Sekretärin/sekretär (W, M, D)

vor 1 Monat


Zwickau, Deutschland Landkreis Zwickau Vollzeit

Der Landkreis Zwickau ist einer der stärksten Wirtschaftsstandorte in den neuen Bundesländern. Aufgrund seiner landschaftlichen Vielfalt und seines kulturellen Erbes ist er einer der attraktivsten Lebensräume in Sachsen. Seine breit aufgestellte Bildungslandschaft garantiert eine durchgängige Betreuung und Ausbildung unserer Kinder und Jugendlichen.
Unsere moderne, dienstleistungsorientierte und familienfreundliche Landkreisverwaltung ist Dienstleister für rund 310.000 Bürgerinnen und Bürger sowie 14.000 Unternehmen und freut sich auf Ihre Mitarbeit
Das Landratsamt Zwickau sucht für den derzeitigen Standort Werdau
eine/einen
Sekretärin/Sekretär (w, m, d)
unter der Kennziffer 285/2024/DI im Dezernat Finanzen und Service
in Vollzeit mit 39 Wochenstunden
Stellenbewertung Entgeltgruppe 6 TVöD-VKA
Beschäftigungsdauer unbefristet
Beschäftigungsbeginn zum nächstmöglichen Zeitpunkt
**Ihr Aufgabengebiet**:
Sie betreuen das Sekretariat des Dezernenten vom Dezernat Finanzen und Service und arbeiten eng zusammen mit der Sachbearbeiterin Dezernatsleitung.
**Ihre Aufgaben sind schwerpunktmäßig folgende**:

- im Bereich des Vorzimmerdienstes, des Büromanagement und der Kommunikation:

- Empfang und Betreuung von Besuchern
- Telefondienst sowie Vorbereitung von Video
- und Telefonkonferenzen
- Termine vereinbaren, organisieren und abstimmen
- Priorisieren von Telefonaten und Terminanfragen
- Festlegungen, Aufträge und Termine überwachen,
- Zuarbeiten anfordern, auswerten und zusammenstellen
- Informations
- und Auskunftserteilung
- Erledigung von Schreibaufträgen auf Basis unterschiedlicher Vorlagen (Diktat, Phonodiktat, Stichpunkte und Textbausteine, Teilakten usw.)
- Überarbeitung von Dienstanweisungen und Beschlussvorlagen des Dezernates nach Vorgaben
- Ablage sowie Archivierung von Schreiben, Dokumenten
- Digitalisieren der Bearbeitung von Vorgängen, E-Akte und Workflows organisieren
- bezüglich der Vorbereitung, Dokumentation und Nachbearbeitung von Besprechungen:

- Unterlagen vorbereiten, zusammentragen und zusammen
- bzw. bereitstellen
- Teilnahme an Beratungen, Besprechungen, Sitzungen
- protokollieren, fertigen von Mitschriften und/oder Tonaufzeichnungen
- anfertigen von Protokollen und Niederschriften
- einholen erforderlicher Unterschriften
- ablegen, vervielfältigen, versenden der ausgefertigten Exemplare bzw. Dateien
- Ergebnisse weiterbearbeiten (Gesprächstermine organisieren, Beteiligte informieren, Maßnahmenübersichten erstellen und weiterleiten)
- zur Bearbeitung der internen und externen schriftlichen Kommunikation gehören:

- Post holen und E-Mails sichten sowie priorisieren
- Eintrag im Postbuch und verteilen entsprechend Festlegungen und Zuständigkeiten
- erstes Bearbeiten der Eingänge (z. B. Zuarbeiten anfordern und überwachen)
- Kontrolle der Wiedervorlagen
- alle Postausgänge der Dezernatsleitung (analog und digital) abschließend lesen, prüfen ggf. korrigieren oder Korrektur veranlassen
- in Bezug auf weitere organisatorische Aufgaben:

- Bestellung von Büromaterial, Vordrucke, Toner und Tintenpatronen etc.
- terminliche Überwachung notwendiger Belehrungen
- Meldung durchzuführender Reparaturen (z. B. Kopierer, Geräte)

