Assistenz Der Dezernatsleitung

An der Technischen Universität Darmstadt (TU Darmstadt) ist im Dezernat II - Studium und Lehre, Hochschulrecht - zum nächstmöglichen Termin die Stelle der

**Assistenz der Dezernatsleitung (w/m/d)**:
zur Unterstützung im operativen Tagesgeschäft zu besetzen.

Das Dezernat II „Studium und Lehre, Hochschulrecht“ ist für alle Verwaltungsangelegenheiten, die Studierende und Studieninteressenten betreffen zuständig. Es gliedert sich in vier Referate: „Studierendenservice“, „Campus Management“, „Studiengangsentwicklung und Qualitätssicherung“ sowie „Hochschulrecht“.

Die ausgeschriebene Stelle ist direkt der Dezernatsleitung zugeordnet, sie unterstützt übergreifend auch das Führungsteam, das aus der Dezernatsleitung und drei Referatsleitungen besteht. Die Tätigkeitsschwerpunkte der Assistenz strahlen in das gesamte Dezernat hinein sowie an den Schnittstellen in die Universität.

**Ihre Aufgaben**:

- Selbständige Durchführung von organisatorischen Aufgaben, die dezernatsintern und übergreifend anfallen
- Koordination der Terminplanungen der Dezernatsleitung und Stellvertretungen, inkl. Terminüberwachung der Arbeitsprozesse
- Verarbeitung des allgemeinen Schriftverkehrs und die Übertragung von Textvorlagen in Formatvorlagen zur Unterstützung des Führungsteams und der Referatsleitungen bei Präsentationen, Präsidiums
- und Beschlussvorlagen sowie Prozessdarstellungen etc.
- Sachbearbeitung auf Basis gründlicher und umfassender Fachkenntnisse in der Finanzbuchhaltung zur Überwachung der Mittelverwendungen und Erstellung der Haushaltspläne und Jahresabschlüsse, etc.
- Sachbearbeitung für das Berichtswesen für Projekte (Finanzen und Sachberichte)
- Sachbearbeitung von Personalangelegenheiten z.B. Krank-Gesundmeldung, Dienstreisen, Verträge, etc.
- Unterstützung bei der Aktualisierung der Internet
- und Intranetseiten und der Kommunikationsplattformen des Dezernats
- Konzeptionelle Weiterentwicklung und Optimierung der Backoffice-Prozesse unter den Aspekten Barrierefreiheit, Digitalisierung und Nachhaltigkeit
- Besprechungsorganisation von der Raumplanung inkl. Catering bis zum Anfertigen von Protokollen und Vorlagen
- Vertretung des Dezernates in spezifischen Arbeitskreisen

**Ihr Profil**:

- Organisationstalent und Leidenschaft für das Büromanagement
- Überzeugende Kommunikationsfähigkeit, um in einem anspruchsvollen Umfeld als souveräne Anlaufstelle für unterschiedliche Schnittstellen und Kundenkontakt agieren zu können
- Hohes Maß an Eigenverantwortung und Eigeninitiative
- Hohes Maß an Kommunikationsbereitschaft und starke Dienstleistungsorientierung
- Durchsetzungsstärke und eine schnelle Auffassungsgabe
- Erfahrung in Office Management und/oder Geschäftsführungsassistenz
- Erfahrung/Kenntnis des öffentlichen Haushaltswesens
- Digitalisierungsaffin und sicher im Umgang mit gängigen IT-Tools (z.B. Microsoft Office, Ticketsystem, SAP, Webredaktionssystem)
- Fähigkeit und Interesse, sich selbständig in neue Aufgabengebiete einzuarbeiten.
- Sichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse
- Gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit
- Erfahrungen beim Arbeiten in einer Hochschulumgebung
- Erfahrung in der Kommunikation mit unterschiedlichen Statusgruppen und Hierarchieebenen

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, eine vergleichbare Qualifikation oder einen ersten Hochschulabschluss und Erfahrungen im Bereich Buchhaltung und Büromanagement. Sie haben ausgeprägte Organisationsfähigkeiten und sind in der Lage komplexe Sachverhalte gut zu strukturieren, haben Spaß an der Arbeit und verfügen über Hands-on-Mentalität.

Sie verfügen über eine hohe Einsatzbereitschaft, Belastbarkeit und Zuverlässigkeit. Sie arbeiten gerne im Team. Neben einem hohen Maß an Kommunikations
- und Kooperationsfähigkeit zeichnen sich aus durch sehr hohe Teamfähigkeit, Eigeninitiative sowie hohe Lösungsorientierung.

Wir bieten Ihnen eine abwechslungsreiche Arbeit in einem kreativen, motivierenden und diversen Umfeld. Das positive Arbeitsklima zeichnet sich auch bei hoher Arbeitsbelastung durch Offenheit und Kollegialität aus. Es bestehen Möglichkeiten für flexible Arbeitszeitmodelle und anteilig Arbeitszeiten im Mobilen Arbeiten abzuleisten. Wie bieten sehr gut ausgestattete Arbeitsplätze mit allen erforderlichen technischen Hilfsmitteln auch für das mobile Arbeiten. Darüber hinaus gibt es vielfältige Weiterbildungs
- und Gesundheitsangebote, die halbjährlich aus einem umfangreichen Programm neu ausgewählt werden können, Landesticket Hessen nach den jeweils geltenden Bestimmungen, u.v.m.

Die Technische Universität Darmstadt strebt eine Erhöhung des Anteils der Frauen am Personal an und fordert deshalb besonders Frauen auf, sich zu bewerben. Bewerber:innen mit einem Grad der Behinderung von mindestens 50 oder diesen Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung bevorzugt. Die Vergütung er