassen
- Schulanmeldung, Prüfung nach Melderegister und Angaben der Schulen, ständiger Vergleich Stand Anmeldung, Überwachung Schulpflicht, Zurücksteller, Zu
- und Wegzug, Umschulungen - Genehmigung nach Absprache mit Staatlichem Schulamt
- Überwachung Kapazitäten Klassenbildung
- Überprüfung der Bereitstellung von Landesfördermitteln, Antragstellung, Auftragsvergabe, Erstellung Verwendungsnachweise
- Schulbegehungen mit Staatlichem Schulamt und ämterübergreifend mit ZGM, Brand
- und Arbeitsschutz, Protokollführung und Auftragserteilung
- Schadensregulierung an Gebäuden und Einrichtung, Fassung Aufgabenstellung
- Schulvisitationen, Auskunftserteilung zu Trägerangelegenheiten, Zusammenarbeit mit dem Staatlichen Schulamt
- Mitwirkung und Mitbestimmung bei Entscheidungen zu Umschulungsverfahren in der Regionalkonferenz des staatlichen Schulamtes
- Prüfung Visitationsbericht und Vergleich mit anderen Schulen
- Eigenständige Verantwortung und Weisungsbefugnis Schulsekretärin, Einsatz, Beratung, Unterstützung und Anleitung, Kontrolle und Prüfung der Zeiterfassungslisten, Absprachen zur Urlaubsplanung, Entscheidungen zur Ersteinrichtung, Erweiterung und Ersatzbeschaffung sowie Beschaffung von Inventargegenständen und technischer Ausstattung, Erfassung inventarisierungspflichtiger Geräte und Erstellung der linearen Abschreibungslisten

Haushalt
- Erstellen Haushaltsplan für alle Schulen und Turnhallen, Prüfung und Überwachung der Einhaltung der Mittelanforderungen in Abstimmung mit dem Haushaltsplan/der Haushaltsmittel
- selbstständige Beschaffung von Lehr
- und Lernmitteln sowie sonstigem schulischen Bedarf
- Vertragsbearbeitung (Erfassung, Kontrolle, Überwachung, Anpassung, Weiterführung und ggfs. Kündigung von Verträgen)
- Vorbereitung und Ausschreibung, Erstellen der Leistungsbeschreibung, Mittelfreigabe beantragen, Auftragserteilung zur Ausschreibung, formelle und materielle Prüfung, Vergabevorschlag, Auftragserteilung zum Vertragsabschluss und Überwachung Einhaltung der Vertragspositionen, Endabnahme Lieferung
- Bedarfsermittlung für Schulbücher, Prüfung der Aufstellung der Schulen, Ausschreibung nach VOL, Auftragserteilung, Prüfung und Überwachung der Kosten, Rechnungsprüfung und Weiterleitung
- Erstattung Elternanteil nach Lernmittelverordnung
- Entwicklung Antragsformular, Prüfung aller Angaben durch Signatur, Rechnungsprüfung und Weiterleitung

Schulsozialfond (RL-Sofo)
- Erfassung der Schüleranzahl durch Anforderung von Schulen und Landkreis
- Antragsstellung beim Land
- Erstellung der Zuwendungsbescheide an die Schulen, Auftragserteilung
- Prüfung und Überwachung der Kosten
- Rechnungsprüfung und Weiterleitung
- Erstellung Verwendungsnachweise

Folgende fachliche Voraussetzungen werden vorzugsweise erwartet:

- abgeschlossene Berufsausbildung (m/w/d) als Verwaltungsfachangestellte/r, Angestelltenlehrgang I, Anpassungsfortbildung oder eine dem Aufgabengebiet dienliche erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung
- gute Kenntnisse in den einschlägigen Gesetzestexten (insbesondere Brandenburgisches Schulgesetz)
- sicherer Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint)
- Führerscheinklasse B

Folgende persönliche Voraussetzungen werden erwartet:

- ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Kundenorientierung
- gutes Entscheidungsverhalten und strukturiertes Zeitmanagement
- selbständige, ergebnisorientierte, transparente und eigenverantwortliche Arbeitsweise
- Teamfähigkeit, Flexibilität und Belastbarkeit
- sicheres Auftreten, Verhandlungsgeschick und Durchsetzungsvermögen
- Bereitschaft zur ständigen Weiterbildung

Wir bieten Ihnen:

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- 30 Tag