**Unsere Erwartungen**:

- eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann für Büromanagement oder eine andere geeignete kaufmännische Ausbildung
- mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in der eigenverantwortlichen Führung eines Sekretariats, wünschenswert in einer öffentlichen Verwaltung
- die Fähigkeit, strukturiert und nach zeitlichen Vorgaben zu arbeiten und Vorgänge zu priorisieren
- sehr gute kommunikative und organisatorische Fähigkeiten bei ausgeprägter Serviceorientierung
- sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksweise und schreibtechnische Fähigkeiten mit sicherer Anwendung der deutschen Rechtschreibung und Grammatik
- hohe Einsatzbereitschaft und Belastbarkeit
- zeitliche Flexibilität (Bereitschaft zur Anpassung der Arbeitszeit an dienstliche Bedürfnisse)
- sicheres, höfliches und wertschätzendes Auftreten sowie Zuverlässigkeit, Loyalität und absolute Diskretion
- sicherer Umgang mit MS Office Anwendungen für eine zunehmend digitale Büro-, Termin
- und Aufgabenorganisation
- Pkw-Führerschein und Bereitschaft zur dienstlichen Nutzung des Privat-Pkw

**Wir bieten Ihnen**:

- eine unbefristete Einstellung mit tarifgerechter Vergütung einschließlich Jahressonderzahlung und Leistungsentgelt
- ausreichend kostenfreie Parkmöglichkeiten
- die Einarbeitung durch fachkundige Kolleginnen und Kollegen
- ein offenes, transparentes Umfeld und das Angebot die Arbeit mitzugestalten
- die Vereinbarkeit von Beruf und Familie, u. a. durch flexible Arbeitszeiten ohne Kernzeiten
- stellenbezogene Fortbildungsmöglichkeiten
- 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr sowie arbeitsfrei an Heiligabend und Silvester
- attraktive übertarifliche Arbeitgeberleistungen in Form von steuer
- und sozialversicherungsf


  • Sekretär (M/w/d)

    vor 4 Monaten


    Zwickau, Deutschland HBK-Service gemeinnützige GmbH Vollzeit

    **Das sind wir**: Für den **Bereich Ärztliches Sekretariatswesen der Heinrich-Braun-Klinikum-Service gGmbH** suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt, befristet, ein Sekretär (m/w/d)**ist zum 01.09.2024 eine Stelle als Sekretär (m/w/d) in Vollzeit unbefristet neu zu besetzen: **Ihr Aufgabengebiet**: - Schreiben nach digitalem Diktat - Erledigung aller...

  • Sekretär (M/w/d)

    Vor 5 Tagen


    Zwickau, Deutschland Tempo-Team Personaldienstleistungen GmbH Vollzeit

    Du suchst einen neuen spannenden Job als Sekretär (m/w/d)? Wir finden ihn für dich! Haben wir dich neugierig gemacht? Dann kontaktiere uns direkt!Die Tempo-Team Engineering GmbH ist innovativer Personaldienstleister und Personalberater für qualifizierte Fachkräfte in Sachsen. Wir bieten sichere und aussichtsreiche Jobs in den Bereichen Office/Finance...

  • Sekretär- in

    vor 3 Monaten


    Zwickau, Deutschland EKD Montage & Service GmbH Vollzeit

    Die EKD Montage & Service GmbH ist ein 2003 gegründetes Unternehmen, mit jahrelanger Erfahrung im Bereich der Regaltechnik. Mit unserem Team von rund 60 Mitarbeitern sind wir der kompetente Ansprechpartner, wenn es um Verkauf und Montage als auch Wartung von Regalanlagen geht. Wir stehen für erstklassige Regal-Lösungen für Lager, Betrieb, Werkstatt und...


  • Zwickau, Deutschland ARWA Personaldienstleistungen GmbH Vollzeit

    Sie suchen im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung eine berufliche Neuausrichtung und interessieren sich für unsere offene Stelle? Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung als **Mitarbeiter Planung und Beschaffung (m/w/d)** in **Zwickau**! Berufsfeld**:Büro / Verwaltung** Art des Stellenangebots: Arbeitnehmerüberlassung **ARWA Personaldienstleistungen GmbH...


