Teamassistenz/ Sekretär in

**Umfang**: Vollzeit
**Befristung**: unbefristet
**Vergütung**: EG 6 TV-L
**Beginn**: baldmöglichst
Im International Office der Technischen Universität Ilmenau ist ab sofort eine Stelle als
Teamassistenz/ Sekretär*in (w/m/d)
zu besetzen.
Das International Office (IO) der TU Ilmenau ist eine Service
- und Schnittstelle in alle Bereiche der Universität und ein Brückenbauer für internationale Kooperationen. Wir informieren Studierende und Wissenschaftler*innen über Auslandsaufenthalte, internationale Austauschprogramme und die dazu passenden Fördermöglichkeiten. Wir betreuen und beraten internationale Studieninteressierte bereits vor Beginn des Studiums an der TU Ilmenau und begleiten sie durch ihre Studienzeit. Zudem beraten wir die Hochschulleitung in internationalen Angelegenheiten mit akademischem Charakter, betreuen Kooperationen mit Partneruniversitäten weltweit, unterstützen bei der Einführung von Doppelabschlussprogrammen und sind die Schnittstelle der Universität zum Deutschen Akademischen Austauschdienst (DAAD) sowie zur Nationalen Agentur für EU-Hochschulzusammenarbeit.
Ihre Aufgaben
**Die Stelle umfasst folgende Aufgabengebiete**:

- eigenständige Organisation des Sekretariatsbereichs durch interne und externe Kommunikation (mündlich und schriftlich) in deutscher und englischer Sprache mit z.B. Mitarbeitenden, Studierenden und externen Partnern
- administrative Unterstützung der Teammitglieder des IO u.a. im Reisemanagement, Protokollführung, Vorbereitung und Koordination interner/externer Termine (z.B. Meetings, internationale Delegationsbesuche, Veranstaltungsunterstützung)
- verantwortlich für die redaktionelle Bearbeitung und Pflege der Online
- und Internetpräsenz sowie ggf. der Teamseiten des IO in SharePoint sowie Verfassen und Veröffentlichen von News und Veranstaltungen in Abstimmung mit den einzelnen Bereichen im IO
- Unterstützung bei Beschaffungsvorgängen, eigenständige Inventarverwaltung für die Betriebseinheit,
- Erstellung der Europass Mobilität im Tool der EU-Datenbank
- Prüfung von Kontierungsbelegen und rechnerische Richtigzeichnung,
- Erstellung der digitalen Ablage von Rechnungen und Belegen
- Zuarbeiten an das IO für das Berichtswesen bzw. zur Erstellung von Statistiken

Ihr Profil
**Für die Teilnahme am Auswahlverfahren wird vorausgesetzt**:

- abgeschlossene 3-jährige kaufmännische Ausbildung, vorzugsweise im Bereich Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder Verwaltungsfachangestellte*r oder langjährige Kenntnisse und Fähigkeiten im Aufgabengebiet

**Darüber hinaus sind wünschenswert**:

- mehrjährige Erfahrung in Sekretariatsführung / Teamassistenz / Büromanagement
- sicherer Umgang mit Office-Anwendungen (Outlook, Excel, Word, Datenerfassung, CRM-Datenbank, Internetanwendungen)
- Sprachkenntnisse: Deutsch Muttersprachniveau, gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Serviceorientierung und Kommunikationsfähigkeit
- erste Kenntnisse in der Anwendung des Content-Management-Systems TYPO3

Bitte weisen Sie die in der Stellenausschreibung geforderten Qualifikationen anhand von Urkunden sowie Zeugnissen nach.
Die Tätigkeit ist grundsätzlich auch für eine Beschäftigung in Teilzeit geeignet. Inwieweit einem Teilzeitwunsch, insbesondere hinsichtlich Lage und Umfang der Teilzeit, stattgegeben werden kann, wird anhand der dienstlichen Bedürfnisse geprüft.
Die Vorstellungsgespräche finden voraussichtlich in KW 50/2024 statt.
**Was wir Ihnen bieten**:

- attraktive tarifliche Vergütung (lt. TV-L) inkl. der Gewährung einer Jahressonderzahlung
- Urlaubsanspruch von 30 Tagen im Kalenderjahr und zusätzliche freie Tage am 24./ 31.12.
- flexibles Arbeitszeitmodell
- VBL - Altersvorsorge im öffentlichen Dienst

Von individueller Förderung mit vielseitigen Weiterbildungsmöglichkeiten bis hin zu einer Vielzahl von Angeboten zum Thema Gesundheit und Freizeitgestaltung erwartet Sie an der TU Ilmenau ein wertschätzendes Arbeitsumfeld einer renommierten Universität. Über ein attraktives, familienfreundliches Arbeitszeitmodell hinaus profitieren Sie von Vorteilen wie die Nutzung der Mensen des Studierendenwerks Thüringen, sowie Teilnahme an den verschiedenen attraktiven Sportangeboten des Universitätssportzentrums.
Die TU Ilmenau steht auf den Gebieten Technik, Mathematik und Naturwissenschaft, Wirtschaft und Medien für Lehre und Forschung auf höchstem Niveau. Sie legt besonderen Wert auf innovative Lehre und Interdisziplinarität. Sie identifiziert sich mit den Humboldtschen Idealen und verfolgt die Vision einer weltoffenen Campus-Familie.
Die Technische Universität Ilmenau ist Träger des TOTAL E-Quality-Prädikats. Sie fordert Frauen nachdrücklich zur Bewerbung auf.
Schwerbehinderte haben bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation Vorrang bei der Einstellung.
Die TU Ilmenau verfügt über flexible Arbeitszeitmodelle.
**Kennziffer**: 125/2024
**Bewerbungsfrist**: 01.12.2024
Für weitere Informationen steht Ihne