Kundendienstberater/in

Die Aufgabe dieser Stelle ist es, alle unsere Kunden zu unterstützen und mit ihnen zu kommunizieren, um einen erstklassigen Service zu bieten. Diese Aufgabe umfasst die Zusammenarbeit mit internen und externen Stakeholdern, die Bearbeitung aller Aufträge und Anfragen sowie die Sicherstellung eines zufriedenstellenden Kundendienstes.

Front-Office-Prozesse, einschließlich proaktiver und direkter Kommunikation mit unseren Kunden, unterstützen den Außendienst sowie die Aktualisierung von Aufträgen und technische Beratung.

Effiziente Vorbereitung komplexer administrativer Aufgaben für Aufträge in der richtigen Reihenfolge der Prioritäten.

Überwachung der Auftragsabwicklung, um sicherzustellen, dass es keine unnötigen Verzögerungen bei Kundenaufträgen gibt, um unsere monatlichen Verkaufsziele zu erreichen.

Sicherstellung der kontinuierlichen Verbesserung von Prozessen und Systemen.

**Ihre Hauptaufgaben werden sein**:

- Akkurate und effiziente Bearbeitung von deutschen und österreichischen Aufträgen und Rechnungen.
- Absprache mit Kollegen und Vorgesetzten zur Priorisierung von Arbeitsaufgaben zur Erreichung der Verkaufsziele.
- Professionelle und hilfsbereite Bearbeitung von Kundenanfragen sowie Aufbau und Pflege guter Kundenbeziehungen.
- Enge Abstimmung und Kommunikation mit dem Vertriebsteam sowie dem Marketing, um reibungslose Abläufe zu ermöglichen und den Kunden bestmöglich zu unterstützen. Dies unterliegt einer kontinuierlichen Verbesserung
- Proaktive Arbeit als Teil des Customer Services Teams, die dem Team im Allgemeinen hilft, Ziele zu erreichen und sich weiterzuentwickeln. Dazu gehört auch die Unterstützung von Kollegen und die Übernahme von Aufgaben und Verantwortung, falls erforderlich.
- Positive und effektive Kommunikation innerhalb des Teams sowie gegenüber internen und externen Kunden
- Rechtzeitige Erstellung von angemessenen Wochen
- und Monatsberichten.
- Sie arbeiten proaktiv als Teil des Kundenservice-Teams und tragen dazu bei, dass das gesamte Team etwas erreicht und sich weiterentwickelt. Dazu gehört, dass Sie Ihre Kollegen unterstützen und bei Bedarf alle Aufgaben und Verantwortlichkeiten abdecken
- Sie kommunizieren positiv und effektiv im Team und mit allen Beteiligten, sowohl intern als auch extern
- Proaktive Kommunikation per Telefon, E-Mail und Fax in einer hilfreichen und professionellen Art und Weise mit Kunden und Vertriebsmitarbeitern während der verschiedenen Phasen der Auftragsabwicklung
- Kontrolle von Prozessverbesserungsmaßnahmen, Rationalisierung von Prozessen und Dokumentationsverfahren sowie Benachrichtigung von Kollegen, wenn Änderungen vorgenommen wurden, um eine durchweg positive Wirkung auf den Kunden zu gewährleisten
- Kontinuierliche Verbesserung von Prozessen und Systemen, z. B. CRM
- Aktualisierung und Pflege von SOPs, falls erforderlich
- Bereitstellung von Managementinformationen für den Kundendienstleiter und andere Führungskräfte
- Sammlung und Analyse von Feedback und Beschwerden, sonstige Analysen nach Bedarf
- Anwendung der Datenschutz
- und Geldwäscherichtlinien
- Falls erforderlich, korrekte und fristgerechte Bearbeitung aller Arten von nationalen (UK) und internationalen Bestellungen und Gutschriften
- Falls erforderlich, Durchführung der täglichen Rechnungsstellung, um sicherzustellen, dass die Rechnungen korrekt ausgestellt und rechtzeitig versandt werden

**Wesentliche Leistung**
- Alle Großkunden werden vierteljährlich proaktiv kontaktiert und die zuständigen Außendienstmitarbeiter werden über die Ergebnisse informiert
- 95 % der bis 15:30 Uhr eingegangenen Bestellungen werden noch am selben Tag verbucht, 100 % innerhalb von 24 Stunden
- Alle Rechnungen werden innerhalb von 24 Stunden nach Versand in Rechnung gestellt
- Alle KPIs werden zu 100 % durch entsprechende Teamplanung und Aufgabenverteilung erreicht

Qualität
- 100%ige Übereinstimmung mit CRM
- 98% Genauigkeit bei der Auftragserfassung
- 100%ige Genauigkeit bei allen Preisberechnungen innerhalb von 24 Stunden nach Erhalt der Mitteilung
- Erfassung von Kundenbeschwerden und Feedback
- Verantwortung für die Maßnahmen bis zur Lösung innerhalb von 24 Stunden
- Prozessverbesserungsmöglichkeiten und deren Dokumentation - ein Prozessverbesserungsprotokoll wird von allen Kundenbetreuern ausgefüllt
- Erreichen von 80% Vielseitigkeit bei allen Teamaktivitäten

**Qualifikationen**:
Wesentlich
- Fähigkeit, auf eigene Initiative, selbständig und als Teil eines Teams zu arbeiten.
- Fähigkeit, unter Einhaltung enger Fristen genau und detailliert zu arbeiten.
- Mittlere bis fortgeschrittene Excel-Kenntnisse
- Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Wünschenswert
- Nachgewiesene Erfahrung im Kundendienst, vorzugsweise im Bereich Medizinprodukte
- Hochschulabsolvent mit dem Ziel, eine Karriere in einem innovativen Unternehmen der Medizintechnik aufzubauen.
- Kenntnisse des ERP-Systems

Art der Stelle: Vollzeit

Arbeitszeiten:

- Montag bis Freit