  • Zwickau, Deutschland ARWA Personaldienstleistungen GmbH Vollzeit

    ARWA Personaldienstleistungen GmbH ist ein führender Personaldienstleister mit einem bundesweiten Niederlassungsnetzwerk. Im Auftrag unseres Kunden suchen wir in **Zwickau** zum nächstmöglichen Zeitpunkt motivierte und engagierte Mitarbeiter als **Verwaltungsfachangestellte (m/w/d)**. Berufsfeld: Büro / Verwaltung Art des Stellenangebots:...


  • Zwickau, Deutschland Elektroanlagen M & W GmbH Zwickau Vollzeit

    Sie möchten sich als Elektriker, Elektroniker oder Elektroinstallateur beruflich verändern (vielleicht wieder zurück in die alte Heimat wechseln oder keine Lust mehr auf wochenlange Auswärtsmontagen)? Die Elektroanlagen M & W GmbH Zwickau bietet Ihnen die ideale Plattform, um Ihre Fähigkeiten in einer Branche mit Perspektive und Arbeitsplatzsicherheit...


  • Zwickau, Deutschland Elektroanlagen M & W GmbH Zwickau Vollzeit

    Sie möchten sich als Elektriker, Elektroniker oder Elektroinstallateur beruflich verändern (vielleicht wieder zurück in die alte Heimat wechseln oder keine Lust mehr auf wochenlange Auswärtsmontagen)? Die Elektroanlagen M & W GmbH Zwickau bietet Ihnen die ideale Plattform, um Ihre Fähigkeiten in einer Branche mit Perspektive und Arbeitsplatzsicherheit...

  • Sekretär/in

    Vor 3 Tagen


    Zwickau, Deutschland Rabe Holding GmbH & Co. KG Vollzeit

    Wir suchen neue Mitarbeiter (m/w/d) für den Bereich Büromanagement, die uns bei der Organisation & Planung des Betriebs und der Buchhaltung unterstützen. Das Team der Jens Rabe Academy arbeitet jeden Tag mit Motivation und Leidenschaft daran, gemeinsam als führender Anbieter von hochqualitativen Lerninhalten rund um das Thema finanzielle Freiheit zu...


  • Zwickau, Deutschland Wasserwerke Zwickau GmbH Vollzeit

    **WIR SUCHEN SIE!**: **Sekretariat der Geschäftsführung (m/w/d)**: Wir sind ein in Westsachsen tätiges regionales Wasserver - und Abwasserentsorgungsunternehmen. Unsere Mitarbeiter stehen dafür, dass ca. 200.000 Menschen in unserer Region immer mit frischem Trinkwasser versorgt werden und sich nach aufwändigem Klären der Abwässer der Wasserkreislauf...


  • Zwickau, Deutschland Steuerpioniere W. R. & Partner Vollzeit

    Keine Lust mehr auf den unflexiblen Steuer-Alltag? Steuer-Pioniere hat deinen Traumjob! Steuer-Pioniere sucht Unterstützung durch motivierte Steuerfachwirte/Steuerfachangestellte (m/w/d) in Voll - oder Teilzeit für unser Team in Zwickau. **✔ interessante und abwechslungsreiche Tätigkeiten** **✔ einen unbefristeten Arbeitsvertrag mit attraktivem...


  • Zwickau, Sachsen, Deutschland Elektroanlagen M & W GmbH Zwickau Vollzeit

    UnternehmensübersichtBereits seit 1996 führt die Elektroanlagen M & W GmbH Zwickau Elektroinstallationen aller Art für Privathaushalte, öffentlichen Dienst und Industrie aus.Wir bieten eine Plattform, um Ihre Fähigkeiten in einer Branche mit Perspektive und Arbeitsplatzsicherheit zu entfalten. Unsere Experten unterstützen Sie bei der Ausführung von...


  • Zwickau, Sachsen, Deutschland Elektroanlagen M & W GmbH Zwickau Vollzeit

    Sie sind ein ambitionierter und selbstständiger Elektriker oder Elektroniker, der sich in einer exponierten Branche beweisen möchte? Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihre Fähigkeiten in einer Vielzahl von Projekten zu entfalten. Unser Unternehmen ist seit 1996 auf dem Markt tätig und bietet eine breite Palette von Dienstleistungen an, darunter...


