Sachbearbeiter in

Im Amt für Angelegenheiten des Oberbürgermeisters und des Rates - Fachbereich 1 - ist im Geschäftsbereich I kurzfristig die Planstelle eines*r

Sachbearbeiter*in (m/w/d) im Team „Repräsentation der Stadt“

zu besetzen.

Als moderne Großstadt im Ruhrgebiet arbeiten wir mit über 11.000 Beschäftigten gemeinsam an den Dortmunder Stadtzielen für ein Dortmund der Zukunft: lebenswert und vielfältig.

Der Geschäftsbereich I - Gremien und Bezirksvertretungen, Repräsentation umfasst die Teams Büro der Bürgermeister*innen, Gremien und Bezirksvertretungen sowie Repräsentation der Stadt und Städtepartnerschaften und besteht aktuell aus 21 Mitarbeiter*innen. Durch die Aufgabenwahrnehmung wird sichergestellt, dass der Oberbürgermeister die Stadt Dortmund bestmöglich präsentieren kann. Eine optimale Vorbereitung der Empfänge und Repräsentationstermine des Oberbürgermeisters hat unmittelbar Auswirkungen auf die Außendarstellung und auf das Image der Stadt Dortmund.

Bei Veranstaltungen werden optimale Rahmenbedingungen für einen erfolgreichen Auftritt der städtischen Repräsentant*innen geschaffen. Ziel ist hierbei, einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen. Darauf ausgerichtet sind sämtliche Planungen und Vorbereitungen. Diese umfassen neben einem durchdachten Einladungsmanagement vor allem eine präzise Planung der Veranstaltungsabläufe, wobei auch protokollarische Aspekte zu berücksichtigen sind.

Ihr Arbeitsschwerpunkt liegt in der Organisation des Ablaufes der städtischen Ehrung bei Alters
- und Ehejubiläen sowie der Mitarbeit bei der Vorbereitung und Durchführung von Empfängen und Veranstaltungen des Oberbürgermeisters.

Die Ausschreibung richtet sich an Beamt*innen der Laufbahngruppe 2, Ämtergruppe des 1. Einstiegsamtes des nichttechnischen Dienstes bzw. an Verwaltungsfachangestellte, die den Verwaltungslehrgang II erfolgreich abgeschlossen haben. Ebenso richtet sich die Ausschreibung an Bewerber*innen mit einem abgeschlossenen Hochschulstudium (Bachelor oder Diplom) der Fachrichtungen Wirtschaftswissenschaften oder Politikwissenschaften.

Die Planstelle ist nach Besoldungsgruppe A 12 LBesO NRW bzw. Entgeltgruppe 11 TVöD-V bewertet.

Sie verstärken unser Team mit diesen Aufgaben:

- Als Sachbearbeiter*in bereiten Sie Auftragsvergaben unter Beachtung der Vergabeordnung vor, sowie Beschlussvorlagen für die Verleihung städtischer Auszeichnungen sowie Vorbereitung von Stellungnahmen an politische Gremien.
- Sie verantworten den Schriftverkehr (u. a. Entwurf von Glückwunschschreiben, Texten für gedruckte Einladungen und Urkunden) und gestalten in Zusammenarbeit mit der Pressestelle die Öffentlichkeitsarbeit.
- Sie verantworten die Koordination, die Abstimmung und Begleitung von Repräsentationsterminen des Oberbürgermeisters und anderer städtischer Repräsentant*innen.
- Sie übernehmen das Einladungsmanagement und beraten und unterstützen interne und externe Veranstalter*innen bei organisatorischen Fragen.
- Zudem arbeiten Sie mit, bei der Vorbereitung und Durchführung nicht städtischer Veranstaltungen von lokaler oder überörtlicher Bedeutung und organisieren die Pflege von Ehrengrabstätten.

Zu allen beschriebenen Aufgaben gehört die Mitwirkung zur jeweiligen Budgetplanung und die Abwicklung der finanziellen Belange.

Dieses Profil zeichnet Sie aus:
Wir suchen eine Persönlichkeit, die zwingend über ein hohes Maß an Teamfähigkeit, Kooperationsbereitschaft, Selbstständigkeit, Flexibilität sowie Gesprächs
- und Verhandlungsgeschick verfügt. Gute Englischkenntnisse sind wünschenswert. Zudem sind Kenntnisse über die aktuellen politischen Vorkommnisse erforderlich. Sie sollten zudem über eine sehr gute Ausdrucksweise in Wort und Schrift verfügen. Engagement sowie Diskretion, gute Umgangsformen und ein sicheres, freundliches Auftreten werden erwartet.

Eine flexible Arbeitszeitgestaltung ist unabdingbare Voraussetzung. Dazu gehört

z. B. die Begleitung von Veranstaltungen oder Terminen außerhalb der üblichen

Arbeitszeit, oftmals auch an Wochenenden, Feiertagen und in den Abendstunden.

Wenn Sie Interesse haben, Ihr Planungs
- und Organisationsgeschick, sowie Ihre guten kommunikativen Fähigkeiten sowie Sensibilität im Umgang mit unterschiedlichen

Personen(gruppen) bei uns im Team einzusetzen, freuen wir uns über Ihre Bewerbung.

Diese Angebote leisten wir als Arbeitgeberin für Sie:

- Arbeitsplatzsicherheit, damit Ihrer Zukunft nichts im Wege steht
- Aufgabenvielfalt, die größer kaum sein könnte
- Flexible Arbeitszeitmodelle, bei denen Work-Life-Balance im Vordergrund steht
- Verantwortungsvolle Tätigkeiten
- Arbeitsbedingungen, bei denen Familienfreundlichkeit großgeschrieben wird
- Entwicklungs
- und Fortbildungsmöglichkeiten
- Leistungsgerechte Bezahlung nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes bzw. den beamtenrechtlichen Vorschriften

Die Stadt Dortmund bietet Ihnen optimale Voraussetzungen der Vereinbarkeit von Privatleben und Beruf u.