Departmentsekretär/in

**Bereich**: Fakultät IV - Naturwissenschaftlich-Technische Fakultät |
**Stellenumfang**:Teilzeit |
**Beschäftigungsdauer***: unbefristet |
**Ausschreibungs-ID**: 5688

Wir sind eine interdisziplinär ausgerichtete und weltoffene Universität mit aktuell rund 16.500 Studierenden und einem Fächerspektrum von den Geistes-, Sozial
- und Wirtschaftswissenschaften bis hin zu Natur-, Ingenieur
- und Lebenswissenschaften. Mit über 2.000 Beschäftigten zählen wir zu den größten Arbeitgebern der Region und bieten ein einzigartiges Umfeld für Lehre, Forschung und Weiterbildung.

**Wir suchen**:
In der Fakultät IV - Naturwissenschaftlich-Technische Fakultät, Elektrotechnik & Informatik, suchen wir eine/n Departmentsekretär/in zum zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu folgenden Konditionen:

- 50% = 19,92 Stunden
- Entgeltgruppe 9a TV-L
- unbefristet

**Ihre Aufgaben**:

- Selbständige Organisation und Führung des Departmentbüros in Absprache und zur Unterstützung der Departmentsprecherin / des Departmentsprechers
- Bearbeiten der Korrespondenz, auch in englischer Sprache, und allgemeine Sekretariatsarbeiten
- Übernahme von Verwaltungsaufgaben, z.B. Terminverwaltung, Postbearbeitung, Reiseabrechnungen, Pflege der hochschulinternen Datenbank Unisono
- Vorbereitung und Protokollierung von Dienstbesprechungen und Klausurtagungen (teilweise in englischer Sprache)
- Mittelbewirtschaftung, Verwaltung der SAP-Konten, Beschaffung von Verbrauchsmitteln und Bearbeitung von Rechnungen
- Führung der Promotionsakten
- Unterstützung bei der Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungen

**Ihr Profil**:

- eine abgeschlossene Ausbildung in einem einschlägigen Büro
- oder Verwaltungsberuf (Verwaltungsfachangestellte*r, Bürokauffrau / Bürokaufmann, Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement) oder gleichwertige nachgewiesene fachliche Kenntnisse und berufliche Erfahrungen
- sicherer Umgang mit PC und MS-Office-Programmen
- Motivation zur Aneignung von erforderlichen Kenntnissen und Fertigkeiten,
- gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift
- sehr gute Team
- und Kommunikationsfähigkeit
- zuverlässige, selbständige, sorgfältige Arbeitsweise

**Unser Angebot**:

- Freundliches, kollegiales und offenes Arbeitsumfeld
- Vielfältige Möglichkeiten, Verantwortung zu übernehmen und einen sichtbaren Beitrag im Umfeld von Forschung und Lehre zu leisten
- Ein modernes Verständnis von Führung und Zusammenarbeit
- Gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben, beispielsweise durch flexible Ausgestaltung von Arbeitszeit und Arbeitsort sowie Unterstützung bei der Kinderbetreuung
- Umfangreiches Personalentwicklungsprogramm
- Gesundheitsmanagement mit breit gefächertem Präventions
- und Beratungsangebot

**Ihre Ansprechperson**:
Andreas Kolb

0271 740 2404

Chancengerechtigkeit und Diversity werden an der Universität Siegen gefördert und gelebt. Die Ausschreibung richtet sich ausdrücklich an Menschen aller Geschlechter (m/w/d); Bewerbungen von Frauen werden gemäß Landesgleichstellungsgesetz besonders berücksichtigt. Gleichermaßen wünschen wir uns Bewerbungen von Personen mit unterschiedlichstem persönlichen, sozialen und kulturellen Hintergrund, Menschen mit Schwerbehinderung und diesen Gleichgestellten.