  • Zwickau, Deutschland Arbeiter-Samariter-Bund KV Zwickau e. V. Vollzeit

    Stellenangebot:Für unsere Geschäftsstelle suchen wir eine/n Assistenz (m/w/d) im Umfang von 32 Stunden zum nächstmöglichen Termin. Worauf warten Sie? Helfen Sie hier und jetzt!Ihre Aufgaben: Organisation und Bearbeitung von Geschäftsvorfällen im Sekretariat (Ein- und Ausgangspost) Vorbereitende Arbeiten zur elektronischen...


  • Zwickau, Deutschland W. Markgraf GmbH & Co KG Vollzeit

    ZWICKAU - VOLLZEIT - TECHNISCHER BEREICH **Was wir suchen**: - Zur Verstärkung unseres Teams im Bereich der Technischen Gebäudeausrüstung suchen wir Sie als **Kalkulator**(m/w/d) mit Schwerpunkt Heizung/Lüftung/Sanitär.** **Aufgaben**: - Mitwirkung bei der Kalkulation und Ausschreibungen der TGA-Gewerke Heizung/Lüftung/Sanitär - Bewertung von...


  • Zwickau, Deutschland Wasserwerke Zwickau GmbH Vollzeit

    Wir sind ein in Westsachsen tätiges regionales Wasserver - und Abwasserentsorgungs-unternehmen. Unsere Mitarbeiter stehen dafür, dass ca. 200.000 Menschen in unserer Region immer mit frischem Trinkwasser versorgt werden und sich nach aufwändigem Klären der Abwässer der Wasserkreislauf wieder schließt. Sie arbeiten lösungsorientiert? Sie möchten...


  • Zwickau, Deutschland Wasserwerke Zwickau GmbH Vollzeit

    Wir sind ein in Westsachsen tätiges regionales Wasserver - und Abwasserentsorgungsunternehmen. Unsere Mitarbeiter stehen dafür, dass ca. 200.000 Menschen in unserer Region immer mit frischem Trinkwasser versorgt werden und sich nach aufwändigem Klären der Abwässer der Wasserkreislauf wieder schließt. Sie arbeiten lösungsorientiert? Sie möchten...


  • Zwickau, Deutschland B•A•D Gesundheitsvorsorge und Sicherheitstechnik GmbH Vollzeit

    **Fachkraft für Arbeitssicherheit (m/w/d)**: Für unser Gesundheitszentrum Zwickau suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt, unbefristet, in Vollzeittätigkeit, eine Fachkraft für Arbeitssicherheit (m/w/d). Starten Sie mit uns durch in eine gesunde Zukunft! Wir sind Vordenker, Marktführer und deutschlandweit an unseren 152 Standorten mit über 3.800...


  • Zwickau, Deutschland Einkaufsmarkt M. Niedergesäß e.K. Vollzeit

    Der von Frau Niedergesäß betriebene EDEKA-Markt in 08062 Zwickau, Rudolf-Breitscheid-Str. 44 sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt tatkräftige Unterstützung **Ihre Aufgaben**: - Durch Ihr serviceorientiertes Auftreten sorgen Sie für ein angenehmes Einkaufserlebnis an unserer Frischetheke - Sie bieten unseren Kundinnen und Kunden eine kompetente...


  • Zwickau, Deutschland Stadt Zwickau Vollzeit

    Stellenausschreibung der Stadt Zwickau Die Stadt Zwickau ist mit ca. 90.000 Einwohnern die viertgrößte Stadt im Freistaat Sachsen. Erfolgreiche Unternehmen, ein abwechslungsreiches Kulturleben, vielfältige Bildungsstätten, zahlreiche Vereine und Institutionen machen die Automobil - und Robert-Schumann-Stadt zu einem Oberzentrum Westsachsens sowie zu...


  • Zwickau, Deutschland Stadtverwaltung Zwickau Vollzeit

    **Stellenausschreibung der Stadt Zwickau**: Die Stadt Zwickau ist mit ca. 90.000 Einwohnern die viertgrößte Stadt im Freistaat Sachsen. Erfolgreiche Unternehmen, ein abwechslungsreiches Kulturleben, vielfältige Bildungsstätten, zahlreiche Vereine und Institutionen machen die Automobil - und Robert-Schumann-Stadt zu einem Oberzentrum Westsachsens sowie zu...