Assistenz (M/w/d)

vor 7 Monaten


Erlangen, Deutschland Hays Vollzeit

**Assistenz** (m/w/d)

**Anstellung bei der Hays Professional Solutions GmbH**

**Erlangen**

**Startdatum: sofort**

Referenznummer: 743924/1

**Bewerbung starten**

**Ihre Aufgaben**:

- Als Assistenz liegt Ihre Hauptaufgabe in der Betreuung der Leitung der Abteilung, zusätzlich unterstützen Sie die zugeordneten Teams
- Sie übernehmen die Terminkoordination für die Führungskräfte und stimmen die Termine mit den umliegenden Sekretariaten ab
- Sie übernehmen die Planung und Durchführung von on-site als auch virtuellen internen Veranstaltungen, wie Workshops, Abteilungsmeetings (Raumverwaltung, Catering, Logistik, Agenda)
- Sie planen Reisen, stellen Reiseanträge, beantragen Visa, führen die Buchung und die Abrechnung durch
- Sie unterstützen beim On
- und Offboarding der Mitarbeitern
- Sie erstellen eigenständig Folien, wie z.B. Teampräsentationen, Excel-Übersichten wie z.B. Team-Kalender und unterstützen bei Bedarf bei der Vorbereitung von Präsentationen
- Sie bestellen/verwalten das IT-Equipment und unterstützen Ihre Kollegen bei der Installation neuer Software oder beim Beheben von IT-Problemen
- Sie übernehmen allgemeine Sekretariatsaufgaben für die Abteilung, wie z.B. das Pflegen von Verteilern, die Aktualisierung und Pflege der Ansprechpartnerlisten sowie die Unterstützung bei der Erstellung von Formularen, das Bestellen von Büromaterial, die Bearbeitung von Postein
- und -ausgang
- Sie bearbeiten Anfragen in einem internationalen Konzernumfeld und unterstützen bei der Geschäftskorrespondenz auf Deutsch und Englisch
- Sie fungieren als Ersthelfer/Brandschutzhelfer und führen Sicherheitsunterweisungen durch

**Ihr Profil**:

- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, fundierte Berufserfahrung im Bereich Sekretariat / Teamassistenz auf Managementeben
- Sehr gute Englisch
- und Deutschkenntnisse
- Erfahrung mit der Arbeit auf internationaler Ebene und interkulturelle Sensibilität
- Hervorragende Fähigkeiten im Umgang mit MS-Office-Anwendungen (PowerPoint, Word, Excel, Outlook, Sharepoint), SAP, sicherer Umgang mit modernen Kommunikationstechniken (z.B. Microsoft Teams, Videokonferenzen, etc.)
- Erfahrung mit IT-Tools im Sekretariatsbereich und Fähigkeit, sich selbständig neue Toolkenntnisse anzueignen. Idealerweise Kenntnis der genutzten Tools (z.B. E2E Travel (Concur), OneSRM/MyMall, SAP, myIT, BTAT)
- Offenheit, Teamfähigkeit, ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten
- Selbstständige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise, vorausschauendes Arbeiten, Fähigkeit, sich sehr gut in Abläufe einzudenken, um diese zu planen und zu organisieren
- Organisationsstark, proaktiv, diskret und zuverlässig
- Einsatzbereitschaft und hohes Verantwortungsbewusstsein
- Sicheres und freundliches Auftreten

**Ihre Benefits**:

- Interessante Aufgaben in einem multinationalen Umfeld
- Persönliche Vorbereitung auf die Bewerbungsgespräche
- Individuelle Mitarbeiterbetreuung

Über Hays

Ihr Bewerbungsprozess

Ihr Kontakt bei Hays



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