Sekretär in

**Umfang**: Vollzeit

**Befristung**: unbefristet

**Vergütung**: EG 6 TV-L

**Beginn**: baldmöglichst

In der Fakultät für Elektrotechnik und Informationstechnik der Technischen Universität Ilmenau ist ab sofort eine Stelle als

Sekretär*in / Sachbearbeiter*in (w/m/d)

zu besetzen.

Ihre Aufgaben

**Die Stelle umfasst folgende Aufgabengebiete**:

- Erledigung administrativer und organisatorischer Sekretariatsaufgaben in deutscher und englischer Sprache (u. a. Terminkoordination, Schriftverkehr und Postbearbeitung, E-Mail-Korrespondenz, effizientes Dokumentenmanagement, Vor
- und Nachbereitung von Dienstreisen, Betreuung des Publikumsverkehrs, der Projektpartner und Gäste)
- Unterstützung der Fachgebietsleitung bei der Budgetverwaltung und - bei Beschaffungsvorgängen
- Organisation sowie Vor
- und Nachbereitung von Fachgebietsberatungen und wissenschaftlichen Veranstaltungen (Terminabstimmungen innerhalb und außerhalb der Fakultät, Formulierung und Versand von Einladungen, Zuarbeiten) in Absprache mit den Teilnehmenden, z. T. fremdsprachig (englisch)
- Unterstützung der Fachgebiete bei der Lehr-, Prüfungs
- und Semesterplanung in Abstimmung mit anderen Stellen der Fakultät und Universität (u. a. Bearbeitung studentischer Anfragen, Organisation von Prüfungsterminen, Übermittlung von Prüfungsergebnissen, Pflege der Modulhandbücher)
- Betreuung der Webseiten der Fachgebiete
- Zuarbeiten für das Berichtswesen der Fakultäts
- und Universitätsleitung

Ihr Profil

**Für die Teilnahme am Auswahlverfahren wird vorausgesetzt**:

- Abgeschlossene 3- jährige kaufmännische Ausbildung, vorzugsweise im Bereich Kauffrau/-mann für Büromanagement; Verwaltungsfachangestellte/r oder langjährige Kenntnisse und Fähigkeiten

**Darüber hinaus sind wünschenswert**:

- Sie haben sehr gute Kenntnisse im Umgang mit moderner Bürosoftware (Microsoft Office, Exchange, SharePoint, TYPO3) und sind aufgeschlossen gegenüber technischen Neuerungen in der Bürokommunikation.
- Sie sind engagiert und teamfähig, arbeiten eigenverantwortlich und gewissenhaft und verfügen über eine verbindliche Kommunikationsweise.
- Erfahrung mit multikulturellen internationalen Teams

Bitte weisen Sie die in der Stellenausschreibung geforderten Qualifikationen anhand von Urkunden sowie Zeugnissen nach.

Die Tätigkeit ist für eine Beschäftigung in Teilzeit nicht geeignet.

**Was wir Ihnen bieten**:

- attraktive tarifliche Vergütung (lt. TV-L) inkl. der Gewährung einer Jahressonderzahlung
- Urlaubsanspruch von 30 Tagen im Kalenderjahr und zusätzliche freie Tage am 24./ 31.12.
- flexibles Arbeitszeitmodell
- VBL - Altersvorsorge im öffentlichen Dienst

Von individueller Förderung mit vielseitigen Weiterbildungsmöglichkeiten bis hin zu einer Vielzahl von Angeboten zum Thema Gesundheit und Freizeitgestaltung erwartet Sie an der TU Ilmenau ein wertschätzendes Arbeitsumfeld einer renommierten Universität. Über ein attraktives, familienfreundliches Arbeitszeitmodell hinaus profitieren Sie von Vorteilen wie die Nutzung der Mensen des Studierendenwerks Thüringen, sowie Teilnahme an den verschiedenen attraktiven Sportangeboten des Universitätssportzentrums.

Die TU Ilmenau steht auf den Gebieten Technik, Mathematik und Naturwissenschaft, Wirtschaft und Medien für Lehre und Forschung auf höchstem Niveau. Sie legt besonderen Wert auf innovative Lehre und Interdisziplinarität. Sie identifiziert sich mit den Humboldtschen Idealen und verfolgt die Vision einer weltoffenen Campus-Familie.

Die Technische Universität Ilmenau ist Träger des TOTAL E-Quality-Prädikats. Sie fordert Frauen nachdrücklich zur Bewerbung auf.

Schwerbehinderte haben bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation Vorrang bei der Einstellung.

Die TU Ilmenau verfügt über flexible Arbeitszeitmodelle.

**Kennziffer**: 66/2024
**Bewerbungsfrist**: 27.05.2024

Für weitere Informationen stehen Ihnen Herr Prof. Jacobs bzw. Herr Prof. Bund, Tel. 03677 69 -3723 bzw. -3107 gerne zur Verfügung.

Technische Universität Ilmenau | Dezernat für Personal und Recht | Postfach 10 05 65 | 98684 Ilmenau