Geschäftszimmer Der Dezernentin

**Geschäftszimmer der Dezernentin / des Dezernenten für Stadtentwicklung und Facility Management (m/w/d)**:
**Kennziffer: 215/2024**
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**Es kommen ausschließlich Bewerber_innen in Betracht, die bereits in einem Arbeitsverhältnis zum Land Berlin stehen**:
**Wer wir sind**:
Bezirksamt Tempelhof-Schöneberg von Berlin - Abteilung Stadtentwicklung und Facility Management - Serviceeinheit Facility Management
- **Was Sie bei uns verdienen können**:
Entgeltgruppe: E8 TV-L
**Welche Aufgaben Sie bei uns haben**:
**Allgemeine Verwaltungsarbeiten des Geschäftszimmers u.a.**:

- Terminkoordination für die Dezernentin / den Dezernenten nach Absprache;
- Überwachung des Posteingangs und -ausgangs (einschl. der elektronischen Post);
- Vervielfältigungs
- und Ablagetätigkeiten;
- Erfassung der Urlaubs
- und Abwesenheitszeiten bzw. Weitergabe an den Z-Bereich;
- Materialbeschaffung;
- Postverteilung.

**Unterstützung der Dezernentin / des Dezernenten in allen administrativen und organisatorischen Angelegenheiten**:

- interne Informationsweitergabe (insbesondere bei Mündlichen Anfragen, Großen Anfragen, Einwohneranfragen sowie weiteren politischen und nicht politischen Anfragen);
- Führung und Überwachung der Wiedervorlagen insbesondere für offene Drucksachen;
- Vor
- und Nachbereitungen von Sitzungen, Besprechungen und Terminen - Überwachung und Pflege der Termine;
- Zusammenstellung von Unterlagen;
- Recherche und Aufbereitung von Unterlagen und Informationen im Einzelfall;
- Raumplanung;
- Organisation von technischer Ausstattung.

**Schreibtätigkeiten**:

- selbstständiges Verfassen von Schriftstücken nach Vorgabe;
- Bearbeitung von Korrespondenzen und standardisierten Berichten;
- Protokollführung.

**Was Sie mitbringen**:
**Formale Anforderungen**:

- abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/ Verwaltungsfachangestellter

oder
- Abschluss einer Verwaltungs-, Rechtswesen
- oder Dienstleistungs-ausbildung, mit nachfolgender einschlägiger Berufserfahrung von mindestens zwei Jahren in einer Tätigkeit in der öffentlichen Verwaltung.

Hinweis: Qualifikationen, Bildungsabschlüsse oder Berufserfahrungen etc. können nur dann Berücksichtigung finden, wenn diese auch mit entsprechenden Nachweisen belegt werden.

**Fachliche Kompetenzen**:

- Kenntnisse von Aufbau
- und Ablauforganisation der Berliner Verwaltung und ihrer Gremien sowie innerhalb der Abteilung und deren Fachbereichen
- Kenntnisse der GGO I
- sicherer Umgang mit sozialen Medien sowie Allris
- Erfahrung im Umgang mit Publikumsverkehr
- Kenntnisse der Geschäftsordnung des Bezirksamtes und der Bezirksverordnetenversammlung

**Außerfachliche Kompetenzen**:
Sie besitzen die Fähigkeit, sich personen
- und situationsbezogen auszutauschen (Kommunikationsfähigkeit).
***Was wir Ihnen bieten**:

- Professionelle und anonyme Beratung im Bereich Mental & Corporate Health durch das Fürstenberg Institut
- Umfangreiche Angebote in den Bereichen Gesundheitsmanagement und Fortbildung während der Dienst
- und Arbeitszeit, z.B. 1 Stunde Sport/Woche, auch bei externen Anbietern
- Nutzung eines umfangreichen Fortbildungsangebots in der Dienstzeit, auch während der Probezeit, u.a. beim zentralen Bildungsdienstleister des Landes Berlin, der Verwaltungsakademie Berlin
- Wir leben Vielfalt (Unterzeichnung der Charta #positivarbeiten der Deutschen Aidshilfe, Bezirkliches Inklusionskonzept, Frauenförderplan)
- Zertifizierung als „Fahrradfreundlicher Arbeitgeber“ von ADFC und EU (Bronze)
- Möglichkeit der Teilzeitbeschäftigung und individuellen Arbeitszeitgestaltung
- 30 Tage Erholungsurlaub und arbeitsfrei am 24. und 31. Dezember
- Ein vergünstigtes Jobticket bzw. eine Hauptstadtzulage
- Eine Jahressonderzahlung
- VBL (Zusatzversorgung des Öffentlichen Dienstes)

**Wann Sie bei uns starten könnten**:
01.10.2024
- unbefristet
- **Wie viel Sie bei uns arbeiten könnten**:
Vollzeit mit 39,4 Wochenstunden, Teilzeitbeschäftigung ist möglich
**Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis zum 18.09.2024.**:
Benutzen Sie dazu bitte den schwarz hinterlegten Button **"Jetzt bewerben"** rechts oben bzw. unten auf dieser Seite und halten folgende Unterlagen zum Hochladen bereit (PDF-Format, max.15 MB):
**Bewerbungsunterlagen**:

- Anschreiben
- tabellarischen Lebenslauf
- Zeugnisse (Dokumentation von Ausbildung und bestandenen Prüfungen, Arbeitszeugnisse)
- Bewerber_innen des öffentlichen Dienstes: Einverständniserklärung zur Personalakteneinsicht unter Angabe der personalaktenführenden Stelle
- Beamt_innen: aktuelle Dienstliche Beurteilung (nicht älter als ein Jahr, ggf. Beurteilung einleiten)
- ggf. Nachweis über Schwerbehinderung

Die Übersendung eines (Pass-)Fotos ist nicht erforderlich.

**Ansprechperson für weitere Informationen**

**zum Aufgabengebiet**:
Frau Egert, Abt. Stadtentwicklung und Facility Management
+49 30 90277 6551

**zur Stellenausschreibung**:
Frau Kleinstück, Abteilung für Finanzen, Personal, Wirtschaftsför