Work Receptionist

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Als Work Reception-Sachbearbeiter:in sind Sie für die rechtzeitige und korrekte Einleitung, Aktualisierung und Schließung von Aufträgen verantwortlich. Sie bieten als Work Receptionist im Umgang mit Kunden und Bewohnern einen 100 %igen, qualitativ hochwertigen Kundendienst. Der Support muss jederzeit höflich, professionell und effizient sein.

**MAJOR JOB ACTIVITIES**:

- Auftagsannahme
- Auftragsbearbeitung bis Auftragsabschluss
- Ablage
- Erstellung COM (Change of Occupancy Maintenance) Pakete unter Einhaltung aller Vorgaben
- Bearbeitung COM Pakete (Stundenbuchung Handwerker-OC’s, Materialkontrolle/Abgleich ggf Nachbuchung anordnen)
- Material Buchung Subcontractor (cleaning, flooring (painting+extra work)) anhand von Rechnungen + Preis Evulotionen
- Führung der COM Liste + (Einteilung der Handwerker, Einteilung QC’s)
- Ggf. Purchase request ausfüllen (Einkauf)
- Nachverfolgung bestellter Materialien und Einbau terminieren
- COM Abgleich mit Housing und ggf. Richtigstellung
- Ermittlung des Bedarfs von Büro Materialien und Weiterleitung
- Ermittlung Durchschnitsswerte/ Erstellung von Listen wöchentlich mit Informationen aus Citrix für die Management Ebene
- Führung der Funding Liste (Unterstützung der Finanzabteilung)
- Bei entsprechendem betrieblichem Bedarf in gesetzlich zulässigem Umfang auch Mehr-, Nacht-, Schicht-, Samstags-, Sonn
- und Feiertagsarbeit sowie Arbeitsbereitschaft und Rufbereitschaft möglich

**MATERIAL & EQUIPMENT DIRECTLY USED**:
Beherrschung aller MS-Office-Programme, insbesondere von Excel.

**WORKING ENVIRONMENT**:
Die Arbeit findet im Allgemeinen in einer Büroumgebung statt. Die Aufgaben können jedoch kurze Einsätze zur Unterstützung anderer administrativer Arbeitsbereiche erfordern. Die Möglichkeit der Telearbeit für einige Aufgabenbereiche.

**PHYSICAL ACTIVITIES**:
Die Arbeit kann ständiges Sitzen, Gehen und Stehen erfordern. Belastung der Augen und repetitive Bewegungen während der Spitzenzeiten der Dateneingabe

**MINIMUM QUALIFICATIONS**:
**Education/Certifications**: Ausbildung als Bürofachkraft ODER nachgewiesene zwei (2) Jahre Erfahrung im Empfangsmanagement / Bürotätigkeiten.

**Skills**:

- Muss die englische Sprache in Wort und Schrift beherrschen (erweiterte Kenntnisse)
- Systemaffinität wünschenswert
- Dienstleistungsorientiert

Art der Stelle: Vollzeit, Festanstellung

Gehalt: 13,00€ - 14,00€ pro Stunde

Arbeitszeiten:

- 8-Stunden-Schicht
- Montag bis Freitag
- Wochenendarbeit möglich

Leistungen:

- Empfehlungsprogramm
- Kostenloser Parkplatz
- Zusätzliche Urlaubstage

Berufserfahrung:

- Microsoft Office: 1 Jahr (Wünschenswert)
- Empfang: 1 Jahr (Wünschenswert)

Sprache:

- Englisch (Erforderlich)
- Deutsch (Erforderlich)

Arbeitsort: Vor Ort